Чтобы компания работала как единый механизм очень важна налаженная внутренняя коммуникация. Это и взаимодействие между разными подразделениями, и даже между участниками одного проекта.
Красный сигнал для наладки коммуникации - вы не знаете всех своих коллег по именам или «в лицо», не знаете какой сотрудник за какие функции отвечает или не знаете к кому обратиться по определенному вопросу.
Хорошо, вы решили, что нужно наладить или усовершенствовать каналы коммуникации. С чего начать? Разберемся вместе с Андреем Сазоновым, руководителем проектов в digital-агентстве «Интериум».
В начале, важно понимать, чего именно вы хотите добиться с помощью внутренних коммуникаций. Хотите, чтобы сотрудники летели на работу, как на праздник, были счастливы и молились на вас? Это невозможно. Никакие коммуникации тут не помогут. Однако, они точно помогут ускорить и наладить рабочие процессы, сохранить ценные кадры, а также создать в компании благоприятную атмосферу.
В современных реалиях личные потребности очень важны и сотрудники не склонны слепо повиноваться приказам руководства. Профессионалы имеют много независимости - они могут спокойно уйти из компании, если их что-то не устраивает. Также важной составляющей является уверенность в том, что работодатели заботятся о них. Но некоторые руководители не принимают это во внимание. Руководители работают не с самой проблемой, а с «симптомами», стараясь все свести к манипулированию деньгами или вводя обязательные командные тренинги и это не всегда дает нужный эффект.
Необходимо иметь четкие и выраженные принципы, а также корпоративные ценности, что бы еще на начальном этапе сотрудники имели понимание, как руководство намеренно завоевать их доверие. Конечно, не стоит перебарщивать и заставлять всех сотрудников учить гимн компании, а вот брендированная канцелярия и даже стикер для ноутбука – это тоже канал внутренней коммуникации.
Выстраивание коммуникации стоит начать с простых задач:
- знать по имени и в лицо ключевых людей компании;
- информирование о происходящем в компании, а также ее ключевых проектах;
- был уверен в том, что руководству не плевать на него.
Еще одной задачей стоит отметить – неформальное общение. Чтобы сотрудник мог провести досуг с коллегами. Формат тут неважен – это и пиво вечером в пятницу, и тимбилдинг или корпоратив. Главное, чтобы самим сотрудникам это было интересно, а не в формате принуждения.
Теперь все разберем по пунктам.
Каналов для информирования сотрудников большое количество и некоторые из них мы разберем. Однако, все еще самый эффективный — это личные встречи или же встречи в формате видеоконференции.
Такие встречи — отличная возможность для понимания, над чем команда работала определённый период, как это отличается от того, что сделали другие команды. Использование опыта работы коллег помогает усовершенствовать то, что они сделали, но адаптируя под свои задачи, с учетом ошибок.
Встречи стоит поделить на личные - то есть напрямую с руководящим звеном или директором, проектные – руководителя с командой, а также встречи всех руководящих звеньев. К сожалению, частой ошибкой является то, что все встречи переходят в формат, что подчиненные отчитываются руководству, не имея на этой обратной связи. Это создаёт впечатление, что работают только менеджеры, а руководители только ставят задачи. Руководящему звену также нужно рассказывать о проделанной работе, успехах и ошибках. Это создает дополнительное доверие между руководством и подчиненными и помогает избежать дополнительных ошибок в работе.
Информационной открытости также отлично помогает горизонтальная ротация. То есть переход сотрудников из одного департамента или проекта в другой. Это замотивирует сотрудников узнавать больше о работе коллег и даст возможность попробовать и проявить себя в разных областях. Также это предотвратит «выгорание» и увеличит количество новых идей. Опять же, такая возможность карьерного развития должна быть, но не в обязательном формате. Например, принудительное перебрасывание ассистентов с одного проекта на другой застопорит рабочие процессы, ведь руководителю придется снова с нуля объяснять все нюансы проекта, а ассистенту перестраиваться на другой формат работы.
Сетевые ресурсы – максимально эффективные способ взаимодействия между сотрудниками и разными департаментами и подразделениями. На внутренних порталах сотрудники могут узнать, чем занимаются их коллеги и у кого какие обязанности.
Использовать стоит то, что подходит именно вашей компании – это и внутренние чаты, видеоконференции, Google Docs, ресурсы удаленного доступа, инструменты для планирования. Все это помогает сделать обмен информации проще и повысить эффективность.
К наиболее популярным ресурсам планирования и информирований можно отнести Мегаплан, Slack, corpstories, ПланФикс, Trello.
Проверить эффективность разных каналов коммуникации помогут внутренние исследования и интервью. Сбор обратной связи очень важен – это не только даст точные показатели, но и даст сотрудникам понять, что их мнение важно.
Какие бывают проблемы при передаче информации:
- Отсутствие единого стандарта подачи материала. Подача должна быть четко структурирована для всех подразделений. Это упростит коммуникацию между разными структурами. Например, отчетные или финансовые таблицы единого образца не составят труда в них разобраться.
- Некачественные сообщения. При постановке задачи стоит четко и подробно указывать, что именно вы хотите. Например: кому, что надо сделать, для чего, до какого времени. Стоит указывать весь объём информации, чтобы у коллег возникало меньше дополнительных вопросов. Зачастую отправитель, пытается сэкономить свое время и не утруждается подробностями, но в итоге затрачивается еще больше времени и усилий с двух сторон, за счет большого количества уточняющих вопросов и ответов на них.
- Разные каналы коммуникации по одному вопросу. Так начало общения может начаться в почте, дополнительная информация передается через WhatsApp, а конец переписки в Slack. Чтобы сложить весь запрос воедино, потребуется немало времени, а если к этой задачи потребуется снова вернуться через продолжительное время, то найти начало и конец может быть уже мало возможным.
- Неправильные коммуникационные группы. Сотрудники могут получать большой объём неактуальной информации.
- Несоответствие канала коммуникации. Некоторые вопросы быстрее и легче решить по голосовой связи, а другие лучше расписать в текстовом формате.
- Несоблюдение взаимных договоренностей. Если вы договорились, что в вашей проектной группе нужно реагировать на сообщения в течении определенного времени, но нарушаете эти договоренности, будьте готовы, что также поступят и в ответ.
- Дублирование информации. Постановка одной задачи от разных руководителей.
- Тактическое несоответствие. Оборудование сотрудников должно соответствовать запросам руководства.
Налаживание внутренних коммуникаций не делается за один день. Это долгий процесс проб и поиска оптимального варианта именно для вашей компании. Однако стоит помнить, что тут важно участие всех сотрудников и работа заодно, а не друг против друга.