Кейс федеральной площадки для госзакупок
«ТЭК-Торг» из-за большого процента сотрудников, работающих на удаленке, решил перевести документооборот в цифру. Как это происходило, рассказываем в этом кейсе.
О клиенте
- «ТЭК-Торг» — федеральная электронная площадка, предназначенная для госзакупок.
- 300+ сотрудников в штате.
- 30 регионов страны — охват компании.
Почему решили отказаться от бумажного документооборота
Работники «ТЭК-Торг» живут в разных городах России, поэтому не все могут приходить в офис. Часть штата работает полностью удаленно. При этом штат постоянно растет, приходят новые сотрудники. Из-за того, что количество работников постоянно увеличивается и среди них всё больше удаленщиков, процессы КДП в компании начали провисать и отнимать много ресурсов.
- Трата денег на расходники, печать и почтовые отправления для сотрудников, которые находятся в другом регионе и не могут прийти в офис.
- Долгое ожидание: пересылка и подписание документов могли занять неделю.
- Высокая нагрузка HR. Необходимо было постоянно следить за статусами документов, тратить время на пересылку, отвлекаться на курьеров и напоминать коллегам о подписании.
- Необходимость значительно расширять HR-отдел. Это потребовало бы дополнительных затрат.
Чтобы решить перечисленные проблемы, необходимо было решение, позволяющее автоматизировать процессы кадрового делопроизводства.
Как «ТЭК-Торг» перешел на КЭДО
Компания решила оцифровать документооборот и приняла участие в эксперименте Минтруда по переходу на КЭДО. Документы из бумаги в цифру переводили на базе КЭДО-платформы HRlink. Благодаря этому решению более 200 видов кадровых документов можно хранить, подписывать и согласовывать онлайн. Для каждого работника формируется электронная подпись, которой можно воспользоваться с любого цифрового устройства, включая кнопочные телефоны.
Для нас важно автоматизировать все бизнес-процессы, включая рутинные задачи сотрудников. Переход на КЭДО позволяет снизить нагрузку в HR-отделе и повысить эффективность работы, так как силы будут направлены на более важные задачи. Мы предполагали, что введем собственный сервис КЭДО на основе нашей корпоративной платформы. Но потом решили, что для этого понадобится слишком много денег и прочих ресурсов. Мы начали выбирать готовый сервис, который будет удобным в использовании и отвечать нашим потребностям. Остановились на HRlink, поскольку он позволял максимально быстро и удобно интегрировать решение в компанию. Благодаря интуитивно понятному интерфейсу сервиса переход на КЭДО был удобным для сотрудников, все быстро адаптировались и начали пользоваться функциями платформы.
Анна Кузнецова, директор по персоналу АО «ТЭК-Торг»
Результаты внедрения КЭДО
- Удобство для всех сотрудников. Можно подписывать документы с любого устройства вне зависимости от местонахождения.
- Электронно подписываются почти все HR-документы. Исключение — те документы, которые по закону нельзя подписать в цифровом пространстве: акты о несчастных случаях на работе, приказы об увольнении и т. д.
- Менее 30 минут занимает оформление нового сотрудника.
- Снижение нагрузки на сотрудников КДП. Им больше не нужно из раза в раз повторять рутинные операции и тратить на них время.
- Отсутствие необходимости расширять штат КПД. Теперь сотрудники могут справиться с документооборотом имеющимся составом.