Решили выбрать главное и сосредоточиться на нем? Правило Парето предполагает выбор самых важных бизнес-процессов и операций. Но сначала стоит разобраться в терминах: что такое бизнес-процесс, операция, какие они бывают и каковы критерии важности.
Надеемся, вам поможет краткое описание того, что такое операция, процесс, и какие бывают процессы и операции.
Бизнес-процессы компании определяются ее стратегией. Какими бы они ни были, все они делятся на основные, вспомогательные и процессы управления. Как понять, что перед нами бизнес-процесс, а не другая бизнес-сущность?
Проще всего бизнес-процессы определить по повторяемости: раз в день, час, неделю, месяц или год, или же при наступлении определенного события запускается установленный всегда один и тот же порядок действий, следующих одно за другим. Эти действия называют операциями.
Операции бизнес-процессов могут быть простыми, составными и сложными. Сложную выполняют более одного человека (операторы).
Может возникнуть вопрос: нужно ли ставить в один ряд с операциями, выполняемыми людьми, машинную операцию? Можно: оператором считается ИТ-служба, а инструментом – код.
Один оператор в конкретный момент может быть исполнителем только одной операции, даже если одну операцию выполняет несколько операторов.
Одна и та же операция может относиться сразу к нескольким процессам, входить в состав подпроцессов и функций. В ходе выполнения последовательности операций, оператор может менять роли.
Есть циклические операции. Это такие, которые выполняет один и тот же оператор, придерживаясь непрерывной последовательности отдельной операции или определенного блока операций. Операции могут быть периодическими – выполняемыми с определенной регулярностью, через определенные промежутки времени или в рамках циклов бизнес-процессов.
Есть операции условные – которые не выполняются ни регулярно, ни периодически, а только по наступлению определенного события. Незапланированные операции – это обычно чрезвычайные события. Цель операции в таких событиях – сохранить процесс. Как только наступает подобное событие – операции, подпроцессы, функции встраиваются в бизнес-процесс, а как только ситуация выравнивается – отменяются.
Есть также уникальные операции, вероятность использования которых настолько мала, что под них не разрабатываются стандарты. Все другие операции описаны в стандартах – они включены в описания бизнес-процессов.
Процессы состоят из операций. Однако при описании процессов оперируют такими понятиями как «событие», «функция», «активность». Операции входят в каждую из этих единиц.
Как можно описать процессы, если смотреть на них как на перечень следующих одна за другой операций?
Основные процессы включают в себя операции, последовательно обеспечивающие переход одного состояния объектов в другое: деньги превращаются в продукты или услуги, информация – в документы, базы.
Управленческие процессы состоят из операций, обеспечивающих выполнение требований к входу-выходу, требуемой квалификации, инструкций к операциям и пр.
Вспомогательные процессы состоят из операций, обеспечивающих основные и управленческие процессы необходимыми ресурсами – кадровыми, материальными, информационными.
Некоторые операции можно автоматизировать. Автоматизация – одно из направлений оптимизации процессов.
Проект – это нерегулярный процесс, который состоит из специально разработанных операций. Проекты делят на типовые и уникальные. Типовые ведутся там, где есть потоки однородных событий. Проект может предусматривать циклические операции и функции. Уникальные проекты могут включать в себя уникальные операции, могут носить творческий характер. В этом случае требования к исполнителям в разы выше.
У процесса есть владелец – это тот, кто может менять параметры процесса. Есть также собственник процесса – тот, кто делегирует владельцу права, связанные с процессом. Собственник может менять владельца процесса, не согласовывая свое решение ни с кем. Владелец может управлять процессом, согласовывая или без согласования с собственником, в зависимости от корпоративной культуры и регламентов. Собственник – владелец процесса управления владельцами процессов.
Выбирайте среди своих процессов главные и используйте правило Парето, учитывая эту информацию, понимая взаимосвязи и грамотно описывая структуру процессов.