Не удивимся, если услышав “База знаний компании” вы подумаете о классных книжках, которыми сотрудники могут делиться с другими.
Спешим вас расстроить дважды. Во-первых – это не так. Во-вторых, если у вас еще нет базы знаний в компании – стоит срочно это исправить!
Давайте начнем с основ. Что же такое база знаний, для чего она нужна и почему на самом деле так важна?
База знаний — это логически выстроенная корпоративная энциклопедия, которую компания собирает из инструкций, договоров, шаблонов, правил, внутренней и обучающей информации.
База знаний может храниться на различных ресурсах: это может быть облако (гугл-диск, яндекс-диск), могут быть созданы папки на стационарных компьютерах, или же удобно собраны внутри CRM-системы. А то знаем мы как бывает – иногда весь опыт и знания компании хранятся в голове старейшего сотрудника. И представьте себе, что будет, если он уйдет в отпуск, заболеет или вообще решит уволиться ;)
Если хранение, доступ, обновление базы знаний адекватно организованы, сотрудники не будут тратить много времени на поиск нужного документа или регламента. Это позволит существенно снизить влияние человеческого фактора, не концентрировать весь опыт компании на нескольких сотрудниках, снизить нагрузку на персонал, постоянно отвечающего на рутинные вопросы. Давайте представим, что есть Олег, который работает уже более 5 лет. И каждый его день начинается одинаково…
«Олег, а как правильно оформить договор, чтобы не было правок?» — спрашивает коллега. Олег отвлекается, находит шаблон, отправляет шаблон, вспоминает на чем остановился и хуже концентрируется на основной работе. База знаний поможет Олегу.
Несколько рекомендаций, если у вас в компании еще нет базы знаний, и вы решили составить её самостоятельно.
Храните информацию в едином сервисе
Когда документы хранятся на разных сервисах, а еще и в распечатанном виде, сотрудник полдня ищет нужный шаблон или образец договора. Находит заветную форму, а потом оказывается, что она была давно изменена, улучшена и актуализирована. База знаний помогает собрать текстовые документы, таблицы, аудио- и видеофайлы со всех ресурсов компании и упорядочить их в едином сервисе.
Выстраивайте логичную структуру
Маршрут поиска должен быть понятен для каждого сотрудника. При формировании базы знаний обратите внимание на названия всех папок, документов, шаблонов и регламентов. Они должны быть интуитивно понятны и логичны. Тут не должно быть названий вроде “Тотсамыйправильныйвариантдоговора”. Ну и сама структура папок должна быть прозрачна, иначе сотрудник все так же будет перебирать уйму файлов, просить коллегу прислать актуальную версию документа.
Следите за актуальностью информации
Удаляйте устаревшую, ненужную и бесполезную информацию сразу. Вся информация в базе знаний должна быть актуальна и служить опорой для сотрудника. У вас изменились скрипты работы? Обновите их. Поменялся шаблон договора? Обновите, чтобы потом не заниматься исправлением ошибок сотрудников ;)
Помните, что база знаний не только будет удобна для уже работающих сотрудников, но и поможет быстро адаптировать новичка к работе.
Благодаря структурированной информации, новые сотрудники смогут быстро понять кто есть кто в компании, будут точно знать, где найти правильные шаблоны для любой своей работы, а также смогут не волноваться за правильность ее выполнении. И еще один важный бонус – в процессе адаптации новички смогут меньше отвлекать давно работающих сотрудников из-за рутинных вопросов. С помощью базы знаний опыт сотрудников превращается в знания компании и наоборот. Если сотрудник уйдет в отпуск или перейдет в другую компанию, рабочий процесс не встанет.
Использование базы знаний вносит порядок в работу, помогает в адаптации и выстраивании всего рабочего процесса. С ней вы можете быть уверены в экономии времени на введение нового сотрудника, на адекватности исполнения поставленных задач, а также в едином и понятном формате общения между сотрудниками.
В своей работе мы часто используем функционал системы управления командой Platrum. Она удобна тем, что внутри одной системы мы можем собрать как обучающие материалы, так и все необходимые шаблоны, документы, информацию для работы как новеньких сотрудников, так и тех, кто уже давно в компании. В ней объединяются сразу и необходимые документы и обучающие курсы для сотрудников всех уровней.
Тут мы собрали классные примеры, которыми мы сами пользуемся в своей компании: структура, документы и, конечно, обучающие курсы.
