При активной проектной работе, с использованием MS Project, может возникать необходимость обмена данными с различными заинтересованными сторонами («заинтересованными лицами») в формате Excel. Может также возникать необходимость конвертировать проекты из Excel в MS Project.
В MS Project встроены средства экспорта данных в Excel и импорта данных из Excel.
Экспорт из MS Project в Excel рассмотрен в предыдущем Уроке 17.
В этом Уроке 18 Часть 1 рассмотрим примеры импорта из Excel в MS Project задач, сроков выполнения задач, длительностей задач, Структур Декомпозиции Работ, логических связей.
Создадим в Excel небольшой проект «Строительство фундамента»
Сохраним его под именем файла Стройка 18 Excel Задачи 1
Проект имеет некоторую СДР (Структуру Декомпозиции Работ). Задача 3 Выкопать траншею суммарная, имеет подзадачи. Все задачи проекта имеют между собой логические связи, описанные в столбце Предшественники. При этом, указаны номера строк Excel, а не номера строк, которые будут в MS Project после импорта. Длительность задач указана в рабочих днях. Календарь проекта – стандартный, в неделе 5 рабочих дней и 2 выходных. Планирование проекта От даты начала проекта.
Для того чтобы в MS Project файле проекта автоматически сохранить СДР и логические связи между задачами, добавим дополнительные столбцы в исходный Excel файл проекта, Порядковый номер строки задачи в MS Project и Уровень структуры.
Сохраним его под именем файла Стройка 18 Excel Задачи 2
Рассмотрим особенности некоторых разных процессов импорта.
Импорт сроков задач
Если мы хотим в MS Project файле сохранить сроки задач, заданные в Excel файле проекта, то выполнять импорт можно в следующем порядке. Сначала в MS Project создать новый проект, установить в нем режим автоматического планирования новых задач, задать дату начала проекта. Затем, в процессе выполнения импорта, задать режим Добавить данные к активному проекту.
Импорт СДР
Для импорта СДР созданы столбцы Уровень структуры и СДР
Импорт логических связей
Для импорта логических связей используется столбец Предшественники, в котором нужно указать номера строк задач, которые будут в MS Project (а не номера строк Excel).
В файле Стройка 18 Excel Задачи 2 изменим номера строк задач в Excel на номера строк задач в MS Project.
Рассмотрим несколько примеров с разными ситуациями при импорте
Пример 1
Планирование проекта От даты начала проекта. Все задачи проекта связаны логическими связями. Дата начала первой задачи совпадает с датой начала проекта. В этом случае столбцы Начало задач и Окончание задач импортировать не будем. В данном случае получается, что в MS Project файле даты Начала и Окончания задач «руками» не вводятся, и задачи получают ограничение Как можно раньше.
Порядок выполнения импорта в Примере 1
Открыть MS Project.
Создать новый проект командами
Файл – Создать – Новый проект
Установить режим Автоматическое планирование для новых задач командами.
Задача – Задачи – Режим – Новые задачи – Автоматическое планирование
Задать дату начала проекта командами
Проект – Свойства – Сведения о проекте. В нашем примере 14.10.22
В MS Project Открыть Excel-ловский файл Стройка 18 Excel Задачи 2 командами
Файл – Открыть – Открытие документа – Книга Excel - Открыть
Откроется окно Мастер импорта
Нажать Далее
В окне Мастер импорта – схема, выбрать
нажать Далее
В окне Мастер импорта – режим импорта, выбрать
нажать Далее
В окне Мастер импорта – параметры схемы, выбрать
нажать Далее
В окне Мастер импорта – сопоставление задач
в поле Имя исходной таблицы (имя листа Excel) выбрать Лист 1
Сопоставить столбцы Excel и MS Project. В нашем примере сделаем такие сопоставления.
Нажать Готово
Получим файл Microsoft Project такого вида
По умолчанию там представление Диаграмма Ганта и таблица Запись с набором столбцов этой таблицы.
Сохраним файл под именем Стройка 18 из Excel Задачи в Project 1
Отредактируем полученный файл, приведем его к виду
Для этого
Для контроля соответствия проектов в Excel и MS Project, вставим столбцы Уровень структуры и СДР.
