История торговой марки заказчика началась с открытия магазина в одном из региональных городов России. За пару десятков лет небольшой магазин розничных товаров вырос до крупной сети в несколько сотен торговых точек, расположенных по всей стране. На полках каждого магазина покупателям предоставляется широкий выбор товаров «на все случаи жизни»: посуда, автотовары, игрушки, бытовая химия, хозтовары, инструменты, текстиль, канцелярия и многое другое.
Товар закупается большими партиями у партнеров-производителей, что позволяет заказчику продавать изделия по самым низким ценам. Кроме этого, некоторые категории товаров компания клиента производит самостоятельно. Сегодня это один из крупных ритейлеров, работающий на опережение потребительского спроса.
Что побудило к внедрению комплексного программного решения для контроля реализации проектов – узнаете из кейса.
Стратегическая цель компании – продолжить рыночную экспансию и вывод на рынок большого количества новых товаров.
В портфеле заказчика – более двухсот проектов со средней продолжительностью от трех до шести месяцев. Процесс разработки новых товаров сопровождался большими трудовыми и финансовыми издержками, что существенно снижало рентабельность проектов.
Кроме того, эффективной реализации проектов по созданию новых товаров препятствовал ряд организационных и технических сложностей:
- Планы проектов велись разрозненно: большинство сотрудников фиксировали их в Excel, есть и те, кто заполнял основную информацию на бумаге.
- Решение текущих вопросов происходило через электронную почту и мессенджеры.
- Документы хранились в Google Docs.
Невозможность быстрого получения достоверных сведений о выполняемых проектах, управляемости и прозрачности в решении проектных задач стали наиболее вескими причинами задуматься о кардинальных переменах.
Топ-менеджмент компании сделал ставку на автоматизацию процессов проектного управления, подобрав для этого комплексное ИТ-решение на базе платформы ADVANTA с доказанной эффективностью работы в крупном и среднем бизнесе.
Цели проекта внедрения:
- Снизить затраты на подготовку и ведение проектов одной из товарных категорий
- Облегчить труд категорийного менеджера по сопровождению проекта
- Обеспечить достоверность и непротиворечивость информации о проектах
- Сократить время на поиск нужной информации по проектам
Задачи проекта внедрения информационной системы управления проектами:
- Настройка регулярных сборов статусов по проектам
- Создание автоматической выгрузки отчетности
- Внедрение шаблона для проектов выбранной товарной категории
- Настройка дорожной карты проектов
- Создание механизма контроля этапов реализации работ
Что было сделано в процессе внедрения ADVANTA
- В системе ведутся и актуализируются календарные графики проектов, что позволяет прогнозировать потребность в тех или иных ресурсах минимум за месяц.
- В системе создан набор отчетов как для категорийных менеджеров, так и для руководства, которые позволяют контролировать текущий ход реализации проектов.
Настроены:
- регулярный сбор статусов по проектам и производственным задачам проектов, данные отображаются в отчетах
- структура проектов выбранной товарной категории с подробной разверткой каждого проекта в 9 подзадачах: от постановки ТЗ до отгрузки товара
- 11 индивидуальных шаблонов проектов
- подробная карточка проекта с фото, закупщиком, типом и кодом товара, а также контактными данными дизайнера
- помесячная дорожная карта реализации проекта с автоматическим переносом новых подзадач в ячейку каждого этапа
- статусы производственных задач с возможностью добавления комментариев
Результаты внедрения:
- Более 150 активных проектов заведено в систему всего за 2 недели.
- Несколько десятков пользователей подключено к системе и обучено базовому и административному функционалу.
- Отчетность о статусах проектов и ежемесячных задачах сотрудника формируется в 1 клик.
- 11 шаблонов проектов встроены в структуру системы, обеспечивая экономию времени на ввод информации в 2 раза.
Положительные эффекты по итогам обратной связи от заказчика:
Заказчик подтвердил эффективность внедрения уже в первый месяц работы в системе. Стало очевидно, из-за каких недоработок в проектах возникали дополнительные издержки.
Появилась возможность отслеживания товаров, пользующихся наибольшим спросом у покупателей, а также тех категорий товаров, которые не оправдывают своего места на полках.
Ведение календарных графиков проектов, теперь позволяет прогнозировать потребность в тех или иных ресурсах, не допуская ситуации дефицита кадров.
Инструмент «визуализация отклонений и проблем» стал главным помощником для руководителей подразделений в процессе контроля ведения проектов и предупреждения нежелательных издержек.
Планы заказчика по развитию системы: ввод в систему всех активных проектов, доработка выгрузки отчетности в формате PDF, подготовка инструкций по работе в системе для новых пользователей.
Особенности проекта для ADVANTA:
Всего за 2 недели команде удалось полностью закрыть основные задачи заказчика. Внедрены календарные графики под каждый тип проектов, разработаны шаблоны под повторяющиеся задачи, создан набор отчетов под разные типы полномочий участников проектов.
Экспресс-внедрение было завершено вовремя, далее последовал этап технической поддержки настроенного решения. В течение 3 месяцев эксперты ADVANTA отвечали на запросы сотрудников заказчика, помогая им в решении текущих задач, стратегических вопросов и планомерно переводя команду клиента на новый уровень быстрой и системной работы с проектами.
Такой результат обусловлен, прежде всего, активной совместной деятельностью. Пользователи заказчика открыто делились информацией об особенностях внутренней «проектной кухни» и обратной связью об успехах и трудностях, с которыми сталкивались при использовании программного продукта. За счет автоматизации процессов удалось не только закрыть 95% квартальных задач, но и продемонстрировать, что система имеет все шансы стать корпоративным помощником в реализации проектов на годы вперед.
