Неотъемлемая часть любого процесса - формы документов: таблицы, регламенты, инструкции и т.д., так как они позволяют передавать информацию между отделами.
Планирование - процесс, который затрагивает работу всех. Для каждого вовлеченного отдела необходимо подготовить предварительный перечень форм и документов, который будет использоваться для отслеживания динамики и эффективности процесса.
Структура любой формы определяется исходя из:
- Цели. Для чего нужен документ и на какие вопросы он должен отвечать.
- Потребителя. Для кого делается форма.
- Ресурсов. Что потребуется для создания и использования формы.
Основная ошибка, которую допускают при определении перечня форм для разработки - пытаться сформировать подробный список форм сразу.
Важно: это только первый шаг. Оптимизация и состава, и структуры документов будет меняться и регулярно актуализироваться.
Как только работа закипит, в первоначальный список будут вноситься изменения.
В качестве примеров таких изменений можно привести:
- исключение форм отчетности. В процессе разработки форм планирования и отчетности, выяснилось, что данные в отчете А, входят в состав отчета Б. И отчет А исключается из списка, чтобы не было дублирующих отчетов.
- замена ответственных за разработку. Продолжением предыдущего примера является замена ответственных. Отчет А должен был готовиться отделом закупок, а отчет Б финансовым отделом. В связи с исключением отчета А, остается ответственный - финансовый отдел, а отдел закупок может быть назначен как соисполнитель.
- разделение форм планирования и отчетности. В списке указан график производства работ. График производства работ в свою очередь бывает: базовым и текущим. Разница между ними в частоте обновления данных и последствиях таких обновлений. Таким образом, ранее указанный “График производства работ” в уточненном списке будет представлен двумя видами.
Упрощено это выглядит примерно так.
Авторы: Анастасия Палагушкина/ Вера Питинова