До совещания пять минут, вы проверяете все ли готово и обнаруживаете, что на столе нет важных документов. Вспоминаете, кого просили их распечатать.
Далее сценка:
– Маша, где отчет?
– Какой отчет?
– Я по телефону два часа назад просил его распечатать!
– А, я думала это на завтра
Первая реакция: отправить Машу в… отпуск или еще куда подальше. Простая задача на две минуты, почему не работает? Приходится возвращаться к “хочешь сделать хорошо - сделай это сам”. Контролировать каждый шаг своих сотрудников и ничего не успевать.
Стоп!
Если лыжи не едут, то может нужны ласты?
4 способа постановки задач
Способ 1: “Телефон + ковер + микроменеджмент.”
Самый быстрый, простой и не рабочий. Все задачи вы ставите лично, вслух, чтобы видеть глаза сотрудника и точно быть уверенными, что вас поняли. Потом проверяете каждый этап на пути к цели. Шаг влево, шаг вправо - побег, прыжок на месте - провокация.
На выходе получаем мечту инженера - роботов, действующих по программе. И чем выше уровень “роботизации” сотрудника, тем подробнее нужны ТЗ, и тем хуже работает отдел. А это не те дроиды, которых мы ищем.
Способ 2: TOTE
Составить “инструкцию по чтению инструкции” или алгоритм действий - наше все. Способ рабочий, если не увлекаться и применять его грамотно. Хорошо подходит с молодыми специалистами или задачами где нужно держать в голове много мелких деталей.
Расшифровка аббревиатуры следующая:
Test1 – конкретный результат
Operation – что нужно сделать, чтобы получить результат;
Test2 – как мы поймем, что на пути к цели
Exit – как мы поймем, что уже дошли до результата.
На примере: “подготовить письмо для рассылки по клиентской базе о новинках в товарах”
Test1
Нужно составить письмо по шаблону (прилагаю) и нашим правилам (в чек-листе). Текст должен содержать Заголовок, картинку, быстрые ссылки на сайт и контакты компании.
Operation
Чек-лист задачи:
- Изучить шаблон и чек-лист по созданию писем;
- Скопировать в шаблон основные смыслы, удалить неактуальную информацию и заменить ее новой;
- Проверить письмо по чек-листу и на соответствие. Обязательно проверить ссылки и контакты!
- Согласовать результат.
T2: еще раз сверить готовый результат с шаблоном.
E: результатом будет согласованное письмо, готовое к загрузке в рассыльщик.
В итоге получаем то самое “внятное ТЗ”, которое обеспечивает результат отличный, от того при котором оно отсутствует.
Но что делать, когда сотрудники уже научены писать письма и начали проявлять инициативу?
Радоваться!
И использовать универсальный инструмент постановки задач.
Способ 3: SMART
Метод широко известен и быстро стал популярен за счет своей простоты и наглядности. Итак, какой должна быть задача?
Specific – конкретная;
Measurable – измеримая;
Achievable – достижимая;
Relevant – значимая;
Time bound – ограниченная во времени
Конкретная это не “Маша распечатай отчеты”, а “Маша распечатай отчеты из папки “важное”, формат А4, цветная печать”. Это как минимум избавляет вас от вопросов, как максимум от проблем, если вопросы заданы не будут и отчеты экономная Маша сделает черно-белыми.
Измеримая - в случае с отчетами понятно, там есть количество. А вот с задачей по типу “повысить процент продаж” руководители часто делают ошибку. Повысить насколько? Разумеется, чем больше тем лучше. Но ведь повышение на 0, 01 % это все равно повышение. Да и стремиться к бесконечности, наш мозг неспособен. Ему конкретные цифры подавай. Если их не назначите вы - придумают сотрудники. И не факт что те, которые вам хотелось бы видеть.
Достижимая - очень хочется повысить план продаж в пять раз на февраль. Но ваши сотрудники просто его не сделают. А опытные решат, что это шутка такая.
Значимая - возвращаемся к Маше. Зачем вам эти отчеты? Почему Маша должна отдать этой задаче приоритет хотя у нее есть еще 10 задач на сегодня. Да все просто! На совещание они нужны. Вот и скажите об этом.
“Маша, распечатай отчеты из папки “важное”, формат А4, цветная печать. Мне они нужны на совещание”
А менеджерам можно сказать что повышенный план продаж = повышенная прибыль = повышенная премия сотрудникам.
Ограниченная во времени - здесь все ясно. Отчет нужен к 13:00, а план выполняется до 31 числа текущего месяца. И даже если все знают, когда у вас обычно совещания - это нужно зафиксировать. Чтобы проставить приоритеты дедлайн важно видеть.
Видеть где? Об этом отвечаем ниже.
Способ 4:
Помните первый способ? Про телефон, ковер и что из этого вышло. Так вот. Спойлер: задачу нужно фиксировать - иначе она сбежит.
Где фиксировать и какие средства для этого использовать решать вам. Составить перечень заданий можно на листе бумаги, обклеить рабочий стол стикерами или повесить в отделе планер-доску.
Многие руководители используют таск-менеджеры: To Do List, Goal Planner. Календарь в Outlook или Google-календарь. У каждого из этих способов есть свои достоинства и недостатки. И к большинству из них приходится добавлять системы контроля такие как Trello.
Еще вы можете воспользоваться нашим решением Jetchat. В нем вы есть возможность и ставить задачи, и контролировать этапы их выполнения.А еще удобный чат для быстрой связи с коллегами.
Мы набираем желающих на бета-тестирование приложения! Оставляйте заявку на сайте - https://vc.ru/u/1289873-jetchat