Вставим Суммарную задачу проекта Строительство фундамента командами
Формат диаграммы Ганта – Показать или скрыть – Суммарная задача проекта
Вставим Номера задач в структуре командами
Формат диаграммы Ганта – Показать или скрыть – Номер в структуре
Сохраним файл под именем Стройка 18 из Excel Задачи в Project 2
Для дальнейшей работы в MS Project можно скрыть столбцы Уровень структуры и СДР.
Файл проекта примет вид
Сохраним файл под именем Стройка 18 из Excel Задачи в Project 3
Примечание 1. Если, при планировании импорта, в MS Project файле планируем задавать для задач Номер в структуре, то столбец СДР можно не импортировать.
Пример 2
Рассмотрим вариант, когда у задач проекта нет между собой логических связей. Приведем Excel файл проекта к виду
Сохраним его под именем файла Стройка 18 Excel Задачи 4.
В данном примере мы будем импортировать в MS Project даты начала или окончания задач или обе даты. При этом получится что в MS Project файле мы будем «руками» указывать даты начала и окончания задач. В этом случае, в соответствии с алгоритмами работы MS Project, на задачи будут автоматически накладываться ограничения Начало не ранее и Окончание не ранее. Если эти ограничения будут вас не устраивать, то надо будет менять их на ограничения, которые вас устроят.
Такой еще выяснился нюанс, по крайней мере в том конкретном экземпляре MS Project, который установлен на моем компьютере.
Если мы будем сразу импортировать и столбец Начало и столбец Окончание, то импорт корректно не проходит – возникает путаница со сроками и длительностями задач.
Для данного примера корректное выполнение импорта будет, если будем импортировать столбцы Начало и Длительность, а столбец Окончание импортировать не будем.
Порядок выполнения импорта в Примере 2
Импортировать будем файл Стройка 18 Excel Задачи 4.
Порядок выполнения действий, и действия такие же, как и в Примере 1, кроме операций по сопоставлению столбцов Excel и MS Project в окне Мастер импорта – сопоставление задач
В данном примере сделаем такие сопоставления
Получим такой MS Project файл проекта
Добавим в файл номера задачи в структуре
Сохраним файл под именем Стройка 18 из Excel Задачи в Project 4
Пример 3.
Рассмотрим пример, в котором часть задач имеет, связанные с ними логическими связями, задачи предшественники. А часть задач не имеет задач предшественников, и Начало этих задач задается вводом «руками» даты начала.
Приведем Excel файл к такому виду
Начало задач 1 и 2 задается «руками». Начало задач 3.1, 3.2, 3.3 задается датами Окончание задач предшественников.
Сохраним файл под именем Стройка 18 Excel Задачи 5.
Порядок выполнения импорта в Примере 3
Импортировать будем файл Стройка 18 Excel Задачи 5.
Порядок выполнения действий, и действия такие же, как и в Примере 1.
Кроме операций по заданию параметра Дата начала проекта и сопоставлению столбцов Excel и MS Project в окне Мастер импорта – сопоставление задач
Дату начала проекта зададим 13.10.22
В данном примере сделаем такие сопоставления
В результате получим такой MS Project файл
Добавим туда номера задач в структуре, файл примет вид
Сохраним файл под именем Стройка 18 из Excel Задачи в Project 5
На этом Часть 1 Урока 18 Учебного курса «В MS Project научись работать» закончим. Продолжение Учебного курса на следующих страницах канала.
Ставьте лайки. Подписывайтесь на канал. Делайте комментарии. Ваши лайки и комментарии важны полезны и очень нужны для развития и совершенствования канала. Если вы открыли страницу, и заинтересованы в развитии канала «В MS Project научись работать», то дочитывайте страницу до конца. Давайте оценки содержанию и качеству канала. Давайте советы и рекомендации, помогайте улучшить канала, сделать его более понятным и полезным. Обсуждайте содержание канала с коллегами по работе и учебе. Если что-то непонятно, задавайте вопросы.
Если вы, работая с моим самоучителем «В MS Project научись работать», не выполняли предыдущие упражнения, и у вас нет файлов, на которые я ссылаюсь в упражнениях, то напишите мне. Я вышлю вам копии файлов.
Просматривайте также рекламные материалы, это тоже приносит пользу для развития канала.
Моя почта mkorolev@rmc.edu.ru
