О процессе и результатах рассказывает Михаил Кудинов – директор департамента ИТ-развития «Световых Технологий». Это самый крупный производитель и поставщик светотехнических решений в России и ЕАЭС. Автоматизацию провели с помощью ВРМ-системы «Первая Форма».
«Световые Технологии» – самый крупный производитель и поставщик светотехнических решений в России. Уже 11 лет мы работаем в «Первой Форме».
⏩ С чего мы начали автоматизацию
В 2011 году мы искали систему для контроля текущих задач сотрудников – аналог персонального ежедневника, но развёрнутого в корпоративном масштабе. На самом деле, это не вполне «профильное» использование ВРМ-системы. Поэтому неудивительно, что в этом качестве она у нас не прижилась.
Но функционалом «Первой Формы» заинтересовался ИТ-департамент. Наша компания развивается, растёт нагрузка на ИТ-службу, увеличивается число обращений пользователей. Чтобы управлять потоком входящих заявок, нужно систематизировать их, спланировать работы, распределить нагрузку между сотрудниками, контролировать сроки. Это как раз те задачи, под которые «Первая Форма» заточена.
Сотрудник нашей ИТ-службы прошёл двухнедельные курсы администрирования и взялся за настройку системы. Сначала он автоматизировал обработку пользовательских заявок – от регистрации до приёмки выполненных работ. Процесс оказался таким удобным, что мы решили регистрировать любые заявки в ИТ только через «Первую Форму».
Теперь каждый сотрудник может самостоятельно зарегистрировать обращение, проверить его статус, узнать исполнителя, договориться о встрече и уточнить какие-то детали. А у ИТ-специалистов появилась возможность планировать работы, распределять задачи и ответственность за результат. В системе они видят статистику обращений, поэтому быстрее выявляют типовые проблемы.
Так в компании появилось доверие и интерес к системе. Мы стали осваивать все её возможности и подбирали подходящий нам функционал.
⏩ Какие процессы в компании автоматизировали дальше
Договорная работа
Наши юристы в России и зарубежных филиалах уже десять лет готовят и согласовывают договоры в системе. Там же проходит оформление бумажных документов и контроль возврата оригиналов, выдача заключений, разбор претензий и споров. Переход на «Первую Форму» помог не просто автоматизировать выполнение отдельных операций – мы сделали процесс более логичным и быстрым. Теперь на согласование одного договора нам нужно меньше недели.
Управление персоналом
Мы начали с согласования отпусков, командировок, заявок на получения виз и справок. Затем постепенно автоматизировали практически все кадровые процессы: приём на работу, перемещение, увольнение, планирование обучения, сбор подписей для обходных листов.
У некоторых процессов довольно сложная логика. Приём на работу порождает цепочку из восьми последовательных подзадач в разные подразделения. Поскольку кадровое делопроизводство в крупных компаниях требует больших трудозатрат, внимания к деталям и дедлайнам, сотрудники приняли автоматизацию с большим энтузиазмом.
Производство
Наши конструкторы и инженеры работают как в офисе, так и в цехах. В «Первой Форме» они получают уведомления – например, о срочном вызове в цех, отвечают на вопросы, фиксируют производственные операции. Чтобы не быть привязанными к компьютеру, они работают с системой на планшетах.
Корпоративная культура
Стартовая страница в системе – наш корпоративный портал, где мы публикуем новости и объявления. Там же есть кнопки быстрого доступа для часто выполняемых действий. У некоторых подразделений есть собственные дашборды, на которых отображаются ключевые KPI.
Раньше перед совещанием нам приходилось выгружать данные в Excel и строить в нём сводные таблицы. Теперь мы смотрим готовую аналитику прямо с экрана. Отдельный портал посвящён исполнительской дисциплине: там собрана статистика по просроченным задачам и неотвеченным вопросам.
Коммуникации
Раньше за месяц наш сотрудник мог отправить 600 писем внутри компании и 500 писем вовне. Контролировать такое количество сообщений и выполнять поручения по ним почти невозможно. Поэтому все коммуникации мы перенесли в «Первую Форму», где история переписки прозрачна и легко контролировать задачи. Также мы настроили оповещения для сотрудников и их руководителей о просроченных дедлайнах. Благодаря этому в компании выросла исполнительская дисциплина.
Постепенно использовать систему стали практически все подразделения – хозяйственная служба, логистика, маркетинг, коммерческая служба и администрация.
Как сотрудники воспринимают автоматизацию
Все в компании знают, что ни один вопрос не решается, если задачи нет в «Первой Форме». При этом сами сотрудники инициируют настройку новых процессов – это верный признак, что система действительно нравится и помогает в работе.
- 550 человек используют систему ежедневно
- 66 процессов уже автоматизировано
- 30 персональных поручений в день в среднем создают в системе
- 1 специалист сопровождает и развивает систему
Сопровождением и развитием системы до сих пор занимается всего один сотрудник и даже не 100% рабочего времени.
Всего автоматизировали 66 процессов – полный список собрали в блоге «Первой Формы» ➡️
Если у вас есть вопросы, задавайте в комментариях!
#bpm #бизнес #автоматизациябизнеса #финансы #электронныйдокументооборот #корпоративнаякультура
