Предыдущая часть статьи по ссылке
Как МИНИМИЗИРОВАТЬ расходы на персонал?
Слышу возгласы из зала: «Это сделать сложно!» Сложно, но возможно! Как известно, если очень захотеть - можно в космос полететь. Что нужно сделать для минимизации стоимости персонала? В первую очередь, повысить результативность и эффективность использования персонала в подсистемах предприятия и поднять результативность и эффективность деятельности системы управления персоналом.
Какие шаги предпринять для повышения результативности и эффективности деятельности каждой конкретной системы, можно определить только после проведения качественного системного анализа проблемы, имя которой — высокая стоимость персонала. Необходимо понимать, что у этой проблемы есть множество причин. Определение этих причин возникновения проблемы, выяснение уровня и степени требуемого вмешательства в систему позволяют разработать качественную программу минимизации расходов на персонал и выбрать адекватную стратегию проведения изменений.
Главное — помнить, что в практике менеджмента очень много бывает быстрых, красивых и… ошибочные решения.
Методы оптимизации расходов на персонал
Можно выделить 3 метода оптимизации расходов:
1. Административный метод
Характеризуется принятием решений, основанных на «визуальных», экспертных заключениях, практически без проведения анализа проблемной области. Метод не предполагает серьезных трудозатрат на планирование и проведение изменений. Полный пакет решения разрабатывается и внедряется в кратчайшие сроки (исчисляются днями). Потенциал изменений определяется наблюдательностью, опытом и «смелостью» менеджера, принимающего решение.
Недостатки метода
В большинстве случаев с помощью данного подхода решаются проблемы, лежащие на поверхности (или следствия более серьезных проблем без устранения причин). Либо проблемы, решение которых уже было известно менеджерам из их прошлого опыта управленческой деятельности.
Высока вероятность получения снижения результативности бизнес-процессов за счет повышения их эффективности.
Пример применения подхода
При визуальном обследовании выявлено, что в компании очень много сотрудников, занимающих отдельные кабинеты большой площади. Им предложено сократить занимаемые площади.
2. Функциональный метод
Характеризуется принятием решений на основании изучения результативности и эффективности деятельности функциональных подразделений, сотрудников. Метод предполагает построение и анализ матрицы «функция – ответственный» для проблемной области.
Полный пакет решения обычно разрабатывается, утверждается и внедряется в течение нескольких недель. Основные изменения по оптимизации затрат на персонал связаны с применением следующих подходов:
- централизация и децентрализация функций;
- устранение дублирования выполнения функций;
- выявление провалов в функциональной матрице
Недостатки метода
При повышении оптимальности работы функции (функционального подразделения, сотрудника) существует высокая вероятность получения снижения результативности и эффективности всего бизнес-процесса, в котором участвует подразделение (сотрудник).
Пример применения подхода
После проведения диагностики было принято решение централизовать систему управления основным производством: отказаться от разбиения на цехи и заменить их участками с централизацией (и сокращением) ИТР.
3. Процессный метод
Характеризуется принятием решений, основанных на анализе причин нерезультативности и неэффективности бизнес-процессов (KPI).
Метод предполагает анализ и улучшение бизнес-процессов проблемной области и позволяет находить и устранять причины неоптимальных затрат на персонал в подпроцессах с учетом целей результативности и эффективности всего бизнес-процесса. Полный пакет решения обычно разрабатывается, утверждается и внедряется в течение нескольких месяцев. Основные изменения по оптимизации затрат связаны с применением следующих подходов: инжиниринг и реинжиниринг бизнес-процессов, настройка оптимальности подпроцессов.
Недостатки метода
Незначительны (по сравнению с другими).
Пример применения подхода
Снижение простоев производственных рабочих было достигнуто за счет ускорения процесса приемки сырья, которое, в свою очередь, было произведено за счет разумного снижения оптимальности работы службы управления качеством
А если народ против?
Выбор правильной стратегии проведения изменений — залог успешности их проведения.
Проекты по оптимизации расходов на персонал обычно, характеризуются высокой степенью эмоциональной вовлеченности участников изменений и достаточно высокой технической сложностью разрабатываемых решений. Как провести процедуру «удешевления персонала» с наименьшими потерями и без снижения лояльности?
Предположим, для сокращения затрат на персонал через повышение производительности труда мы решили разработать и внедрить систему мотивации, привязанную к результатам деятельности сотрудника и подразделения (KPI/КПЭ). Тогда перед нами стоит технически сложная задача определить варианты критериев (что и как измеряем) и показателей («сколько точно вешать в граммах») оценки результатов работы сотрудника, подразделения.
Но это только половина проблемы.
Еще требуется и нахождение решения по выбору варианта, устраивающего большинство участников изменений. Это уже задача с высоким уровнем эмоциональной вовлеченности. Очень часто вторая задача оказывается намного сложнее первой.
Для успешного проведения столь сложных организационных изменений (высокая техническая сложность и высокий уровень эмоциональной вовлеченности) требуется применение стратегии проведения изменений «Организационное развитие». Данная стратегия предполагает одновременное воздействие на корпоративную культуру организации и разработку, реализацию изменений. Основной аспект данной стратегии — это вовлечение участников изменений в процесс разработки и реализации изменений на самых ранних этапах (создание чувства ответственности за принятые и реализованные решения, повышение качества разрабатываемых решений, снижение уровня беспокойства, связанного с неопределенностью). Применение данной стратегии позволяет провести изменения с наименьшими эмоциональными и материальными потерями для компании.
Если изменения не такие сложные, как описано выше, то возможны варианты применения других стратегий проведения изменений, например, СТВ (системная технология вмешательства), о чем мы поговорим в дальнейших публикациях.