Организация тендеров и выбор подрядчиков — один из ключевых бизнес-процессов строительной компании. Если заказчик не пользуется тендерной площадкой, то все процедуры проводятся вручную. На сравнение предложений и переговоры с подрядчиками уходит немало времени, а ведь заявки могут подавать десятки контрагентов. Работая в подобном режиме, сотрудники тендерных отделов нередко допускают ошибки. Продукт Larix.CPM снижает риск их появления и существенно облегчает проведение торгов. Платформа обеспечивает эффективное взаимодействие заказчика и участников тендера.
Для проведения тендеров в Larix.CPM предусмотрен отдельный модуль, который настраивается под потребности заказчика. Рассмотрим подробнее его функционал.
Добавление и проверка участников торгов
Система Larix.CPM двусторонняя. Основным пользователем является заказчик, определяющий уровень доступа подрядчиков.
На подготовительном этапе в систему добавляются пользователи с определенными ролями — сотрудники как заказчика (сметный отдел, тендерный отдел, служба безопасности), так и подрядчика.
Подрядчики регистрируются самостоятельно или силами заказчика. Для получения доступа к системе необходимо подтвердить адрес электронной почты. Для просмотра элементов системы после регистрации подрядчик должен быть аккредитован. В Larix.CPM он видит только свое рабочее пространство.
Проверка добросовестности участников тендера службой безопасности и финансовым отделом заказчика осуществляется, как правило, в рамках конкретного тендера. После оценки рисков информация отражается в сводных таблицах и используется для принятия решения о выборе победителя.
Создание тендерной заявки
Ответственный специалист создает в системе тендер, заполняя основные реквизиты, перечень которых может быть гибко настроен под заказчика: название проекта, ответственное лицо, тип договора, сумма бюджета на работы, включенные в тендер. Затем он загружает исходные данные (техническое задание, шаблон договора, рабочую документацию и т.д.) и ведомость объемов работ. Есть возможность указать «эталонные» расценки по каждой работе, чтобы сравнивать предложения не только друг с другом, но и с бюджетом.
Затем заказчик приглашает потенциальных подрядчиков. Участники получают уведомления в личном кабинете в системе и через электронную почту. Также можно пригласить незарегистрированного подрядчика: ему на почту придет ссылка для регистрации.
Любой тендер, инициированный ответственным специалистом, проходит процедуру согласования. Пользователи могут утвердить заявку, отклонить ее (с обязательным комментарием) или отправить на доработку. Подобный подход позволяет избежать создания тендеров без соответствующих прав, появление несогласованных расходов и запутанных технических заданий.
Модуль согласования можно интегрировать со многими существующими системами документооборота. В таком случае в систему будет возвращаться статус рассмотрения документа.
Подача предложений на тендер
Получив на почту уведомление с приглашением на тендер, зарегистрированные участники могут ознакомиться со всей документацией и ведомостью объемов работ. При этом им недоступны цены эталонного расчета, которые загрузил заказчик.
В тендере отображается определенный состав работ с заранее рассчитанными объемами, поэтому подрядчик не может самовольно что-то добавить или убавить. В файле Excel или в самой системе Larix.CPM он обозначает единичную стоимость выполнения работ и материалов. Объем информации, которую предоставляет подрядчик, можно изменить, исходя из специфики конкретного проекта или потребностей компании.
Подача коммерческого предложения происходит поэтапно. Подрядчик подтверждает согласие с общими положениями, заполняет коммерческие условия: срок выполнения работ, гарантийный срок, аванс и т.д. Затем отправляет подписанное предложение и дополнительные документы, критичные для заказчика. В случае необходимости подрядчик также может загрузить протокол разногласий к договору и замечания к проектной документации, о чем появится отметка в сводной таблице предложений.
Как уже говорилось, подрядчик видит только свое пространство. Заказчик же имеет доступ ко всем поданным предложениям. Система Larix.CPM не выбирает подрядчика сама, а формирует единый отчет — сводную таблицу, которая бывает двух типов. В таблице первого типа подрядчики идут друг за другом, и их предложения сопоставляются с эталонным расчетом. В таблице второго типа отражены все предложения, которые были поданы, аннулированы, — для просмотра динамики изменения стоимости и коммерческих условий.
Победителя выбирает назначенный специалист тендерного подразделения или тендерный комитет, либо проводится анализ вне системы — зависит от того, как принято в конкретной компании. Подрядчик-победитель получает соответствующее уведомление на почту, и с ним в системе заключается договор.
С помощью Larix.CPM можно не только проводить торги и заключать договоры с выбранным подрядчиком, но также контролировать исполнение работ и формировать закрывающие документы.
