Кейс по переходу на КЭДО в крупной компании
В связи с активным ростом бизнеса Voxys потребовались современные решения, чтобы автоматизировать процессы КДП. Как в этом помог HRlink и каких результатов удалось добиться, рассказываем в этой статье.
О клиенте
- Voxys — центр коммуникаций. Появился в ходе объединения нескольких больших контакт-центров.
- 34 региона России — охват бизнеса.
- Более 9000 сотрудников в штате.
- Работают 36 контактных центров.
Какие проблемы возникли
В 2020 году бизнес активно развивался. Оборот вырос на 11%. Еще через год — в 2021 году — рост оборота составил уже 13%. Это означало, что бизнес будет масштабироваться, а значит, без расширения штата не обойтись.
В компании работают более 9000 человек. В 2020 году в связи с пандемией Covid19 на полностью удаленный режим работы перешли 40% работников. С одной стороны, для многих этот формат работы оказался удобным. С другой — это привело к значительному увеличению нагрузки на HR-департамент. Выросло количество документов, необходимых для найма сотрудника.
Так, вначале с сотрудником на испытательном сроке заключается ученический договор. После прохождения испытательного срока ученический договор меняется на стандартный.
Также из-за того, что сотрудники работали дистанционно, все документы приходилось отправлять курьерской службой, ждать, пока отправление дойдет, работник подпишет и отправит экземпляр обратно. Все эти действия отнимали много времени и денег.
Чтобы оптимизировать процессы, нужно было отказаться от бумажного документооборота и перейти в цифру.
Как сработало КЭДО для Voxys
Коммуникационный центр решил поучаствовать в эксперименте Минтруда и перевести документы в цифровое пространство. Для этого выбрали КЭДО-платформу HRlink. Благодаря сервису все документы хранятся в электронном архиве, а подписывать их можно через любое устройство: ноутбук, компьютер, планшет, смартфон и даже кнопочный телефон.
Мы выбирали подходящую КЭДО-платформу и выяснили, что в большинстве случаев каждому работнику нужно будет создавать отдельную подпись и хранить ее на флеш-носителе. На это мы потратили бы много ресурсов. Нам понравилось, что в HRlink подпись создается автоматически, а использовать ее можно с любого устройства. Для корректной работы большинства КЭДО-сервисов необходимо для каждого сотрудника оформлять электронную цифровую подпись на флэш-носителе. Это ресурсозатратно. Поэтому мы выбрали облачный сервис HRlink, который позволяет нашим сотрудникам подписывать документы онлайн со смартфона или любого другого устройства через личный кабинет.
Анна Овчинникова, HR-директор в Voxys
Компания-интегратор Areon помогала внедрить HRlink с технической точки зрения, настроила бесшовную интеграцию платформы с корпоративными системами Voxys. Компания перевела большинство сотрудников на КЭДО, а новые подразделения Voxys в Калининграде, Оренбурге и Набережных Челнах с самого открытия работают со всеми документами в безбумажном формате.
Результаты внедрения
- 2000 рублей составила экономия на каждого работника в год.
- 7000+ сотрудников во всех 36 регионах перешли на КЭДО.
- Меньше бумаги из-за перевода документов в цифру. Это соответствует ESG-стратегии компании.
- Повысилась исполнительская дисциплина, стало удобнее соблюдать регламенты по срокам оформления документов.
- Снизилась нагрузка на HR-отдел благодаря автоматизации рутинных процессов.