1. Определите количество военнообязанных сотрудников.
К военнообязанным относят сотрудников призывного возраста и тех, кто пребывает в запасе. Военнообязанными могут быть не только мужчины, но и женщины, если у них военно-учетная специальность (специальность, полученная гражданами женского пола при прохождении военной службы в федеральных органах исполнительной власти). У военнообязанных женщин на странице 13 паспорта РФ должен быть штамп. В этом случае сотрудница должна предоставить вам военный билет или другой документ воинского учета. Это может быть приписное свидетельство, справка по форме 1/У или персональная электронная карта. Персональную электронную карту военный комиссариат оформляет только при условии, что военнообязанный даст письменное согласие на обработку своих персональных данных. Внешне карточка похожа на водительское удостоверение. Информацию на персональную электронную карту записывают с помощью автоматизированной системы. На лицевой стороне должны быть действующий QR-код, фотография, фамилия, имя, отчество, дата рождения военнообязанного и его личный номер, если он есть. А на оборотной стороне — наименование военного комиссариата, в котором оформили карту, и дата, до которой она действует.
2. Направьте уведомления в военкомат.
Убедитесь, что в военном билете нового сотрудника есть запись о том, что его поставили на воинский учет по месту жительства или пребывания. Если есть только отметка о снятии с учета — придется сообщить об этом в военный комиссариат.
Сообщите, что приняли работника без отметки о постановке на воинский учет в военном билете или другом документе, в течение двух недель с даты приема. Уведомление отправляйте в военкомат, в котором работник должен состоять на учете.
3. Обновите картотеку.
Убедитесь, что завели на каждого военнообязанного или работника, который подлежит призыву, карточку по Форме № 10. Форма № 10 отличается от предыдущей Т-2 тем, что в ней нет ячеек, куда можно было бы внести информацию о табельном номере сотрудника, его ИНН, СНИЛС, характере и виде работы, поле сотрудника. Записи вносите шариковой ручкой разборчиво, без сокращений и помарок. Чернила должны быть черного, фиолетового или синего цвета. Записи о семейном положении, месте жительства, телефоне сотрудника делайте простым карандашом. В случае, если они изменятся, сотрите их и внесите актуальные сведения. Если в карточке по форме № 10 не хватило места, чтобы внести все данные, распечатайте дополнительную страницу с нужным разделом. Внесите в нее информацию и прикрепите лист к документу степлером.
Если работника призовут на военную службу по причине мобилизации, внесите информацию об этом в раздел «Дополнительные сведения». Сделайте рядом пометку, что сохранили за сотрудником рабочее место и укажите реквизиты приказа о приостановке действия договора.
4. Сверьте записи в карточках по форме № 10 с документами воинского учета сотрудников компании. Для этого запросите у военнообязанных сотрудников военные билеты или другие документы воинского учета. Проверьте информацию из раздела II. Если все верно, заполните простым карандашом реквизит «Сверка с документами воинского учета». Он находится на лицевой стороне карточки. Проставьте дату, когда сверили документы и подпись.
5. Проведите сверку с военкоматом.
Как правило в назначенные дату и время сотруднику, ответственному за воинский учёт, следует явиться в военкомат с карточками на военнообязанных. Проверяющего будут интересовать сведения из раздела II карточки, а также данные о сотруднике: фамилия, имя и отчество; дата и место рождения; образование; должность (профессия); семейное положение и состав семьи; состояние здоровья; проходил ли военные сборы; адрес места жительства или пребывания; контактный телефон.
После сверки с военкоматом поставьте в ячейке для сверки дату и подпись. Запись сделайте простым карандашом.
Сверяйте с военкоматом в том числе карточки сотрудников, которых мобилизовали, исключений на этот случай в законодательстве нет.