Работа с данными и аналитика помогают поддерживать правильный вектор развития бизнеса. С помощью этой информации предприниматели и топ-менеджеры могут отслеживать, корректировать и поддерживать все бизнес-процессы.
Необходимые данные собираются вручную. Из них готовят еженедельные, ежемесячные и квартальные отчеты. Сейчас, в большинстве случаев, информация поступает с опозданием и частично искажается. Из-за этого бизнес не успевает оперативно перестроиться под незапланированную ситуацию.
Чаще всего это приводит к лишним расходам и ненужным сложностям.
Поэтому процесс сбора и анализа информации стараются автоматизировать, чтобы исключить человеческий фактор и ускорить процесс.
Как сейчас обстоят дела с цифровизацией и оцифровкой бизнеса в России
83% процента российских компаний имеют низкий уровень цифровизации бизнес-процессов.
Согласно опросам центра цифровой информации, всего 14% руководителей компании заинтересованы в цифровой трансформации бизнеса. Их основной аргумент — предприятие и так зарабатывает, а значит менять ничего не нужно.
Удивительно, но при этом, 64% опрошенных представителей крупного и среднего бизнеса называют цифровую трансформацию необходимым для бизнеса процессом в условиях современных вызовов. То есть, бизнес понимает, что это необходимо, но продолжает ничего не делать.
Из-за медленной трансформации бизнес теряет деньги
Из-за низкого уровня цифровизации и оцифровки руководители и топ-менеджеры компаний не видят объективной картины, складывающейся вокруг их бизнеса.
При этом считают, что того объема информации, который они получают сейчас, достаточно для принятия оперативных решений.
Это не всегда так. Например. В прошлом году мы выиграли тендер на реализацию проекта для крупной российской компании из нефтедобывающего сектора.
Проект долгосрочный, сумма приличная, ресурсы и компетенции для реализации есть. Что пошло не так?
Реализация проекта требовала большого документооборота. Некоторые договоры, дополнительные соглашения и спецификации редактировались более 5 раз.
Из-за этого возникла первая трудность. Одна из спецификаций ушла с ошибкой. Менеджер неправильно указал стоимость часа услуг специалиста. Промах заметили только через 4 месяца.
Вторая трудность. Проект начал выходить из-под контроля. Менеджеры начали совершать ошибки в контроле выделенных часов. Терялись оценки. Пошли перерасходы.
В итоге проект закончился. Клиент не заметил внутренних сложностей. А мы потратили больше средств на реализацию, чем рассчитывали изначально.
Система оперативного сбора информации помогла бы избежать большинства проблем
Все ошибки мы бы заметили в ежедневных отчетах и среагировали на несостыковки в процессах.
Это был частный случай из нашей практики. После него мы убедились, что текущая система не позволят держать все под контролем.
Начали искать решение, которое помогло бы изменить ситуацию. В момент поиска поняли, что подобные проблемы есть почти у каждого бизнеса, которому необходимо быстро реагировать на изменения и точнее контролировать бизнес-процессы.
Например, компании имеющие отделы маркетинга, смогли бы ежедневно собирать и получать в понятном виде информацию о спросе, эффективности рекламных кампаний, лучше контролировать изменения закупочных цен.
Производство смогло бы эффективно контролировать движение денежных средств, упростить процесс обработки информации об износе оборудования или контролировать складские запасы.
В диджитал и IT-компаниях подобные решения помогли бы лучше отслеживать эффективность специалистов, контролировать часы и сроки реализации проектов, точнее рассчитывать стоимость проектов и затраты на их реализацию.
Построить систему оперативного сбора информации дорого?
Раньше да, сейчас дешевле. Недавно подобные системы могли позволить себе только крупные компании. Они разрабатывали собственные CRM системы или использовали коробочные варианты, которые дорабатывали под себя.
Чтобы содержать такие системы, были необходимы штатные IT-специалисты, сервера и подготовленная инфраструктура. Это дорого. Малый и средний бизнес редко мог себе такое позволить.
Мы нашли доступный способ. Систему BI аналитики. Для ее реализации нужна облачная CRM, например, облачная @bitrix24 и Power BI.
Облачные CRM системы не требуют установки дорогостоящих серверов или развитой IT-инфраструктуры. Сами системы держатся на облачных серверах, а в случае сбоев можно обратиться в службу поддержки.
Как работает BI-аналитика
Система работает с подключением инструмента аналитики PowerBI. Инструмент собирает данные из разных источников и формирует из них отчеты. Power BI по API связывается с CRM системой, собирает данные из разных источников (разных сущностей Битрикса, 1C, Excel и Google таблиц и т.д.) и формирует отчеты.
Информация собирается в режиме онлайн, что помогает получать оперативную и объективную информацию о состоянии бизнеса.
Чтобы сервисы работали как единое целое, нужно использовать специальный коннектор — небольшое приложение, которое устанавливается отдельно. Оно позволяет инструменту аналитики быстро подтягивать нужные данные из указанных источников.
Недавно Битрикс выпустил «родной» коннектор, но он подтягивает данные только от процессов с низкоуровневой бизнес-логикой.
Чтобы настроить нужную по функционалу систему, нужно найти правильный коннектор или разработать собственный.
Кстати, мы сделали именно так. Наш коннектор записывает все данные в SQL базу и передает их дальше для формирования отчетов.
Так мы интегрировали 1С бухгалтерию и Битрикс24 с PowerBI. Это помогло ускорить процесс расчета стоимости и формирования спецификаций. Также помогло выстроить систему контроля рабочего времени проектных команд, улучшить процессы отслеживания сроков и систематизировать рабочие процессы.
Сейчас мы упаковываем BI аналитику в пакетное предложение. Которое поможет компаниям лучше работать с данными и быстрее собирать информацию.
Если интересно, как мы это делаем, пишите! Расскажем в следующем материале.
