Преодолев основные трудности поиска тендеров, можно приступить к работе непосредственно с заявками. Препятствия на этом этапе, конечно же, не заканчиваются, но это не главное. Главное, чтобы для любой сложной ситуации было решение.
Рассмотрим самые популярные сложности, с которыми встречаются тендерные специалисты на пути от подготовки к участию в аукционе до заключения контракта.
В конечном счёте всё сводится к росту дохода, повышению скорости и продуктивности работы, а также выбору надёжной конкурентной стратегии без риска угодить в РНП.
Боб Мерфи,
ведущий специалист по закупкам, IBM
1. Путаница в сроках проведения госзакупок
Мы живем в государстве с наибольшим количеством часовых зон в континентальной части. Всего их насчитывается 11. Если в Балтийске на часах 5 вечера и рабочий день медленно подходит к своему завершению, то в Анадыре уже рассвет.
Разумеется, такая разница во времени не может не отражаться на процессе участия в тендерах.
Чтобы не упустить дату и время начала подачи заявок, специалистам тендерного отдела приходится ставить множество напоминаний и будильников на личном телефоне, ведь не в каждой CRM-системе есть конвертер часовых поясов и автоматические уведомления.
В системе Тендерплан такие уведомления есть
Тендерплан учитывает не только ваше местное время, но и время, на которое ориентируется ваш заказчик.
Чтобы оценить разницу в часовых поясах, кликните на иконку в верхнем правом углу пункта “Порядок размещения заказа”.
И это еще не всё. В личном кабинете Тендерплана можно настроить отправку уведомлений на электронную почту или прямо на рабочий стол. Чтобы избежать получения сотни ненужных нотификаций во внерабочее время, можно ограничить уведомления по времени и важности.
Таким образом, о скором начале аукциона или завершении срока подачи заявок вы узнаете в нужное время и в нужном месте.
С Тендерпланом ни один аукцион не пройдет без вашего участия по причине временной путаницы.
2. Несвоевременное получение информации об изменениях в тендере
Опытные специалисты знают, что любое изменение тендерной документации ведет за собой и изменение срока подачи заявок. Однако, заказчики настолько часто меняют содержание своих документов, что уследить за всеми этими изменениями практически невозможно без специальных сервисов. Проиграть в аукционе из-за незнания новых требований или неполной информации о предмете закупки крайне обидно, правда ведь?
Тендерплан умеет отслеживать изменения статуса закупки
Отслеживать изменения статуса и документации по определенной закупке в системе Тендерплан довольно просто.
В журнале событий будут фиксироваться все нововведения, произведенные заказчиком в закупке, а на ваш почтовый ящик будут приходить уведомления о каждом из этих изменений.
Тендеры, в которых произошли какие-либо изменения, в самой системе будут помечаются цветом.
3. Низкая скорость попадания закупок в систему
Новые тендеры появляются каждый час, а вот в тендерные CRM системы они попадают не так быстро. Как правило, сбор информации происходит следующими способами:
- подключение к FTP-серверу сайта-первоисточника;
- парсинг данных через API;
- веб-скрейпинг, т.е. сбор любой открытой информации с веб-сайтов веб-роботами.
Сочетание вышеперечисленных способов между собой, а также скорость обработки и преобразования потока информации влияют на скорость попадания тендера в базу агрегатора.
Многие системы, однако, экономят на стадии разработки и выдают пользователям сырой продукт.
Тендерплан делает упор на скорости обработки данных
При разработке системы Тендерплан одним из самых важных критериев для нас была скорость попадания информации о тендерах в систему. Мы свели к минимуму время между публикацией извещения о закупке на сайте-первоисточнике и появлением этого же извещения в Тендерплане.
На данный момент максимальная задержка составляет всего 15 минут. Часто бывает так, что новые объявления о закупках появляются в Тендерплане еще до их появления на сайте ЕИС.
Можете быть уверены: даже тендеры с коротким сроком подачи заявок вы вряд ли сможете пропустить.
4. Множество разрозненных инструментов для похожих задач
По данным исследования J’son&Partners Consulting, только 17% российских компаний используют CRM системы для автоматизации своих бизнес процессов. А зря, ведь каждый раз, когда появляются новые направления в работе, им приходится добавлять и новое программное обеспечение.
Но согласитесь, куда удобнее для новых возможностей использовать один привычный инструмент. Например, Битрикс24. И нет, это не реклама. Это правда отличный инструмент для управления задачами и подзадачами. К тому же он отлично подходит для того, чтобы систематизировать работу с тендерными заявками.
Тендерплан заинтегрирован с Битрикс 24
С середины 2021 года Тендерплан предоставляет возможность интеграции своего аккаунта с Битрикс24 через открытое API. Это позволяет держать всю информацию в одном месте и в любое время получать к ней доступ, будь то персональные данные клиентов или карточки тендеров.
Настраивается интеграция буквально в один клик. Проверьте сами.
Первоначальная настройка скорее всего продлится около получаса, так как системе необходимо какое-то время на то, чтобы безошибочно перенести всю вашу информацию по тендерам, включая метки, контакты поставщиков и прочие важные технические детали.
Что вы получите? Во-первых, возможность звонить организаторам торгов или заказчикам прямо из Битрикса. Во-вторых, все данные будут надёжно храниться в одном месте. Наконец, это абсолютно бесплатно.
Изучить инструкционной по установке интеграции Тендерплана с Битрикс 24 можно здесь.
