Время – это самый ценный ресурс, которым сегодня важно научиться грамотно управлять. Один из основных принципов – это делегирование задач помощникам. О том, как это правильно делать, рассказала Марина Егорова, основатель агентства и школы бизнес-ассистентов «Smart&Talented», международный спикер и ментор.
Сегодня личный ассистент играет важную роль в бизнес-процессах своего руководителя, именно он способен значительно разгрузить график по многим вопросам рабочего и личного характера. Однако для того, чтобы задачи выполнялись чётко и вовремя, необходимо понять ряд простых правил делегирования.
Убедитесь, что ассистент способен выполнить вашу задачу
Самое первое, что нужно прояснить – способен ли ваш ассистент самостоятельно выполнить задачу или ему нужно эффективно организовать процесс ее выполнения. Например, он должен иметь возможность воспользоваться услугами транскрибатора, чтобы 8 часов не расшифровывать запись с совещания, вместо работы над вашими текущими заданиями. Чтобы обоюдно понимать эти моменты, важно заранее это проговорить и при необходимости выделить дополнительный бюджет на копирайтера, дизайнера или другого нужного специалиста.
Ставьте чёткие сроки
Только вы знаете, какая задача должна быть сейчас в приоритете и это важно ежедневно доносить до вашего ассистента. Иногда вашему помощнику сложно догадаться о каких-то срочных делах и очередности задач. Поэтому всегда ставьте чёткие сроки исполнения ваших поручений с промежуточными пунктами контроля для уточнений и корректировки. А также при постановки задачи указывайте ее приоритетности и очередность в случае необходимости.
Правильно относитесь к ошибкам ассистента
Любые ошибки можно исправить, и квалифицированные ассистенты это всегда делают. Если такая история произошла, то вы, как руководитель постарайтесь разобраться в причине. При этом не сильно критикуйте вашего помощника – предоставьте ему право на ошибку и опыт ее преодоления.
Я рекомендую использовать технику «зелёный маркер» и больше благодарить своего ассистента за проделанную работу. Чем меньше критики в адрес помощника, тем больше у него мотивации к исправлению своих промахов и усердию в будущем.
Фиксируйте все задачи в одной системе
Здесь можно использовать любые удобные вам программы и мессенджеры. В современных программах можно автоматически получать обратную связь о выполнении задания и промежуточных результатах. А в мессенджерах обратная связь от ассистента идёт напрямую. Главное – своевременно контролировать ход работы и отслеживать результаты.
Выберете удобный для вас график контроля задач. Кто-то любит, чтобы ассистент скидывал с утра все планы и задачи на день, а кому-то удобнее посмотреть вечером итоговый отчёт о проделанной работе.
Помним о мотивации
Если вы хотите, чтобы задача была выполнена хорошо, то я вам рекомендую передавать ответственность за какую-то задачу полностью своему ассистенту. Это служит лучшей мотивацией для вашего помощника выполнить задачу максимально правильно и грамотно.
Кроме того, очень многие забывают поблагодарить своего ассистента за хорошо выполненную задачу. А это очень важно для ассистентов. Слова благодарности мотивируют лучше всего — используя их. Вы получите отличного исполнителя, если не будете забывать говорить ему хотя бы иногда «Спасибо».
Помните, что ваша эффективность напрямую зависит не только от исполнения задач, но от глубокого понимания и приятия их вашими помощниками. Используйте этот ряд простых правил делегирования и успешный опыт крупнейшего агентства и школы бизнес-ассистентов «Smart&Talented» и у вас появится больше ресурсов для создания новых проектов.