Кейс «Белгородского информационного фонда»
В «Белгородском информационном фонде» время подписания документов составляло в среднем три дня, а в некоторых случаях затягивалось до двух недель. Сейчас оно не превышает пяти минут. Как удалось этого добиться, рассказываем в статье.
О клиенте
- «Белгородский информационный фонд» — учреждение информационной поддержки для государственных и муниципальных организаций.
- Базируется в Белгороде и области.
- Сферы деятельности — фиксация ДТП, создание сертификатов электронных подписей, техническая защита информации от злоумышленников и т. д.
- 8 лет на рынке.
- 21 центр выдачи электронных подписей работает сейчас.
Почему решили перейти на КЭДО
Не все сотрудники «Белгородского информационного фонда» работают в офисе, 30 человек из штата находятся на удаленке. А это значит, что процессы подписания документов неизбежно затягиваются. Так, для удаленного сотрудника подписание документов могло занять до двух недель. Сотрудники в офисе тратили на это меньше времени, но все равно процесс мог затянуться на 2-3 дня.
Так, для удаленного сотрудника подписание документов могло занять до двух недель. Сотрудники в офисе тратили на это меньше времени, но все равно процесс мог затянуться на 2-3 дня.
В «Белгородском информационном фонде» решили воспользоваться современным решением и перевести документооборот из традиционного бумажного формата в цифру. В качестве платформы КЭДО выбрали HRlink. Благодаря сервису можно подписывать более 200 видов документов электронно. Подпись для каждого сотрудника генерируется автоматически, также заверить документы можно через портал «Госуслуги».
Как КЭДО помог оптимизировать процессы
- 1 месяц потребовался, чтобы перевести документооборот в цифру.
- 3-5 минут теперь занимает подписание документов для всех сотрудников вне зависимости от их локации.
- 92 сотрудника «Белгородского информационного фонда» подписывают документы электронно.