В современном мире человек занят таким количеством дел, что успеть их выполнить в срок становится трудновыполнимой задачей. Огромную часть времени отнимают различные гаджеты, смартфоны, телевидение, интернет, компьютерные игры, социальные сети и прочие инновационные продукты, задачей которых является обеспечение полноценного и интересного досуга.
Но даже если вы уберете все эти вещи из своей жизни, то с удивлением заметите, что времени всё равно не хватает. Возникает вопрос, почему дел становится слишком много и как успеть все их выполнить. Ответ достаточно прост: чтобы всё успевать, нужно заниматься только своими главными целями, переключить на них полностью своё внимание с второстепенных дел и чужих целей.
Основные аспекты эффективного распределения времени
Постановка цели
В первую очередь, вам следует научиться различать свои и чужие цели. Свои – это те, которые близки лично вам, и могут быть совершенно не интересны другим людям, в том числе и самым близким. С чужими всё с точностью наоборот. Чтобы лучше понимать, о чем идет речь, ниже приведены примеры чужих целей:
Родители всегда мечтали, чтобы я продолжил их дело
Жена хочет дом за городом
Начальник советует освоить дополнительную специализацию, дабы наш отдел вышел в число передовых
Все эти цели являются чужими, а объединяет их общая особенность – инициатором были не вы, а кто-то другой. Вас могли убедить, что это престижно, модно, прибыльно… Убедить так, что вы будете стремиться к ним с рвением и энтузиазмом. Однако чужие цели отвлекают вас от своих собственных, от того, о чем вы мечтали. Своя цель – это то, чего хотите именно вы, например:
Добиться признания в профессиональной среде
Купить автомобиль, о котором вы давно мечтали
Открыть своё дело
Переехать в другой город
На самом деле чужие цели для вас не важны, но вы внушаете себе (и окружающие вам в этом помогают), что к ним также нужно стремиться. Но, самое главное, что чужие цели отвлекают вас от собственных. Вы тратите на них своё время, боясь обидеть, разочаровать, не оправдать ожидания близких или значимых для вас людей. В результате возникает ситуация, в который вы не успеваете вообще ничего.
В этой связи, вам нужно составить список целей, к которым вы стремитесь, и проанализировать, какие из них ваши, а какие наведены извне. Когда вы разобрались со своими собственными целями, их нужно распределить по степени важности, выделить из них основную. Задач не должно быть слишком много, иначе вы опять начнете непродуктивно тратить своё время.
Эффективнее всего представлять главную цель в SMART-формате:
Пример неправильной цели: «Как можно быстрее повысить объемы изготавливаемой продукции». Пример правильной цели: «Через полгода увеличить количество изготавливаемой продукции на 15%». В этом случае по каждому из пяти smart-пунктов вы имеете вполне четкий сценарий.
На пути к главной цели надо поставить несколько более мелких, промежуточных. Их достижение будет давать вам представление о том, насколько плодотворно вы работаете в данном направлении. Это своего рода критерии оценки качества вашей деятельности: если промежуточная цель достигнута, причем достигнута в срок, значит, вы на правильном пути.
Важным моментом является умение отказывать людям, в том числе и близким. Как при постановке цели, так и на пути к её достижению, вас будут всё время отвлекать окружающие. Кому-то срочно понадобилась помощь, кто-то настаивает на том, что сейчас вы должны заниматься другими делами. Вас могут осуждать, критиковать, высмеивать, особенно если ваше мнение не будет совпадать с точкой зрения большинства.
Однако нужно понимать, что это вопрос отстаивания личных границ и интересов. Ваш отказ не должен никого обижать или огорчать, в противном случае вы опять начнете выполнять чужую волю.
План достижения цели
Планирование эффективно в любой области, начиная от повышения профессиональных компетенций, смены сферы деятельности и заканчивая снижением лишнего веса. В этой связи для того, чтобы эффективно достигать поставленных целей, необходимо иметь четкий пошаговый план. Он должен включать в себя промежуточные этапы, подразделы, временные отрезки и т.д. В идеале общий план необходимо выстраивать следующим образом:
a)Годовое планирование
b)Месячное планирование
c)Недельное планирование
Годовой план необходим, если вы задумали осуществить что-то грандиозное. Он должен включать основные этапы достижения цели, например, каких показателей вы должны достигать к концу каждого квартала. Ежемесячное планирование представляет собой уже более подробный перечень задач, которые должны быть реализованы в каждом месяце.
При этом важно распределять данные задачи по степени важности, чтобы основные силы не были брошены на малозначимые дела. Также необходимо планировать не только рабочее, но и свободное время. Старайтесь как можно более эффективно распределять приоритеты. Не позволяйте одной задаче забрать время, отведенное на решение других. Делегирование является одним из секретов успешных людей. Если вы можете переложить решение каких-то вопросов на другого человека – сделайте это.
Дневное расписание
Если вы хотите успевать реализовывать все запланированные задачи, составьте жесткий распорядок дня. Не стоит скептически относиться к дневному расписанию, ведь это ключ к успешному завершению дел. Пропишите на бумаге время подъема, период, отводимый на работу, встречи, звонки. Распорядок дня оптимально выстраивать по следующему алгоритму:
- При выполнении дневного расписания нужно четко соблюдать ряд правил:
- Посвящать внимание самым важным задачам, не отвлекаясь на второстепенные
- Избегать отвлекающих факторов (спам, пустые разговоры, просмотр ТВ, соцсетей и пр.)
- Выполнять план, даже если не хочется
- Отводить конкретное время на работу. Даже если вы выполнили запланированные дела раньше, продолжайте работать, пока не закончится отведенное время
- В течение дня обязательно отводить время для отдыха. Например, 15 минут через каждые два часа работы вы посвящаете разминке или чашке чая
- Не ставить слишком много задач. Многозадачность практически всегда приводит к снижению эффективности
Адекватное распределение других сфер жизни
- Не забывайте о своём досуге, семье и хобби. Отдых – это важная составляющая достижения цели. Если вы посвящаете работе всё своё время, то эффективность выполнения дел и достижения целей неуклонно снижается.
- Обязательно планируйте свой отдых, общение с родными, близкими, друзьями.
- Уделяйте время своим любимым занятиям, увлечениям, которые позволяют отвлечься от рутины и профессиональной деятельности.
- Следите за питанием, уделяйте время физической активности, избавляйтесь от вредных привычек.
- Как ни странно, но эти простые факторы способны в разы увеличить вашу личную эффективность, что, в конечном итоге, позволит успевать все запланированные дела.
