Рассказываем, как сделали перенос данных из самописных программ УК в 1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК и сократили сроки начисления услуг в 3 раза.
Управляющей компании недостаточно только получить прибыль от своей работы. Важно качественно оказать услуги, вовремя сделать начисление и разнести оплаты, чтобы не разгребать потом претензии от жителей. Сотрудникам ежемесячно приходится следить за изменениями по лицевым счетам, тратить массу времени на сверку данных и подготовку документов. А если компания ведёт учёт в нескольких базах, ещё и вручную переносить данные в одну программу.
К нам в Сканд ЖКХ обратился такой клиент. Ему нужно было автоматизировать работу и перенести данные из трёх информационных систем в одну. В первой он вёл начисления физических лиц, во второй отражал взаиморасчёты с юридическими лицами и в третью заносил паспортные данные. Причём, все базы самописные, ни у одной из них не было интеграции с другими и обслуживал один программист, который их написал.
В этом кейсе рассказали, как настроили клиенту работу в облачном сервисе 1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК и нашли недополученные 500 000 рублей.
Спойлер: УК Жилсервис Плюс на этом не остановилась и теперь обращается к нам за расширением возможностей 1С.
В чём была проблема клиента
УК обслуживает многоквартирные дома и помещения юридических лиц в городе Южноуральск.
В начале работы у клиента все рабочие процессы велись в экселе, ворде и самописных локальных программах. Программы обслуживал один программист, во время его отсутствия работа некоторых специалистов могла встать на несколько дней.
У сотрудников УК уходила неделя на проведение начислений по физлицам и подготовку квитанций по итогам месяца. Программа по полдня «крутила» начисление после нажатия кнопки «Провести». Помимо этого по каждому лицевому счёту приходилось вручную делить переходящие платежи, и бухгалтеры ежемесячно тратили по несколько дней только на это.
Также они тратили дополнительное время на оформление документов по юридическим лицам. Бухгалтеру приходилось в отдельной программе делать расчёт услуги и затем вручную оформлять акты и счета на оплату.
На обращения жителей мог ответить только один сотрудник из бухгалтерии, который делал начисления квартплаты и работал на том компьютере, где была установлена расчётная программа. Из-за этого собственникам квартир приходилось ждать ответа и в УК собиралась очередь.
Клиент пробивал чеки без расшифровки по услугам, потому что не было интеграции программы с кассой. А это создавало дополнительный риск попасть на штрафы.
В ГИС ЖКХ сотрудники УК разносили обязательную информацию вручную. А на подготовку ответов на обращения соцстраха тратили по несколько дней, потому что ответ готовили тоже вручную.
Как мы решали проблему клиента
Чтобы решить проблемы и автоматизировать работу компании, нужно было перенести в 1С историю взаиморасчётов по каждому лицевому счёту с начала работы УК, а потом настроить учёт в 1С и сделать донастройку сервисов.
Решение для переноса данных
Мы не стали переносить только сальдо на определённую дату, потому что клиент не сможет в дальнейшем настроить взыскание долгов в 1С — ему пришлось бы опять всё делать вручную. Да и некоторые показатели расчёта услуг могут быть утеряны или применяться неправильно. Поэтому решили выгрузить в эксель всю историю начислений по всем лицевым счетам и потом загрузить в 1С.
Этот способ помог найти ошибку в расчётах, которая повторялась несколько периодов. Так мы нашли клиенту недополученные 500 000 рублей.
Кроме этого, мы сэкономили УК 50 000 рублей — предложили временно работать в облачной подсистеме 1С, пока настраивают сервер. Так на момент переноса данных ей не пришлось покупать сервер и программный продукт на 10 человек.
Теперь сотрудники УК работают одновременно в 1С, а не ждут пока один освободит программу. Они могут работать откуда угодно, где есть интернет, потому что облачная подсистема 1С работает через браузер. А также могут работать на локальных компьютерах через приложение 1С.
Когда определились с базой, начали перенос данных. Расскажем по шагам, как мы это делали.
Шаг 1. Сделали тестовый перенос. Чтобы убедиться, что выгружаются полные данные и загружаются в 1С туда, куда нужно, мы взяли один дом, обслуживаемый УК.
