Чтобы мероприятие прошло успешно, очень важно соблюдать тайминг всех этапов праздника.
Важно учесть:
1. Время на монтаж/подготовку мероприятия. Важно заранее обсудить со всеми подрядчиками время заезда, сколько времени им понадобится и не забыть, что на многих площадках нет лифта, нет парковки или она находится далеко, либо надо получить специальные пропуска, чтобы заехать на машине. Если мероприятие очень крупное, для монтажа и подготовки может закладываться один или несколько дней.
2. Время прихода гостей. Убедитесь, что все гости знают время начала мероприятия, и лучше всего за день до этого напомните им об этом. Закладывайте всегда час на сбор и «раскачку» гостей. Если сбор гостей в 18.00, то мероприятие не может начинаться в это время. Гостям нужно время раздеться, переобуться, помыть руки, посетить уборную, попить воды поздороваться, пообниматься и адаптироваться на площадке (понять где места курения, где бар, где они будут сидеть итд)
3. Работу подрядчиков во время мероприятия. Вы, или отдельно нанятый человек, должны контролировать: вынос еды, ход интерактивной части, привоз торта итд. Так же не все подрядчики приезжают к началу мероприятия (например аниматоры, фокусники или кто либо еще, выступающий поздно вечером).
4. Возможное продление мероприятия. Если вы предполагаете, что гости могут продлить время своего праздника, лучше заранее обсудить с подрядчиками эту возможность.
5. Демонтаж и уборка после мероприятия. После того, как мероприятие закончилось, подрядчикам, особенно тем, у кого большие конструкции, оборудование, реквизит итд нужно время, чтобы это все собрать. Стоит согласовать с площадкой и с нанятым персоналом время на демонтаж и все нюансы. Помните, что если у вас крупное мероприятие, и, например, возводили сцену, то демонтаж может занять несколько дней.
