Работодатель обязан передавать работникам расчетные листки — так гласит Трудовой кодекс РФ. Однако сегодня, когда существует тенденция к переходу на электронный документооборот, а большинство компаний уже работают с ЭДО, есть ли необходимость передавать сотрудникам бумажные расчетные листки? Или в 2023 уже можно перейти на электронный формат, и правомерно ли это?
Обязанность работодателя извещать работника о составных частях заработной платы закреплена в ст. 136 Трудового кодекса РФ. До недавнего времени вопроса о том, как передавать сотрудникам расчетные листки, не стояло: распечатали, нарезали, раздали. И лишь одному бухгалтеру по зарплате ведомо, сколько времени и сил печатно-резательная работа отнимает. Гораздо проще было бы отправлять расчетные листки сотрудникам в электронном виде. Вот только не будет ли это нарушением?
В письме от 20 января 2023 г. № 14-6/ООГ-296 Министерство труда и социальной защиты РФ о порядке извещения работника о составных частях заработной платы.
В соответствии с данным письмом, извещение сотрудников в электронном виде не будет нарушением лишь в случае, когда в организации ведется электронный кадровый документооборот.
При этом форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 Кодекса для принятия локальных нормативных актов. А порядок извещения о составных частях заработной платы устанавливается локальным нормативным актом работодателя.
Таким образом, направлять сотрудникам электронные расчетные листки вправе только работодатели, перешедшие на ЭДО. Прочие же должны выдавать расчетные листки на бумаге.
Как упростить передачу расчетных листков сотрудникам
Перейти на электронный документооборот гораздо проще и быстрее, чем кажется. А преимущества перед бумажным неоспоримы. Если ваша компания еще не перешла на ЭДО – сделайте это прямо сейчас. Специалисты ГК «Решение» помогут наладить электронный документооборот в вашей организации абсолютно безболезненно.
Если же вы уже используете ЭДО, для простой передачи расчетных листков работникам рекомендуем использовать сервис «1С:Кабинет сотрудника». Как и чем он может помочь?
С помощью «1С:Кабинет сотрудника» можно выдавать расчетные листки в электронном виде. Вы сэкономите значительное количество времени, так как не придется распечатывать расчетные листки и выдавать их под подпись сотрудникам.
Сотрудник получает расчетный листок в личном кабинете и подписывает его своей электронной подписью. Информация о том, кто подписал расчетный листок, а также дата подписи расчетного листка доступны в программе 1С.
При использовании «1С:Кабинет сотрудника» сокращается время, которое сотрудники и бухгалтерия тратят на предоставление расчетных листков, согласование отпусков, получение справок и других документов. Сотрудникам не нужно ходить в бухгалтерию, а бухгалтерии отвлекаться от своих дел.
Хотите попробовать «1С:Кабинет сотрудника»? Подключиться можно здесь. Работать с сервисом гораздо проще.