Работа заказчика с роботом состоит их нескольких этапов:
· предоставление информации для бизнес-аналитиков;
· согласование каждого результата аналитики и ТЗ;
· приёмочное тестирование и внедрение;
· использование.
Вам нужно ответственно и без иллюзий посмотреть на финальный этап – использование. Сегодня говорим именно о нём.
В основном роботизация делается ради трёх главных эффектов в бизнесе:
· Деньги для собственника фирмы
· Скорость выполнения операций для сотрудников
· Управляемость процессов для руководителя
В качестве главных эффектов вы можете использовать как больше параметров, так и меньше. Можете даже обойтись всего одним – решать вам. По нашему опыту, управляемость отслеживают не все компании. Этим занимаются те, у кого чётко поставлено процессное управление. Остальные же начинают понимать ценность этого эффекта после того, как в их бизнесе начинают работать уже несколько роботов. То есть на той стадии, где роботизация – реальная цель для менеджмента, а не просто пилотный проект.
Деньги и скорость отслеживать несложно. Можете начать уже по окончании приёмочного тестирования. Для управления роботом нужно назначить ему руководителя. Лучше письменным приказом с ознакомлением этого руководителя под подпись. Причём этим руководителем не может быть главный пользователь этого робота. Ввиду своей личной заинтересованности в этих показателях. Если ему нравится робот, и он его не боится, то показатели будут завышены. Если ему с самого начала не нравилась идея дать ему помощника, то показатели будут занижаться. Ответственным руководителем может быть тот, кто не зависит от главного пользователя, но понимает важность IТ-технологий для бизнеса. К примеру, бизнес-аналитик, IT-специалист, или руководитель главного пользователя.
Ответственный руководитель должен иметь точную задачу – как и с какой периодичностью измерять и учитывать все параметры, которые однозначно характеризуют эффекты. Удобно, если этим займётся непосредственный руководитель главного пользователя робота. Так этот человек будет руководить и сотрудником, и его роботом-помощником. Отследить эффективность будет проще.
Деньги, скорость, управляемость. Каждый из этих параметром – тема отдельного поста. Однако стоит помнить два главных принципа: постоянство (периодичность) и минимизация издержек на учёт.
Деньги, которые принёс робот компании, есть смысл учитывать по итогу каждого календарного месяца. В простейшем случае можно применять такую формулу:
n x M
где n – количество раз, которые был использован робот в прошедший месяц;
M – средняя реальная выгода для бизнеса от каждого использования робота, руб.
Скорость выполнения операций в первый месяц измеряйте так часто, как возможно. А в дальнейшем – по мере изменений в процессе или других необходимостей.
Управляемость – это интегральный параметр, особый для каждого робота. Он объединяет сразу несколько сторон работы. С ним можно понять, насколько легко было получить данные о работе робота и его пользователей. Этот же параметр помогает оценить влияние робота на бизнес-процессы компании в целом.
Если вы не допускали ошибок в процессе создания своих программных роботов и правильно поставили учёт параметров, то на этапе использования робота проблем у вас не возникнет. Будет чёткое понимание того, что вам даёт робот, и за счёт чего он это делает. Вы будете понимать выгоду этого самого робота. Вы в режиме реального времени оцените, когда робот вернёт все деньги, которые были на него затрачены. А самое главное – вам ясно, что делать дальше для извлечения большей выгоды из этого робота или для создания нового помощника.
Надеемся, что было полезно. Теперь вы лучше понимаете, как правильно использовать робота так, чтобы эффективность от его наличия в компании была максимальной.
Подписывайтесь на наш Дзен-канал и узнавайте больше о работе с RPA-роботами!