Если предприниматель не сдаёт кадровые отчёты вовремя, он может получить блокировку счёта от налоговой, штраф и административную ответственность. Некоторые формы нужно подавать ещё какое-то время даже после увольнения сотрудников.
Сделали карточки про санкции, которые чаще всего получают компании. Узнайте, куда сдавать документы, в какие сроки и что будет, если не сделать это вовремя.
6-НДФЛ
Кто сдаёт отчёт
Все компании и индивидуальные предприниматели, которые платят физлицам, а также частные нотариусы и адвокаты, выплачивающие зарплату сотрудникам.
Зачем нужен
6-НДФЛ показывает, сколько денег вы платите физическим лицам и сколько налогов с них удерживаете. Даже если вы заплатили физлицу в этом году один раз, отчёт всё равно придётся сдать.
Когда сдавать
Каждый квартал. За IV квартал к отчёту нужно приложить справку 2-НДФЛ отдельно по каждому физлицу, которое получило доход.
Документы за 2022 год нужно подать в эти сроки:
- за 9 месяцев — 31 октября;
- за год — 1 марта 2023 года.
В 2023 сроки подачи формы меняются и отчёт нужно сдавать в эти сроки:
- за I квартал — 25 апреля;
- за полугодие — 25 июля;
- за 9 месяцев — 25 октября;
- за год — 25 февраля 2024 года.
Если последний день срока выпадает на выходной, срок подачи сдвигается на следующий за ним рабочий день.
Какие штрафы могут быть
Но если найти ошибку и подать уточнённый расчёт до того, как налоговая найдёт недостоверные данные, то штрафа не будет.
- Если не удержать, не перечислить НДФЛ с дохода сотрудника или сделать это не полностью — штраф 20% от суммы, которую нужно было уплатить в бюджет.
РСВ
Кто сдаёт отчёт
Все индивидуальные предприниматели, у которых есть даже один сотрудник, и юридические лица.
Зачем нужен
В отчёте вы указываете информацию по начисленным пенсионным, медицинским, социальным взносам работника.
Когда сдавать
Расчёт по страховым взносам нужно подавать в налоговую каждый квартал за всех сотрудников.
Отчёт за 2022 год нужно сдать в эти сроки:
- за 9 месяцев — до 31 октября;
- за год — до 30 января 2023.
Какие штрафы могут быть
- За просрочку больше 20 дней после установленного срока сдачи — блокировка банковского счёта. Её снимают на следующий рабочий день после того, как налоговая примет отчёт и придёт квитанция из налоговой. Обычно это занимает 1−2 дня.
- За подачу позже срока — увеличение штрафа на 5% от суммы неуплаченных взносов за каждый полный или неполный месяц просрочки. Максимальный штраф составит 30% от неуплаченных в срок взносов, а минимальный — 1000 рублей.
4-ФСС
Кто сдаёт отчёт
Юридические лица, индивидуальные предприниматели, частные нотариусы и адвокаты. Также этот отчёт сдают физические лица, которые нанимают помощников по трудовому договору, например, личного водителя.
Зачем нужен
В отчёте вы указываете, сколько взносов начислили за травмы и профессиональные заболевания сотрудников.
Когда сдавать
Каждый квартал в Фонд социального страхования. Отчёт за 2022 год нужно отправить в эти сроки:
На бумаге:
- за 9 месяцев — 20 октября;
- за год — 20 января 2023 года.
В электронном виде:
- за 9 месяцев — 25 октября;
- за год — 25 января 2023 года.
Какие штрафы могут быть
- За подачу позже срока — штраф в 5% от суммы страховых взносов за последние три месяца отчётного периода. При этом штраф не может быть меньше 1000 рублей и больше 30% от суммы взносов.
Руководителя или бухгалтера могут оштрафовать на сумму от 300 до 500 рублей.
СЗВ-М
Кто сдаёт отчёт
Все юридические лица и индивидуальные предприниматели, кроме ИП без сотрудников.
