1. Что такое машиночитаемая доверенность?
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов. Это файл в формате xml, в котором указана информация о доверителе, уполномоченном лице и полномочиях, которые оно получает.
У МЧД есть еще одно название, более разговорное — «электронная доверенность».
МЧД отличается от электронного скана бумажной доверенности. У машиночитаемой доверенности есть специальный формат, а также требования к содержанию.
Информационная система или сервис могут автоматически считывать сведения из машиночитаемой доверенности, чего не получится сделать со скан-копией. Поэтому скан-копия доверенности не равна МЧД.
2. Содержание МЧД
У машиночитаемых доверенностей есть общие требования к содержанию. Их устанавливает приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. В общих чертах, в доверенности должны быть:
- информация о МЧД — название и номер, срок действия;
- данные доверителя (физического лица, ИП или юридического лица);
- данные представителя и полномочия, которые он получает;
- возможность передоверия;
- электронная подпись, которой подписана МЧД.
3. Как оформить МЧД?
Общая схема создания электронной доверенности выглядит так:
- сотрудник формирует доверенность и направляет ее на подпись руководителю;
- директор подписывает доверенность;
- сотрудник может скачать сформированный файл МЧД или скопировать ее номер и далее применять по назначению.
4. Хранение МЧД
МЧД может храниться в разных системах — в зависимости от того, в какой системе директор подписал доверенность, куда МЧД будут передавать и как настроена работа с МЧД в организации.
Подходят информационные системы:
- операторов ЭДО;
- федеральных органов исполнительной власти (ФНС, ПФР, ФСС и других);
- аккредитованных УЦ;
- УЦ ФНС, Казначейства или Центробанка;
- Головного удостоверяющего центра;
- система, в которой происходит подписание документов, например, собственная ИС организации.
5. Отправка и проверка доверенностей
Сотрудник может отправлять МЧД двумя способами:
1. отдельным файлом вместе с пакетом подписанных документов. Тогда сотрудник находит файл доверенности в архиве системы, прикрепляет его к подписанным документам и отправляет.
2. указать только номер МЧД, хранящейся в сторонней системе. Такая система не только хранит МЧД, но и передает информацию из них в общую базу доверенностей. Поэтому отправлять сам файл доверенности не нужно — получатель документов введет номер МЧД и узнает необходимые данные.
Получатель машиночитаемой доверенности может проверить:
- срок действия доверенности;
- полномочия сотрудника, указанные в МЧД;
- электронную подпись директора, которой подписана МЧД.
6. Сфера применения МЧД
Машиночитаемая доверенность уже работает:
- для отчетности в налоговые органы;
- для электронного документооборота между компаниями;
- система маркировки "Честный Знак";
- на стадии реализации применение МЧД для отчетности в ФСС.
7. Когда введут машиночитаемые доверенности
Предполагалось, что массовое использование МЧД начнется с 1 марта 2022 года, но бизнес оказался не готов к таким переменам, поэтому сроки перенесли на 1 января 2023 года.
Минцифры хочет внести новые поправки в закон и перенести старт всеобщего перехода на 1 сентября 2023 года.
Изменения еще не одобрены правительством, поэтому до конца 2022 года действует тестовый этап, позволяющий заверять документы по прежней схеме: с помощью ЭП. Если кабмин пропустит эти поправки, переходный период будет продлен.
Во время тестового срока документы можно подписывать:
- сертификатом руководителя (без МЧД);
- сертификатами сотрудников (без электронной доверенности);
- сертификатами физ.лиц (только с МЧД).