Ведение кадрового делопроизводства представляет собой обязательную процедуру для каждой компании, фирмы, организации. Основами кадрового делопроизводства обязаны владеть следующие сотрудники: бухгалтера, секретари, ассистенты, референты, офис-менеджеры и менеджеры по персоналу, руководители среднего и высшего звена. Топ-менеджеры обязаны позаботиться о том, чтобы все вышеперечисленные сотрудники обладали необходимым минимум знаний.
Данная процедура возникает в момент, когда появляются определенные трудовые отношения.
Регламентация кадрового делопроизводства проводится целым рядом законов и различных нормативных документов. Основной закон, согласно которому осуществляется кадровое делопроизводство — Трудовой кодекс.
Ведение кадрового делопроизводства предусматривает ведение документации компании, которая связана с движением сотрудников.
Это и прием сотрудников на работу, и назначение их на определенную должность, внешний или внутренний перевод текущих работников. Тут также учитывается предоставление отпуска, оформление больничного листа, отгула или командировок каждого сотрудника, оформление соответствующих документов, связанных с увольнением сотрудников.
Ведение кадрового делопроизводства на предприятии состоит не только из юридического оформления отношений между работником и работодателем, он еще и является своеобразным инструментом для оптимизации налоговых документов, применения льготных статей налогового кодекса.
Таким образом, четкое и профессиональное кадровое делопроизводство служит интересам как работодателя, так и работников в равной степени. Все задействованные в работе компании участники являются выгодоприобретателями отлаженной кадровой системы.
Во-первых, грамотное ведение кадрового делопроизводства является юридической защитой для работодателя. Ведь бывают ситуации, когда руководители предприятия не могут привлечь недобросовестного работника к ответственности, так как неправильно составлены документы, которые касаются кадрового делопроизводства.
С другой стороны, налоговые органы, прокуратура проявляет повышенный интерес к соблюдению работодателями всех норм законодательства, которые направлены на защиту прав работников и соблюдение в отношении их всех требований.
Именно поэтому так важно правильно вести кадровое делопроизводство.
Однако часто бывает, что у маленьких компаний и организаций зачастую не хватает ресурсов для качественного ведения кадровой документации. Что же делать? Во-первых, как уже было сказано, этими навыками должен обладать целый ряд сотрудников. Тогда обязанности можно разделить между несколькими ответственными сотрудниками и таким образом оптимизировать расходы. Конечно, все задействованные коллеги должны пройти соответствующее короткое базовое обучение.
Есть и другой вариант. В последнее время небольшие компании стали пользоваться услугами аутсорсинга, который представляет собой ведение делопроизводства на предприятии сотрудниками специализированной компании, с которой предприятие заключает договор сотрудничества.
Таким образом, предприятие экономит средства на открытии рабочего места, выплат зарплаты, оплату отпуска и больничного листа.
Руководители такого предприятия будут заниматься своей непосредственной деятельностью, а специалисты по аутсорсингу будут вести документацию, которая касается кадрового делопроизводства предприятия.
Также на аутсорсинг можно передать и другие виды работ.
Об этом и других важных офисных темах мы будем говорить в других статьях. Не пропустите! Подпишитесь на канал.