Переход на новые технологии – сложный процесс, требующий значительных усилий со стороны заказчика и интегратора.
Под технологиями мы имеем в виду не определенный софт, а объемный комплекс работ по его внедрению, изменение бизнес-процессов в компании. К примеру, для перехода на BIM потребуется аудит процессов и компетенций сотрудников компании, подбор программных продуктов оптимальных для решения поставленных задач, проведение обучающих курсов, разработка BIM-стандартов и шаблонов проектов, создание методологии и регламентов, реализация пилотного проекта и технико-методологическая поддержка в дальнейшем.
Успех проекта зависит как от тщательной подготовки и заинтересованности участников, так и от продуманной оценки рисков. Любой крупный проект, даже спланированный самым лучшим образом, подвержен рискам. И нежелание это признавать не исключает возможности их появления.
Мы рассмотрели основные риски внедрении новых технологий, в том числе BIM. И попросили Ольгу Бодрову, исполнительного директора Айбим, прокомментировать, к чему такие ситуации приводят на практике.
Организационные риски
Смена руководства компании, потеря интереса к проекту
Смена ключевых лиц проекта, угасание интереса к проекту, отказ тестировать и использовать систему — основной риск, который подрывает результат уже проделанной работы и ставит под угрозу успех всего внедрения.
Важно заранее понять, готова ли компания к переменам и будет ли она придерживаться намеченной стратегии. В противном случае неизбежны временные и денежные потери, отсутствие или потеря мотивации у сотрудников.
Если речь идет о сотрудничестве с интегратором, то в любом из этих случаев заказчик обязан оплатить уже оказанные услуги.
Ольга Бодрова: “После 11 лет работы мы можем с полной определенностью сказать, что это наиболее частый риск. Если проект внедрения какой-либо системы или технологии не поддерживается владельцами бизнеса, если его важность для компании не воспринимается главными лицами как что-то бесспорное, то такой проект не принесет пользы, даже если его мучительно «дотянуть до завершения». Только безусловное осознание необходимости изменений всеми ключевыми лицами компании является основой для внедрения технологических изменений. Поэтому часто процесс подготовки проекта может длиться дольше, чем реализация”.
Отказ от пилотного проекта
Пилотный проект — важный этап внедрения новых технологий. Занятые в нем участники помогают оценить удобство системы, перспективы ее использования и эффект от ее внедрения. Не «обкатав» технологию на пилотном проекте, сотрудники могут сделать множество ошибок в дальнейшем.
Пропуск обучения
Сотрудники, которые будут использовать внедренные технологии, должны присутствовать на обучении. Без новых знаний, умений и навыков эффективно пользоваться даже самой современной и удобной системой вряд ли возможно.
Ольга Бодрова: “Мы в Айбим не проводим стандартных курсов. Для каждого заказчика разрабатывается индивидуальная программа, которая зависит от готовности сотрудников и от поставленных перед ними задач. Мы подбираем темы и удобный режим, так как не все могут прервать рабочие процессы даже на неделю. При этом очень важно понимать, что если сотрудники учатся работать в BIM, а их текущие задачи остаются в 2D, то обучение не будет эффективным. Это как просмотр фантастического фильма: увлекательно, свежо, но на практике неприменимо. Поэтому следует выбрать время обучения так, чтобы сразу после курсов люди начали решать новые задачи с применением полученных знаний”.
Технологические риски
Техническая неисправность оборудования
Если оборудование неисправно, новые технологии невозможно разрабатывать, тестировать и, как следствие, эффективно использовать. Если внедрением занимается компания-интегратор, она продлевает срок выполнения работ после того, как заказчик обеспечит работоспособность оборудования.
Ошибки персонала
Из-за ошибочных действий сотрудников (со стороны заказчика или интегратора) в системе появляются неверные данные, а значит, пользоваться ею становится невозможно. Заказчик или интегратор должны исправить этот момент, чтобы работа над проектом возобновилась.
Проектные риски
Изменение исходных данных
Если при формировании, например, библиотеки конструктивных элементов и создании тестового объекта меняются какие-либо исходные данные, то объемы работ увеличиваются, и времени на их выполнение требуется больше. Зачастую это приводит к большому количеству переделок не только самого объекта, но и сопутствующей документации, методик, регламентов.
Изменение целей проекта
Изменения поставленных целей после начала работы над проектом — серьезный риск, который ставит под угрозу итоговый результат внедрения. Если компания занимается внедрением своими силами, это отодвигает завершение проекта на неопределенный срок или даже отменяет его, поскольку проект может стать неактуальным. А компания-интегратор вправе вовсе отказаться от сотрудничества, в полном объеме получив оплату за уже выполненные работы.
Ольга Бодрова: “Изменение целей может быть как в сторону «мы этого уже не хотим», так и в другом направлении — «мы хотим еще больше». Чем глубже команда заказчика погружается в новые процессы и технологии, тем больше кейсов применения она начинает видеть. Возникает желание «выжать» всё из внедряемой технологии. Конечно, это может привести к перекосам. Например, при разработке нормативных баз расценок захочется получить максимальную детализацию, хотя изначально планировалось разработать базу укрупненных расценок. Это приводит к существенному увеличению сроков и объемов работ как при внедрении, так и при последующем применении технологий”.
Юридические риски
Приостановка деятельности компании
Даже если заказчик прекращает существование как юридическое лицо, он несет ответственность за приемку выполненного объема работ и его оплату.
В свою очередь интегратор, оказавшись в подобной ситуации, должен сделать все возможное, чтобы быстрее разрешить возникшую ситуацию, — вплоть до смены юридического лица и переподписания контракта.
Социальные риски
Изменение требований к квалификации сотрудников
Когда сотрудники не справляются с новыми обязанностями, которые появились у них в связи с изменением бизнес-процессов, при работе в системе появляется большое количество ошибок. Чтобы этого не допустить, ответственные лица в компании должны организовать обучение персонала или быть готовыми к подбору более квалифицированных кадров.
Отказ сотрудников от использования новых технологий
Сопротивление сотрудников на местах, их нежелание проходить обучение, приверженность старым методам, откровенный саботаж работы — распространенные случаи, которые приводят к невозможности внедрения новой системы.
Увольнение сотрудников
Сокращение штата или смена персонала на более квалифицированный влечет за собой неизбежные финансовые и временные затраты для заказчика. Если внедрением занимается интегратор, то в работе образуется простой и целесообразность продолжения таких работ может быть пересмотрена не только заказчиком, но и интегратором.
Ольга Бодрова: “В начале деятельности мы часто сталкивались с ситуацией, когда сотрудники проектных подразделений устраивались на работу, только чтобы получить новые навыки и стать BIM-специалистами. У одного из наших клиентов, с которым мы работали в 2014 году, такая ситуация произошла дважды. Полная смена обученного персонала проектного бюро привела к необходимости повторного обучения. Конечно, это сказалось и на сроках проекта, и на объеме нашей работы. Поэтому перед началом проекта внедрения мы обсуждаем с заказчиками и включаем в договор способы митигации этого риска”.
Оценка рисков при внедрении новых технологий критически важна. Лучше заранее разработать стратегию преодоления, которая должна быть направлена в первую очередь на исключение предпосылок возникновения рисков. Хорошим инструментом будет разработанный и согласованный сторонами Устав проекта. И это должно быть сделано в самом начале проекта — тогда внедрение будет успешным и принесет те выгоды, которые ожидает заказчик.