Решение для тестового переноса данных
Из трёх самописных программ собрали в один файл данные по всем домам и лицевым счетам. В нём сделали фильтр по одному дому и перенесли сведения в другой файл меньше объёмом. Из него уже загрузили данные в 1С.
В 1С проверили алгоритм переноса: правильно ли данные по дому встали, ничего ли не потеряли, сверили сальдо с программой клиента.
Шаг 2. Обучили сотрудников Жилсервис Плюс на тестовой базе. Чтобы они без проблем могли работать в 1С после полного переноса данных и полного отказа от старых программ, провели несколько консультаций по работе в разделе ЖКХ.
Шаг 3. Сделали полный перенос. На этом этапе столкнулись с проблемой загрузки данных в 1С. У клиента в обслуживании 4000 лицевых счетов и сервер не справился с такой нагрузкой. Пришлось придумывать альтернативный вариант переноса данных.
В 1С разработали дополнительный регистр — это было промежуточное звено, куда загрузили все данные из эксель файла. И оттуда создавали нужные документы и справочники, которые ложились в программе на свои места.
Чтобы сделать полный перенос данных, пришлось создавать дополнительный регистр в 1С
Шаг 4. Вели параллельный учет. Для плавного перехода в новую программу клиент под нашим руководством одновременно вел учёт в новой и старой программах. Сравнивал сальдо по домам, по услугам, по лицевым счетам.
Учёт в двух программах одновременно
На этом этапе мы корректировали ошибки, которые сотрудники Жилсервис Плюс замечали в процессе работы, дорабатывали в 1С регистры и документы под особенности компании.
Один из них — это «Справка о снятии с регистрации в связи со смертью». Разработали печатную форму документа для паспортного стола УК.
Печатная форма справки о снятии с регистрации в связи со смертью
Шаг 5. Сделали полный переход в 1С и донастройку сервисов. Клиент отказался от самописных программ и полностью перешёл работать в 1С.
Мы сделали настройку интеграций 1С с другими базами, чтобы работа 1С была полноценной: подключили кассу, наладили выгрузку начислений в Систему город и Сбербанк-онлайн.
Донастроили сервисы
Результат
- Сократили клиенту время на начисление коммунальных услуг в 3 раза. Теперь сотрудники УК проводят начисления по физлицам и юрлицам за 2 дня. Чтобы сформировать счета и акты по юрлицам, им не нужно считать стоимость услуг в другой базе. Документы на оплату для организаций бухгалтерия формирует одновременно с квитанциями для физлиц, и отправляет их на электронный адрес организаций.
- У Жилсервис Плюс повысилась клиентоориентированность, исчезли очереди жителей с личными вопросами. Каждый сотрудник бухгалтерии может дать пояснение за что и как начисляют коммунальные услуги — теперь не приходится ждать специалиста, который проводил начисление и разбирался в программе, бухгалтеры могут сделать это с любого компьютера.
- Кассовые чеки клиент выбивает в соответствии с законом — в чеках есть расшифровка услуг, которые подтягиваются из 1С, а также автоматом ложатся в отчётность для налоговой.
- Кроме этого, УК автоматически из 1С загружает обязательные данные в ГИС ЖКХ и готовит ответы на вопросы соцзащиты за пару часов.
- При переносе данных в 1С мы сохранили всю историю взаиморасчётов УК, ничего не потеряли, а даже нашли недополученные деньги. Клиент провёл инвентаризацию начислений, платежей и паспортных данных и исправил ошибки. Дальше спокойно работает в одной программе на базе проверенных данных.
Сейчас мы продолжаем работать с УК Жилсервис Плюс. Внедряем в 1С аварийно-диспетчерскую службу и настраиваем работу с должниками.
О нас
Мы внедряем 1С в управляющие компании, ТСЖ и ЖСК, настраиваем инструменты для работы с должниками и персональными данными компании, автоматизируем перенос сведений в ГИС ЖКХ и находим пробелы в размещении там обязательной информации.
Наша цель — чтобы наши клиенты не тратили время на расчёт стоимости услуг, а направили его на повышение их качества.
ОСТАВИТЬ ЗАЯВКУ
Записывайтесь на консультацию. Мы проведём аудит и предложим план автоматизации работы с должниками.
Звоните по телефону +7 (351) 723-05-26 , пишите на почту gkh@ckand.ru или оставляйте заявку.