Почему многие сотрудники не любят ходить на собрания, а многие руководители не любят их проводить? Все объясняется достаточно просто – этот инструмент управления используется некорректно, что не дает эффективного результата, а только разочаровывает обе стороны.
Чтобы собрания были эффективны нужно немного дисциплины + понимание цели + активное включение сотрудников.
Итак, как этого достич?! Ниже пошаговый рецепт:
1) Знать и понимать зачем вы назначаете собрание, какую цель преследуете. Задайте себе вопрос, что в конечном счете вы хотите получить, какой итог собрания вас устроит. Задач, которые вы хотите решить на собрание может быть несколько, поэтому вам необходимо каждую задачу рассмотреть отдельно.
2) Составьте список вопросов, которые вы планируете обсудить, направьте его всем участникам собрания для предварительной подготовки к собранию. Никогда не начинайте задавать вопросы, которые не были озвучены в повестке, это демотивирует всех, у вашей команды будет ощущение, что вы пытаетесь их целенаправленно дестабилизировать их и преследуете только одну цель публично кого-то унизить. Направив вопросы сопроводите их пожеланиями подготовить предложения или виденье по данным темам, дайте понять сотрудникам, что высказаться должны будут все участники собрания. Если по какому-то вопросу нужна уникальная информация, которой обладает один сотрудник, предупредите его об этом, дайте ему возможность проявить себя полностью.
3) Определите дату и время оптимальные для собрания. Все регулярные собрания необходимо проводить в одно и тоже время и день недели, чтобы все сотрудники могли подстроить свои рабочие время с учетом этой встречи. Не рекомендуется проводить собрания более 2-х часов, концентрация будет потеряна. Если вопросов для решения много, то необходимо делать перерывы, каждые 1,5 часа. Оповестите всех участников, когда, во сколько, сколько и где будет проходить собрание. Убедитесь, что все участники знают о планируемом собрании и его деталях.
4) Начинайте вовремя! Поощряйте сотрудников, которые приходят вовремя – не заставляйте их ждать! Это будет стимулировать других сотрудников не опаздывать, а так же «опоздуны» будут знать в будущем, что никого ждать не будут. Если на встречи присутствуют внешние (незнакомые друг другу) сотрудники. Представьте сначала гостей, а потом свою команду.
5) Расставьте приоритеты. Всегда начинайте собрание с легких и приятных вопросов, это как разминка перед тренировкой, вы весело и непринуждённо начнете собрание, постепенно переходя к сложным вопросам, но ум уже будет «разогрет» и готов к решение трудных задач. Сложных вопросы важно успеть решить до того момента, когда участники начнут уставать. В заключении - вопросы умеренной сложности, не сложные, но требующие согласия большинства. Не забудьте, что высказаться должен каждый участники собрания, нам важно мнение каждого!
6) Управляйте ходом собрания! Ознакомьте всех участников с повесткой и спросите, есть ли у участников предложения что –то изменить или добавить. Предоставляйте собравшимся высказать свое мнение и почувствовать, что их слушают, что их мнение важно для вас и команды. Не давайте сотрудникам доминировать или насмехаться над идеями и взглядами других, не уходите в детали, позвольте сотрудникам «доработать» вопрос в рабочем порядке – доверьте им эту работу, но озвучьте результат, который вам нужен. Если вопрос сложный, а единого решения все нет, предложите проголосовать, будьте гибкими, не заставляйте людей действовать по вашей указке или выделяя лидеров из группы. После обсуждения каждого вопроса у вас должны быть сроки выполнения, ответственные, ресурсы и полномочия, если это необходимо, а так же обсудите промежуточные точки контроля.
7) Подведите итог. Резюмируйте кратко решения и планы, которые были приняты в ходе собрания, поблагодарите участников за встречу, особенно, тех кто выполнен предварительную подготовку к собранию или участвовал в организации его проведения. Напомните дату следующего собрания. По возможности, закончите собрание раньше намеченного срока. Направьте всем участникам протокол собрания, чтобы у всех была информация о дальнейших действиях и планах.
Основная задача – сделать так, чтобы люди не ушли с совещания демотивированными. Если ваши сотрудники выходят с совещания в хорошем рабочем настроении, в ходе него поддерживают ваши идеи и готовы прийти на следующую встречу – вы на верном пути!
Делитесь в комментариях, как у вас проходят собрания?!