Закупки — сложный и дорогой процесс: расходы на них могут составлять от 25 до 65% выручки коммерческой компании или бюджета организации с госучастием. Рассказываем, как оптимизировать управление закупками и сократить затраты на него с помощью ЭТП ГПБ.
Сквозная цифровизация процессов в сфере закупок для российского бизнеса все еще в новинку. По данным исследования TAdviser и «Ассоциации профессионалов по управлению закупками», в первую очередь автоматизация охватывает:
- подготовку заявок на закупки (79%);
- их утверждение службами компании (77%);
- согласование платежей (72%).
При этом организации, которые полностью автоматизируют свои закупки, не только значительно сокращают время их проведения, но и снижают затраты на персонал, оптимизируют расходы за счет роста конкуренции поставщиков и собирают пулы надежных подрядчиков.
Шаг 1. Упорядочьте закупочные процессы
Каждая закупка — это цепочка взаимосвязанных процессов, в которую вовлечены разные структурные подразделения. Поэтому соответствие закупочных процессов внутренним регламентам и правилам предприятия напрямую влияет на качество поставляемой продукции, сроки согласований документации и размер связанных с закупками издержек. ЭТП ГПБ позволяет кастомизировать платформу под задачи компании и охватить весь процесс закупки — от создания каталогов до аналитики эффективности проведенных закупок. Например, через Cервис нормализации справочной информации можно разработать собственный единый номенклатурный справочник организации. Это позволит компании избежать ошибок в учете и проблем с избыточной закупкой товаров, которые уже есть на складе.
Шаг 2. Сократите затраты за счет развития конкуренции
Автоматизация закупок позволяет предприятиям значительно расширить пул поставщиков и получить оптимальную цену за счет конкуренции между ними. В базу ЭТП ГПБ входят 850 тысяч поставщиков, которые поставляют продукцию в крупнейшие компании страны. Маркетинговый центр ЭТП ГПБ поможет подобрать среди них самые подходящие варианты и сэкономить на конкурентных закупках до 20%.
Шаг 3. Создайте пул проверенных поставщиков
Благодаря автоматизации компания может снизить трудозатраты на ручную проверку поставщиков и анализ каждой закупки. Платформа Предквалификации ЭТП ГПБ позволит быстро найти проверенного подрядчика и не пропустить лучшие предложения, а также минимизировать финансовые, юридические и проектные риски. Она собирает информацию о поставщиках в виде кастомизированных анкет и помогает оценивать надежность контрагентов для формирования реестра доверенных поставщиков, анализирует исторические данные и только после этого допускает квалифицированного поставщика к закупкам. Через платформу можно отбирать партнеров для сотрудничества даже на самых сложных проектах, например реализуемых в условиях Крайнего Севера.
Шаг 4. Снизьте трудозатраты сотрудников на проведение закупок
Загруженный тендерный отдел может пропускать выгодные предложения от поставщиков и упускать из внимания приоритетность отдельных закупок. Или даже делать ошибки в документации, реальный пример — пропуск нескольких страниц в ТЗ на проектирование и создание сложной промышленной установки, из-за которого поставщик мог не выполнять часть запланированных работ. Автоматизация снижает нагрузку на сотрудников, ускоряет рутинные процессы и уменьшает число ошибок, связанных с человеческим фактором.
Шаг 5. Совершайте закупки централизованно
Если у предприятия есть несколько региональных представительств, которые отдельно ведут свои закупки, количество часов, затраченных на одну и ту же работу, увеличивается кратно числу филиалов, а стоимость каждой закупки возрастает. Централизованные закупки сокращают расходы и ресурсы на закупку товаров и услуг, которыми пользуются все подразделения компании. Например, Ростелеком, работающий с ЭТП ГПБ с 2019 года, с помощью централизации сократил срок закупки с 20–30 до 2–3 рабочих дней и смог получать больше коммерческих предложений на каждый запрос.
ЭТП ГПБ позволяет сократить операционные затраты на проведение закупок на 80%, сэкономить 100% на мерах по организации безопасных торгов и получить полный контроль над закупочными процессами компании.
Нужно быстро закупить оборудование для рабочих мест, лицензию на ПО или ИБ-решение → выбирайте товары на Сервисе импортозамещения.