Работая абсолютно в любой сфере, будь то пекарня, ремонт кондиционеров, детские выездные праздники, ювелирный магазин и так далее, можно услышать загадочную фразу- «закрывающие документы». Для большинства людей, не имеющих отношения к бухгалтерии, эти слова обычно ничего не значат, пролетая мимо ушей или вообще звучат как будто не для них.
Хотя на самом деле закрывающие документы играют большую роль в жизни любого, даже самого маленького предприятия. Есть как минимум 2 аспекта, почему закрывающие документы так важны- экономический и юридический.
Закрывающие документы (в бухгалтерском простонародии - закрывашки) в основном представляют из себя акт выполненных работ (оказанных услуг) или товарную накладную, подписанные обеими сторонами участвующими в сделке.
Документы мы получаем от поставщиков в оригиналах по почте, через систему электронного документооборота, их может доставить курьерская служба, в иных организациях установлен порядок, что за документами необходимо подъехать непосредственно в офис поставщика и получить их лично под роспись. А что делать, везде свои правила!
Получив закрывающие документы, необходимо отнести их в отдел бухгалтерии или отдать бухгалтеру в единственном лице. А уж бухгалтер точно разберется что с ними делать. Закрывающие документы нужны для того, чтобы "закрыть" в программе платежи поставщику (отсюда и название), сделать акт сверки и убедиться, что никто никому ничего не должен. То есть оплата была произведена ровно на ту сумму, на которую был отгружен товар или оказана услуга. А частенько можно обнаружить долг, или переплату, все в жизни бывает. Также закрывающие документы крайне важны для расчета налога УСН, когда объектом выступают "доходы минус расходы". Документы, внесенные вовремя в программу, позволяют корректно и своевременно рассчитать налог.
Юридический момент заключается в том, что закрывающие документы есть не что иное, как официальное подтверждение тому, что услуга была оказана, а товар получен.
Это вам не просто слова, с такими бумагами можно и в суде выступить! Знаю реальный случай, когда ИП получил очень крупную сумму на банковский счет за выполненные строительные работы, которые делала его бригада, но пренебрег подписанием акта выполненных работ. Подумал: «А, нормальные ребята, главное заплатили в полном объеме и вовремя, а с документами мне возиться некогда, надо новых клиентов искать». «Нормальные ребята» через некоторое время попросили вернуть свои деньги как «ошибочный платеж», а далее стороны продолжили «общение» в суде.
Так что очень советую не пренебрегать получением и оформлением первичной документации - так и налоги своевременно рассчитаете и по расчетам с контрагентами будет полный порядок.
Если у вас возникли вопросы по вашим первичным документам, вы можете обратиться ко мне на частную консультацию.
В этой статье я рассказываю что такое счет, кстати, обратите внимание, что счет не является закрывающим документом!
Счет служит неким удобством для оплаты, чтобы не перепутать сумму или банковские реквизиты, про которые вы можете прочитать тут: