В процессе деятельности любой организации всегда есть бумажные документы. С их систематизацией и хранением связаны жёсткие требования, нарушение которых «карается» штрафами.
Сегодня остановимся подробнее на краткой процедуре создания архива
Оффто́п - мы запустили спецпроект! Telegram-канал "Бумажный мир" - экспертный канал о работе с документами и архивной отрасли! Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты! Подписывайтесь.
Если помещение со стеллажами для хранилища документов отсутствует, то рекомендуем доверить хранение фирме по оказанию таких услуг. Независимо от разновидностей хранилища (в офисе, цифровом архиве, в сторонней фирме), документооборот подчиняется Приказу Росархива №236 от 20.12.2019.
Процедура создания архива с нуля
Организация архива начинается с изучения требований ФЗ от 22.10.2004 №125-ФЗ. Если выбрали бумажный формат архивации документации, то дополнительно учитываем соблюдение в помещении норм влажности и температуры, уровень запылённости и др. факторы, приводящие к порче документов.
Основные этапы создания архива.
1 – Издание Приказа по фирме.
2 – Разработка номенклатур.
3 – Определение терминов сбережения бумаг.
4 – Составление выписок дел по каждому подразделению организации.
5 – Ознакомление ответственных должностных лиц с правилами архивирования.
6 – Составление правил по использованию хранилища, разрешений/ограничений доступа.
7 – Приём на хранение.
8 – Проведение инвентаризации.
9 – Поиск выявленной недостачи.
10 – Создание переплёта папок и картотек. Присвоение им категорий важности.
⛔ Работник хранилища не принимает самостоятельного решения об изъятии документов с истёкшим сроком хранения на уничтожение (утилизацию). И не передаёт документы на хранение за пределы компании.
Решение о выделении дел на уничтожение принимает комиссия, назначенная руководителем, после проведения экспертизы ценности. О ее проведении мы рассказывали в предыдущей статье.
Инструкция правильной архивации бумажных документов
1 шаг – Сортировка экземпляров документов по срокам.
2 шаг – Составление описи на все экземпляры.
3 шаг – Распределение бланков по папкам + оформление обложки папки:
- наименование компании и структурного подразделения,
- индекс дела, номер тома (части, если их несколько),
- количество листов тома и крайние даты,
- период хранения.
4 шаг – Уничтожение неактуальных страниц (не имеющих ценности, не подлежащих хранению).
5 шаг – Подшить документы в архив.
6 шаг – Расставить дела по выбранному способу (хронологически, в алфавитном порядке, др.)
7 шаг – Издать приказ о назначении сотрудников с доступом в архив.
8 шаг – Вести учёт поступающих экземпляров документов.
Поддержание порядка позволяет быстро осуществлять поиск любого документа на хранении. При отсутствии таких условий, документы сдаются в хранилища фирмы, предоставляющей услуги по архивации.
Организация архива на предприятии
Создание хранилища бумажных документов «с нуля» относится к трудоёмким задачам. И дело не только в соблюдении требований ФЗ №125-ФЗ от 22.10.2004 г., хотя именно соблюдение всех норм делает выполнение задачи достаточно затратной.
Как сократить издержки? На российском рынке давно работают специальные архивные компании, позволяющие снизить затраты и риски на хранение, обработку, выделение к ликвидации и само уничтожение документов с соблюдением установленных в законах РФ норм.
Преимущества обращения в профессиональные конторы очевидны:
- не требуются дополнительные площади, в которых обеспечен заданный уровень влажности, температура и др. показатели;
- нет необходимости закупать современное оборудование и технологии;
- не нужно оплачивать работу архивариусов.