Расширение штата без лишних затрат на оформление документов
Во «ВкусВилле» в связи с расширением штата стали ежемесячно нанимать более тысячи сотрудников, что не могло не сказаться на нагрузке КДП. Рассказываем, как HRlink позволил крупной и постоянно растущей компании оптимизировать процессы.
О клиенте
- «ВкусВилл» — отечественная сеть магазинов, специализируется на продаже продуктов здорового питания. Есть собственная торговая марка.
- В 56 регионах России есть магазины сети.
- Всего 1350 магазинов работают по данным за август 2021 года.
- Запущено 62 даркстора. Это склады, где собирают заказы для доставки. Активно развивается онлайн-доставка на дом — со склада до двери покупателя.
Почему потребовалось оцифровать документооборот
Текучесть кадров в сети «ВкусВилл» относительно низкая — всего 4-5%. При этом в связи с постоянным ростом и расширением сети компания нанимает ежемесячно около 1500 новых сотрудников.
Это критично повысило нагрузку на специалистов из HR-отдела. Большое количество времени и ресурсов тратилось на то, чтобы согласовать и подписать документы, а так как сотрудники находятся в разных регионах — еще и на доставку курьером и взаимодействие с работниками в дистанционном формате.
Специалисты подсчитали, что из-за регулярно повторяющихся рутинных действий, HR-департамент тратит около 3–4 человеко-часов на оформление всего одного документа.
А таких документов становилось всё больше с каждым месяцем. Чтобы автоматизировать рутину и перенаправить ресурсы HR на более приоритетные задачи, во «ВкусВилле» приняли решение внедрить систему КЭДО. Компания стала участником эксперимента Минтруда, направленного на перевод документооборота в цифровое пространство.
Как во «ВкусВилле» появилось КЭДО
Компания решила использовать для оцифровывания документооборота платформу HRlink. Чтобы внедрить КЭДО во «ВкусВилле», команда HRlink подготовила базу знаний и нормативные документы: гайды, правовые схемы, необходимые бумаги для сотрудников, мотивационные материалы. Для комфортного погружения в электронный документооборот сотрудникам провели вебинары и демо интерфейса платформы. Это позволило показать каждому работнику, что работать с HRlink просто, безопасно и удобно.
HRlink помог компании уменьшить необходимость в расширении штата кадровой службы, снять лишнюю нагрузку с сотрудников, сократить время на рутину, которая возникает в бумажном документообороте. Благодаря команде сервиса мы смогли быстро оцифровать документооборот. Также мы оценили возможность настроить интеграцию с нашими кадровыми сервисами и оперативную работу техподдержки.
Ольга Овчинская, руководитель отдела кадров «ВкусВилл»
Результаты внедрения КЭДО
- Быстрое внедрение электронного документооборота — процесс занял всего полтора месяца.
- 30 минут теперь занимает оформление сотрудника вне зависимости от того, в каком регионе он находится. Ранее процесс занимал в среднем три дня.
- Снижение нагрузки на HR-департамент. Специалистам больше не нужно из раза в раз повторять рутинные действия.
- В два раза сократилась необходимость найма новых кадровых специалистов.