Зачем нужен
СЗВ-М показывает, сколько было застрахованных лиц в отчётном месяце.
Когда сдавать
В ПФР по каждому сотруднику — не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным. Например, за сентябрь СЗВ-М нужно подать до 15 октября.
Какие штрафы могут быть
- За подачу позже срока или неполных, недостоверных данных — штраф 500 рублей за каждого застрахованного сотрудника.
- Руководитель и бухгалтер могут получить административную ответственность в виде штрафа в размере от 300 до 500 рублей.
СЗВ-ТД
Кто сдаёт отчёт
Все индивидуальные предприниматели и компании, которые наняли сотрудников по трудовому договору.
Зачем нужен
Отчёт СЗВ-ТД вы подаёте в Пенсионный фонд, когда в компании произошло кадровое событие, например, приём на работу, смена должности, увольнение.
Когда сдавать
СЗВ-ТД нужно сдать до 15-го числа каждого месяца при любых кадровых событиях, кроме приёма и увольнения. В этих случаях отчёт сдают на следующий день после издания приказа.
Какие штрафы могут быть
За несвоевременную подачу СЗВ-ТД, недостоверную или неполную информацию — штраф от 300 до 500 рублей или предупреждение.
СЗВ-СТАЖ
Кто сдаёт отчёт
Все юридические лица, их филиалы или представительства, а также индивидуальные предприниматели, частные адвокаты, нотариусы, детективы.
Зачем нужен
СЗВ-СТАЖ показывает, какой стаж работы у вашего сотрудника. На основании отчёта Пенсионный фонд будет считать страховой стаж для начисления пенсии.
Когда сдавать
Ежегодно по каждому сотруднику в территориальные органы Пенсионного фонда.
Отчёт о стаже сдают не позднее 1 марта года, следующего за отчётным. Например, за 2022 год СЗВ-СТАЖ нужно подать до 1 марта 2023.
Какие штрафы могут быть
Если сдать СЗВ-СТАЖ не вовремя, указать недостоверные сведения или по ошибке не указать сотрудника в форме, работодатель может получить штраф 500 рублей за каждого сотрудника.
Постановка ИП в ФСС
Кто встаёт на учёт
Индивидуальные предприниматели, которые нанимают сотрудников по трудовому или гражданско-правовому договору.
Зачем нужно
Чтобы встать на учёт в ФСС в качестве работодателя и платить страховые взносы за сотрудников. В гражданско-правовом договоре нужно прописать, что вы платите страховые взносы, а в трудовом необязательно.
Когда сдавать
Зарегистрироваться в ФСС нужно в течение 30 дней с момента, когда вы подписали договор с сотрудником. Для этого нужно подать документы в фонд через Госуслуги или лично в МФЦ или ФСС.
Как встать на учёт в Фонд социального страхования, можно узнать в инструкции сервиса «Кадры».
Какие штрафы могут быть
- За регистрацию с опозданием на 90 дней — штраф от 5000 рублей.
- За просрочку регистрации больше 90 дней — до 10 000 рублей.
Когда могут начислить пени
Контролирующие органы также начисляют пени. Это отдельный вид наказания, начисляется сверх штрафа. Её рассчитывают по налогам и страховым взносам на обязательное пенсионное, медицинское страхование и страхование на случай временной нетрудоспособности.
Формула для расчёта пени из ст. 75 Налогового кодекса:
пеня = недоимка x ставка рефинансирования x 1 / 300 x количество календарных дней просрочки.
По этой же формуле рассчитывают пеню по страховым взносам на страхование от несчастных случаев на производстве за весь период просрочки.
Точка поможет избежать штрафов. Сервис «Кадры» автоматически подготовит кадровые документы и отчёт о трудоустройстве. Точно в срок рассчитает аванс, зарплату, НДФЛ и взносы по сотрудникам, а также подготовит актуальную отчётность.