5. Ограниченная зона поиска тендерных предложений
В связи с массовой миграцией российского населения в страны ближнего зарубежья, траектория поиска тендеров значительно расширилась. Теперь предложения о закупках ищут не только на российских ЭТП, но и на сторонних ресурсах вроде Самрук-Қазына, ЕЭП MITWORK, ТОО «СК-Фармация» и прочих. Хоть и сложностей с выбором тендерных предложений на данный момент нет, мониторить информацию на разрозненных ресурсах довольно проблематично.
Тендерплан взял курс на Казахстан
Помимо стандартных 44-ФЗ, 223-ФЗ, 615 ПП РФ и коммерческих закупок РФ, в Тендерплане теперь можно найти государственные и коммерческие тендеры Республики Казахстан. Наши разработчики уделили особое внимание технической стороне вопроса, так что объявления не теряются и не дублируются, что часто бывает на других ресурсах.
Функционал раздела для РК немного отличается от привычного. Например, значок рубля (₽) мы заменили на символ местной валюты: ₸ (тенге).
Есть еще некоторые отличия, но мы над ними работаем и постоянно оптимизируем систему.
6. До 98% времени уходит на поиск выгодного предложения
… особенно если речь идёт о торгах по банкротству.
В торгах банкротству участвуют конфискованные объекты недвижимости, транспортные средства, сельхоз имущество (техника и даже рогатый скот!), дебиторская задолженность, ценные бумаги и разного рода промышленное оборудование.
Привлекательность данного вида торгов очевидна, так как даёт возможность покупки вышеперечисленных лотов по цене “1-5% от рыночной стоимости” или “со скидкой в 99%”. Однако, возможность эту нужно заслужить.
Поиск ликвидного лота, сбор и анализ информации по лоту, запрос и изучение документации, проведение самой сделки — все эти препятствия вам предстоит преодолеть на пути к заключению сколько-нибудь выгодного контракта.
Без нужного программного обеспечения вам это вряд ли удастся сделать быстро и качественно.
Отлаженный поиск торгов и аукционов по банкротству в Тендерплане
После недавнего обновления системы реализовывать конфискованное имущество через аукцион стало ещё удобнее.
Быстрая настройка, умный поиск, и система уведомлений, которая предупреждает о смене цены — всё это поможет вам эффективно управлять тендерами и быть начеку.
Кстати, эта опция будет интересна не только судебным приставам. Тендерплан поможет вам найти авто со скидкой до 90%, а также приобрести недвижимость и земельный участок со спецтехникой по цене ниже рыночной.
7. Проблемы с согласованием документов
По данным недавнего исследования компании Zip, закупки, совершаемые сотрудниками в рамках утвержденных бюджетов, требуют от пяти и более согласований.
- Около 73% закупок требуют контроля со стороны главного бухгалтера и тендерного специалиста;
- 50% всех закупок проходят проверку бухгалтера, тендерного специалиста и юриста;
- 37% требуют утверждения и бухгалтера, и представителя отдела закупок, и юр. отдела и отдела информационной безопасности.
Очевидно, что процесс подачи заявки на участие в тендерах не из легких. Однако, некоторые опции могут значительно упростить задачу. Например, возможность просматривать действия команды.
По-настоящему командная работа
Удобный интерфейс Тендерплана позволяет подключать к работе над проектом сразу несколько человек. Вы сможете обмениваться комментариями, распределять задачи между собой, мониторить этапы проведения сделки и многое другое.
Чем больше человек принимает участие в согласовании, тем меньше вероятность допустить ошибку.
Есть еще одна удобная опция. Все запланированные мероприятия, включая их статус, НМЦК, время и вид закупки, можно посмотреть в календаре.
Выглядит это примерно вот так:
8. Сложная юридическая подоплёка
Самостоятельно разбираться в юридических тонкостях, особенно когда на кону стоит выигрыш тендера на 784 миллиона рублей или есть риск попадания в РНП, дело крайне трудозатратное, а порой просто неприподъемное.
За один неподписанный вовремя контракт можно легко оказаться в реестре недобросовестных поставщиков, а незнание юридически-важных деталей сделки может вылиться в круглую сумму.
Даже заказчики несут финансовую ответственность за свою деятельность. Например, за неверно установленные требования к участникам закупки предполагается штраф в размере от 5 000 до 30 000 рублей. За выбор победителя в обход законодательства грозит штраф уже в размере 50 000 рублей.
Автоматизированная помощь юриста внутри кабинета
Чтобы несколько снизить общую напряженность процесса подготовки заявки и придать уверенности в обоснованности совершаемых действий, в Тендерплане была добавлена возможность связаться с юристом.
Процесс происходит в три этапа:
- Отправить запрос на подготовку заявки можно прямо из карточки тендера (см. скриншот выше). Наши юристы получат запрос и сразу же свяжутся с вами для уточнения данных
- Если у нас не хватит информации, мы свяжемся с вами и запросим необходимые данные. Когда пакет документов будет готов, мы прикрепим его в комментариях.
- Оплата (от 3 000 ₽, без процентов с победы) происходит по факту допуска заявки. При оплате тарифа «6 месяцев» мы подготовим для вас одну заявку бесплатно. Подписка на годовой пакет Тендерплана даёт доступ к двум бесплатным заявкам.
***
Могу предположить, что после прочтения этой статьи трудностей при работе с тендерами едва ли станет меньше. Зато теперь вы знаете, что системы вроде Тендерплана могут значительно облегчить процесс поиска, согласования и подготовки документов.
А еще мы не боимся конкуренции и даем каждому пользователю возможность оценить, сравнить и выбрать лучшее для себя.
За две недели бесплатного доступа вы можете сами убедиться в скорости работы нашего сервиса.