Кейс: оптимизация печати для сети офисов страховой компании

К нам в сервисный центр обратился управляющий небольшой сетью офисов страховой компании. Проблема заключалась в том, что во всех офисах регулярно возникает нехватка расходных материалов (тонер, чернила) и работа офисов может встать на полдня, тк невозможно распечатать договора и другие документы, имеющие ключевое значение для сферы страхования.

Проблема осложняется тем, что плотное сотрудничество с магазином, обеспечивающим офисы расходниками, результата не даёт. Так как поставщик почему-то не выдерживает сроки доставки. И дело не в дефиците или неправильной логистике компании, а в том, что невозможно понять, когда закончится краска у того или другого устройства.

Перед началом работы сотрудники АРВ Трейдинг провели аудит печатного парка страховщиков.

Что было у заказчика:

• 3 офиса с общим количеством сотрудников 280 человек. Офисы open space - печатать можно не только на любом устройстве в своём офисе.
• В каждом офисе по 30 принтеров и МФУ (монохром и цвет) разных брендов с форматом А4. Общее количество аппаратов 90.
• Нагрузка на печать порядка 150 тысяч страниц в месяц. Из них в цветном виде 10-12 тысяч.
• Часть аппаратов находится в мало удовлетворительном состоянии и выдаёт грязные отпечатки с полосами, фоном, пятнами, не пропечатанными областями и тп).
• Сервисной компании, как таковой нет. Пару раз чистили некоторые устройства и меняли ролики и фьюзеры.

Какие выводы мы сделали, исходя из увиденного:

• Несмотря на то, что на 3-4 сотрудников установлено 1 устройство, печатают все хаотично. Так как из-за несвоевременного обслуживания и, возможно, использования не оригинальных тонеров и чернил, качество печати на ряде устройств ниже допустимого даже для черновиков. При этом, сотрудники не запоминают номера, которыми обозначены принтеры и подают на печать один и тот же документ по несколько раз, пока методом тыка он не распечатается в приличном виде.
• Нет программы для мониторинга всех аппаратов.
• Парк устройств на 30-35% устаревший.
• Очень большой разброс моделей, для которых требуются десятки разных картриджей с тонером и чернилами. Какая-то часть расходников уже недоступна из-за вывода модели из продажи. В этих устройствах либо совместимые  картриджи, либо перезаправленные. Из-за такого объема артикулов картриджей, вполне естественно, что небольшая часть вообще выпадает из списка.

Резюмировали для клиента так:

• Рекомендовано в самые ближайшие сроки провести техническое обслуживание каждого устройства с составлением диагностической карты общего состояния и замен.
• Рекомендовано постепенно выводить устаревшие аппараты из парка, заменяя их современными моделями, рассчитанными на больший объем печати. По возможности, в течение года полностью заменить все маленькие аппараты большими, исходя из объема печати. При этом, количество артикулов картриджей сократится в разы, они будут дублироваться и иметь больший объем.
• Рекомендовано объединить все устройства либо в единую сеть, либо в 3 сегмента (каждый из офисов 1 сегмент) и установить программу мониторинга, чтобы отслеживать уровень расходных материалов.
• Рекомендовано стандартизировать настройки печати для всего парка техники.

Проект по оптимизации рассчитали на год.

По итогам первых трёх месяцев:

• Была проведена диагностика и технологическое обслуживание всех аппаратов.
• Была проведена полная оптимизация офисной сети. На каждое устройство наклеили идентификационный номер и настроили печать в каждом отделе на ближайшие принтеры и МФУ.
• Самые старые аппараты утилизировали и заменили новыми большими МФУ.
• IT-специалисты получили возможность получать данные об актуальном состоянии расходных материалов, чтобы заблаговременно подготовить заказ.
• Техническое сервисное обслуживание по договору проводится 1 раз в месяц для всех устройств.

Что получили сотрудники:

• Логичную структуру принтеров и МФУ в офисах, позволяющую выбрать для печати ближайший принтер или предпочтительный.
• Отличное качество печати на новых аппаратах и очень хорошее на остальных.

Сотрудничество продолжается.