Эта статья не для тех, кто занимается редактурой профессионально, хоть и они, возможно, найдут в ней что-то полезное для себя. И не для тех, кто всё-всё знает про функции Word.
Редактирование — важная, необходимая, но утомительная и не самая интересная часть работы со своим текстом. Поэтому я решила написать несколько статей на эту тему. В программе Word есть немало полезных инструментов, которые существенно облегчают жизнь пишущему человеку особенно на этапе редактуры. Однако не все об этих хитростях знают. Верите, мне присылали на редактуру тексты, где форматирование сделано вручную, даже отступы красных строк отбиты пробелом, как на пишущей машинке. Впрочем, в этой статье речь пойдёт не о форматировании, а об автозамене.
Поиск нужного слова
Именно с этого начинается замена неправильного слова на правильное. В Word это можно сделать за пару кликов, причём во всём документе сразу, даже если объём его 20 авторских листов. Сам инструментарий такой важной функции находится под кнопочкой «Найти» в правом углу верхней строки меню.
Я чаще всего использую эту операцию, чтобы найти в тексте слова-паразиты, например, «что», «было» или «я» в тексте от первого лица. В общем полотне повествования эти слова часто теряются. Автору они тем более незаметны даже при внимательном редактировании. Поэтому, чтобы облегчить себе жизнь, их стоит найти и пометить во всём тексте перед итоговой редактурой.
После того, как вы открыли окошко под клавишей «Найти» занесите в строку нужное вам слово, например, «что». Затем укажите область поиска внизу этого же окошка — «Основной документ», можно выбрать «Выделенный фрагмент». Как видите, Word не только нашёл, пометил, но и посчитал количество слов во всём документе. Здесь «что» 15 штук, но и статья небольшая.
И слово стало заметно в самом тексте. Но учтите, как только вы начнёте с ним работать, пометки исчезнут, поэтому нужно сразу же их «покрасить». Что тоже делается быстро — в один клик. Ничего не делая в тексте, закройте окно поиска, нажмите на клавишу «Выделение цветом» в верхнем меню и выберите нужный цвет. У меня по умолчанию жёлтый. Получится так.
Теперь всё хорошо видно, особенно там, где слова-паразиты рассыпаны слишком щедро. Можно так же, но разными цветами пометить и другие слова, которые у вас часто встречаются — «было», «я», «так» и др. Очень удобно.
Функция поиска может понадобиться, если требуется найти какое-то слово, допустим, имя героя или перейти сразу к определённой главе, не пролистывая весь текст. Достаточно набрать в строке поиска, например, «Глава 15» и при нажатии кнопки «Найти», вы сразу окажитесь в нужном месте.
Замена слов
Нередко требуется поменять слова во всём тексте. Например, такое случается, когда появляются разные варианты имени персонажа (Гарри, Генри, Гири). Выбрав один из них как правильный, все остальные заменяете на него. Делать это, читая весь текст и вылавливая ошибки, очень утомительно и долго. Лучше воспользоваться функцией автозамены. Для этого нужно сначала найти неправильный вариант так, как мы находили «что». Приведу пример на тексте своей статьи о «копчёной селёдке». Заменим в тексте «селёдку» на «рыбу».
Сначала найдём в тексте слово «селёдка».
Находим в окне поиска кнопку «Заменить» и в строке набираем слово «рыба». А затем внизу нажимаем кнопку «Заменить всё».
Конечно, нужно учитывать, что слова в тексте изменяются, поэтому подобную операцию следует провести со всеми возможными формами, встречающимися в тексте. Это уже дольше, но всё равно быстрее, чем просто вылавливать по тексту и исправлять вручную. Особенно если текст большой. Можно просто пометить часть слова без окончания. Тогда при правке и его будет проще увидеть и исправить вручную.
Замена знаков
Точно так же можно заменять знаки или символы. Очень полезно, на мой взгляд, для работы с текстом, где вместо длинных (типографских) и коротких тире стоят дефисы. Причём заменить на длинное тире требуется только ненужные дефисы, а нужные должны остаться, например, в словах «где-нибудь», «как-то», «столяр-плотник» и т. д. Всё делается в этом же окне автозамены в три клика, даже если текст очень большой.
Вот скрин отрывка, где дефисы рассыпаны везде — и в строках диалогов, и в сложных словах, где их убирать нельзя. На «я» внимания не обращайте. Это черновой рабочий текст.
Сначала в окне функции «Найти» в первой строке ставим дефис (используя клавиатуру). Но не забудьте после него сделать пробел (тоже с помощью клавиатуры), иначе заменятся и нужные дефисы.
Теперь нажимаем на клавишу «Заменить», и в открывшуюся строку надо вставить длинное тире. Где его взять? Тут чуть хитрее. Видите внизу клавишу «Больше»? Жмём туда и открывается ещё одно окно. В нём находим внизу клавишу «Специальные». После её нажатия видим список и выбираем «длинное тире». Это сложно только на первый взгляд.
Но если количество операций вас всё же пугает, то можно выставить длинное тире проще — с помощью комбинации клавиш. В строке замены набираем длинное тире одновременным нажатием трёх клавиш Ctrl+Alt + знак «минус» на правой цифровой клавиатуре. Точно так же можно ставить длинное тире в тексте. Здесь только одна проблема — не во всех версиях Word работают именно эти клавиши.
Вот такая это волшебная кнопка «Найти». А ещё с её помощью можно даже убирать лишние пробелы. В строке «Найти» нажимает два пробела, в строке «Заменить» один и во всём документе убирается лишний пробел.
На этом тему работы с Word не заканчиваю. В следующих статьях расскажу о других полезных функциях.
Возможно, у вас есть вопросы по этой теме — задавайте. Если вы всё это знаете, то я за вас рада. Не нужно возмущаться, что пришлось читать известную вам информацию, кричать про ликбез и ненужную статью. Просто напишите: «это не нужно», и если подобных комментариев будет много, то я не стану тратить время на подобные статьи.