Контроль работ по договорам подряда

Один из значимых бизнес-процессов строительной компании — ведение и контроль договорной документации между заказчиком и подрядчиками, которых выбрали по итогам тендерных процедур.

Важно контролировать все этапы договорных отношений и учитывать возможные проблемы. Например, данные в актах выполненных работ могут отличаться от тех, что указаны в ведомости договора или регулярно появляются дополнительные работы, и приходится проверять и подписывать все новые и новые дополнительные соглашения. Отсутствие единой базы данных, сжатые сроки стройки, большое количество участников и согласование объемов работ, которые уже были закрыты в предыдущем периоде, — все это чревато финансовыми издержками.

Строгий контроль исполнения обязательств подрядчиками на всех стадиях проекта осуществляется в отечественном ПО Larix.CPM. Рассмотрим подробнее некоторые функции продукта, связанные с этой задачей.

Дополнительные соглашения

Проблему с большим количеством дополнительных соглашений (ДС) к договору эффективно решает специальный функционал Larix.CPM. В системе есть два типа ДС.

ДС на изменение ведомостей объемов работ оформляют, когда требуется скорректировать состав работ, продлить сроки, внести дополнительный аванс и т. д. Как правило, инициатором выступает подрядчик, реже — заказчик. При создании ДС в систему вводится только его номер и дата, остальная информация подгружается автоматически из реквизитов договора.

В созданной карточке ДС можно менять позиции (объем, цена материала, цена работы). После внесения корректировок происходит согласование в системе и заключается дополнительное соглашение. Карточка договора автоматически меняет данные на актуальные, по которым можно оформлять акты выполненных работ.

Larix.CPM не позволяет удалять работы, которые уже завершены или еще выполняются, поскольку соответствующие документы сформированы в предыдущих отчетных периодах. Подобный функционал избавляет от необходимости вручную анализировать акты выполненных работ, искать закрытые работы — система делает это автоматически.

ДС на дополнительные работы. Этот тип соглашения заказчик заключает с тем же контрагентом без проведения тендера на новый дополнительный объем работ, чтобы ускорить процесс согласования со всеми связанными структурами. Оформляется как отдельный документ и не меняет данные основного договора, а лишь дополняет их.

Акты выполненных работ

Создание актов выполненных работ (АВР) — важный функционал, который, во-первых, обеспечивает прозрачную коммуникацию между заказчиком и подрядчиками, а во-вторых, позволяет контрагентам оперативно получать сведения о том, имеются ли замечания по работам и на какой стадии находится процесс согласования объемов.

Подрядчик создает АВР с установленной в рамках договора периодичностью. В личном кабинете Larix.CPM он формирует проект акта, указывает отчетный период и выполненный объем, а затем отправляет на согласование. Важно, что в системе невозможно превысить установленный лимит: объемы всегда ограничены теми цифрами, которые были указаны в договоре. Все изменения инициируются только с помощью дополнительных соглашений. Также подрядчик не может добавлять новые работы, а работает только с теми, которые были в тендерной ведомости и, соответственно, в договоре.

Цепочки согласований настраиваются заранее. Заказчик выбирает из числа своих сотрудников ответственного за ту или иную работу. Он подтверждает выполнение работы или отклоняет акт, при этом отклонить акт без указания причины невозможно.

Если акт согласован, подрядчик получает соответствующее уведомление. Larix.CPM выгружает отчеты КС-2 (акт о приемке выполненных работ), КС-3 (справка о стоимости выполненных работ и затрат), КС-6а (журнал учета выполненных работ). Подрядчик скачивает и подписывает их или непосредственно из системы отправляет в ЭДО, уменьшая бумажный документооборот. Заказчик подписывает документы и оплачивает выполненные работы.

В качестве дополнительного функционала в Larix.CPM есть набор преднастроенных отчетных форм, с помощью которых можно посмотреть текущее состояние исполнения договора по объекту.

Larix.CPM не заменяет живое общение заказчика и подрядчика, и стройконтроль на площадке также присутствует. Тем не менее работа в одной системе с единой ведомостью исключает вероятность искажения информации, так как в любой момент можно посмотреть исходные данные и проверить, все ли корректно.

Продукт рассчитан на разных специалистов — инженеров стройконтроля, сотрудников производственно-технического отдела, бухгалтеров, экономистов. Он готов к внедрению в ваш BIM-процесс и может быть легко интегрирован с другим отечественным и иностранным программным обеспечением.

С помощью Larix.CPM можно не только контролировать исполнение работ и формировать закрывающие документы, но также проводить торги и заключать договоры с выбранным подрядчиком.