Как устранить хаос в облаке и привести файлы в порядок

Когда команда использует для работы облачное хранилище, в рабочих файлах нередко начинается хаос. Сотрудники загружают файлы в общие папки, дублируют версии документов, дают сторонним исполнителям доступ к внутренней информации. Из-за этого в облаке легко потерять важную презентацию или отчет, а бывшие сотрудники легко могут поделиться базой клиентов с конкурентами.

Чтобы работа в облаке не тормозила бизнес-процессы и не угрожала безопасности, нужно правильно настроить облачное хранилище. В статье на примере облака VK WorkDisk рассказываем, как это можно сделать.

Создайте отдельные папки для разных команд или типов документов

Если заранее не определить и не закрепить структуру хранения документов, то сотрудники быстро превратят облачное хранилище в свалку.

Например, если вы попросите сотрудника найти презентацию с отчетом, то поиск по диску выдаст несколько десятков файлов «Презентация 1», «Преза», «Презентация маркетинг» — чтобы понять, какой вам нужен, каждый из них придется открывать и проверять. В итоге на это уйдет масса времени, а в результате окажется, что нужный файл случайно удалили.

Беспорядка в облаке можно избежать, если заранее предусмотреть папки под разные цели. Например, в VK WorkDisk можно разделить диск по отделам вашей компании — тогда каждая команда будет сохранять файлы в собственной папке, и документы дизайнеров не смешаются с документами разработчиков.

Для коротких проектов можно выдавать временный доступ, а внутри отделов можно предусмотреть деление документов по назначению. Например, для маркетологов можно создать папки для документов со статистикой, брифами, макетами, текстами и отчетами.

Пример организации папок в VK WorkDisk: им можно присваивать цвета, сортировать по дате создания, имени или размеру. Сотрудник сможет легко сориентироваться, куда загрузить документ

Установите разные уровни доступа к файлам

Иногда сотрудникам дают доступ ко всем файлам, которые есть в корпоративном облаке: работники могут удалять, скачивать и редактировать любые документы. В результате человек может пересылать информацию конкурентам, случайно удалить или повредить чужие наработки.

Например, менеджер может по ошибке открыть не свою презентацию и случайно сбросить настройки оформления. Тогда дизайнерам придется тратить дополнительное время, чтобы поправить верстку, и отвлекаться от текущих задач.

Чтобы сохранить файлы в порядке и безопасности, нужно дать сотрудникам разные уровни доступа к документам компании. Такая возможность есть у VK WorkDisk. Например, для документов отдела дизайна можно выдать разрешения так: дизайнерам — редакторский доступ, разработчикам и маркетологам — доступ на просмотр. Так дизайнеры смогут вносить изменения, а разработчики и маркетологи — скачивать файлы и использовать в проектах.

В VK WorkDisk есть три уровня доступа: для просмотра, редактирования и комментирования. Их можно настроить для тех, у кого есть ссылка, либо выдать по электронной почте

Настройте синхронизацию документов на компьютерах

PDF, PSD, CDR и некоторые другие файлы нельзя редактировать в облаке, поэтому приходится их скачивать, открывать в других программах, а потом возвращать новую версию на диск.

В таких случаях возникает путаница: сотрудники не могут разобраться, какая версия документа актуальная, а иногда вовсе забывают обновлять файл в хранилище. Из-за этого компания может потерять деньги. Например, SMM-специалист забыл обновить отчет по рекламе в соцсетях, и маркетолог посчитал рекламный бюджет, опираясь на устаревшие данные.

Чтобы не тратить время на бесконечное сохранение новых версий и удаление старых, настройте синхронизацию. Например, в VK WorkDisk можно к папке на компьютере привязать папку из облачного хранилища. Если переместить в нее файл с компьютера, он автоматически загрузится в облако и заменит старый документ. Это быстрее, чем открывать хранилище в браузере и вручную обновлять файлы.

При добавлении файла в папку с синхронизацией, он обновляется в облаке, но при этом сохраняется на жестком диске: так с документом можно работать на компьютере, а в хранилище всегда будет актуальная версия

Как еще VK WorkDisk упрощает работу с документами

VK WorkDisk — это надежное облачное хранилище с широким функционалом для компаний любых размеров. Вот несколько особенностей, которые сделают вашу работу с диском еще комфортнее.

• Файлы могут редактировать несколько человек одновременно прямо в облаке. Вы сможете изменять текстовые документы, презентации и таблицы всей командой одновременно — не придется тратить время, чтобы пересылать друг другу правки и ждать, пока коллега их внесет.
• Отказоустойчивые серверы размещены на территории России — ваши файлы не повредятся, к ним не отрежут доступ, и их не украдут злоумышленники. Даже если на сервере произойдет сбой, файлы останутся в безопасности, и доступ к сервису быстро восстановят.
• Диск сохраняет разные версии файлов. Вы сможете восстановить документ из корзины или отменить изменения, которые внесли несколько несколько часов назад.
• Облако легко подключить. Сервис синхронизируется с другими онлайн-хранилищами, поэтому вы сможете в один клик перенести из них файлы в VK WorkDisk. В результате сэкономите время и не потеряете данные в процессе переноса.
• Размер диска распространяется на всю компанию. Вам не придется подстраивать индивидуальный тарифный план для каждого сотрудника. Достаточно выбрать нужный объём хранилища до 3 террабайт, и им смогут пользоваться все работники компании.

Переходите на сайт VK WorkDisk , чтобы узнать больше о преимуществах сервиса и выбрать тариф под ваши задачи.