Большинство конфликтов между работниками компании и бухгалтерией связано с оформлением и сроками передачи первички.
За ведение бухгалтерского учета, подготовку и сдачу налоговой отчетности компании отвечает главбух, он вправе требовать от работников, качественно оформленные и сданные вовремя документы, на основе которых ведется бухучет на основании закона «О бухгалтерском учете».
Как отметил Минфин в письме от 19.08.22 № 07-01-10/81260, работники обязаны исполнять требования главного бухгалтера, если он настаивать на соблюдении принятых правил документального оформления фактов хозяйственной жизни.
Чтобы работники стали более дисциплинированными, требования к документам, а также сроки из сдачи в бухгалтерию нужно оформить письменно. Во-первых, нужно разработать и всех ознакомить с графиком или регламентом документооборота. Письменные требования выполняются чаще и быстрее, чем устные распоряжения главбуха. Во-вторых, обязанность сдавать документы в бухгалтерию, нужно вписать в должностные инструкции.
8 советов, как решить проблему в первичкой от работников
- Составьте регламент или график документооборота.
В регламенте установите не только сроки подачи документов в бухгалтерию, но и опишите их виды, наименования (в каких случаях нужна счет-фактура, чеки, письмо о применении УСН, какие документы нужно получить при расчетах наличными и т. п.). Не переусердствуйте, лишних документов (на всякий случай), вписывать не нужно. Это создаст путаницу и уменьшить доверие работников к сотрудникам бухгалтерии. Опишите те документы, которые действительно применяются в компании. Например, если у компании нет автомобиля, не нужно описывать Путевой лист.
- С регламентом или графиком отпусков ознакомьте всех работников под роспись.
- Составить работникам памятку о том, какие реквизиты должны быть в каждом документе.
Это может простой перечень обязательных реквизитов из ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете». Вот он:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- измерители хозяйственной операции в натуральном или денежном выражении с указанием единиц измерения;
- наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и ее оформления, и их личные подписи.
Больше информации:
Обязательные реквизиты первичных документов
3. Для отдельных, наиболее важных для компании документов, составьте образцы. Пометьте на них те реквизиты, которые работник должен проверить.
4. Согласуйте с директором и впишите в должностные инструкции работников требование сдавать в бухгалтерию документы в сроки, предусмотренные графиком или регламентом документооборота.
5. Ежемесячно (ежеквартально), как вам удобно, инициируйте автоматические рассылки о сроках сдачи закрывающих документов по электронной почте работникам, которые ответственны за подачу документов.
6. Ежемесячно составляйте перечень отсутствующих документов и подавайте его директору (для информации).
7. На совещаниях с директором регулярно напоминайте о соблюдении сроков сдачи документов с бухгалтерию: наличии либо отсутствии определенных документов, задолженности за работниками, «подвисших» суммах расходов и т.п.
8. В крупных компаниях может разработана мотивация в виде выплаты небольшой премии за исполнение графика документооборота либо депремирование.
