Как ускорить приемку товара в магазине с помощью ТСД и избежать убытков

Получение товара — один из самых проблемных процессов в работе магазина. Причин, по которым что-то может пойти не так, уйма: пришла бракованная продукция, данные в накладных от поставщика не совпали с реальностью, невнимательные сотрудники допустили ошибку…Автоматизация приемки и использование ТСД решает большую часть этих проблем и снижает риск финансовых потерь для бизнеса. О том, как это работает — расскажем в статье.

Типичные ошибки сотрудников при приемке товара

По закону магазин принимает товар, если качество и количество привезенной продукции соответствует договору, заключенному между торговой точкой и поставщиком. В этом документе прописываются ключевые моменты:

• ответственность сторон;
• сроки поставки и проверки продукции на соответствие покупателем;
• перечень товаросопроводительных бумаг;
• условия возврата;
• способы урегулирования претензий и др.

При приемке работники должны четко следовать пунктам этого договора, но из-за невнимательности, спешки или неопытности частенько допускают ошибки:

• Не пересчитывают, не взвешивают товар. Новые сотрудники путаются, подписывают сопроводительные документы не считая, что пришло Как результат — недостача, недопоставка, пересортица не фиксируются, магазин теряет деньги.
• Ошибаются при ручном вводе данных в 1С. Перепутать строки и указать не те параметры при вводе информации вручную могут даже добросовестные продавцы. Кроме того, этот процесс затягивает время оприходования товара. А магазин, который медленно работает, быстро теряет клиентов.
• Не соблюдают сроки передачи данных в ЕГАИС. Фиксировать приемку алкогольной продукции в федеральной системе учета необходимо не позднее следующего рабочего дня после поставки (для сел этот срок составляет 3 дня). Несоблюдение этого требование влечет за собой наложение административного штрафа.

Ошибки не всегда возникают по причине халатного отношения персонала к работе: чаще это происходит от усталости, ведь ручной учет товаров — рутинный процесс. Решением этой проблемы станет автоматизация.

Пять аргументов в пользу приемки товара с использованием ТСД

Терминалы сбора данных облегчают жизнь работникам магазина и помогают бизнесу избежать убытков, возникающих из-за рассеянности или невнимательности персонала. С ними приемка превращается в автоматизированный процесс, обладающий неоспоримыми преимуществами перед ручным учетом:

1. В 3–5 раз сокращается время приемки и количество сотрудников, необходимых для организации этого процесса.
2. Сканировать товар можно сразу на месте выгрузки, ведь ТСД мобильны и не привязаны к электросети.
3. Не нужно распечатывать листы приемки — задание отправляется в электронном виде из системы учета на ТСД.
4. Терминал автоматически сверяет сканированные штрих-коды с документами поставки и сообщает о несоответствии.
5. ТСД минимизируют ошибки, возникающие при переносе данных в 1С или другую систему учета, так как не устает и не ошибается, в отличие от живых людей.

Выбор модели ТСД зависит от специфики товаров и потребностей торговой точки. Большинству розничных предприятий будет достаточно терминалов с 2D-модулями для считывания простых штрихкодов и маркировки Data Matrix. Но если магазин занимается реализацией, скажем, шуб, то потребуются ТСД с RFID-считывателями.

Возможности ПО DataMobile для приемки товара

DataMobile — специализированное российское ПО для ТСД, созданное для автоматизации товароучета на складах, в оптовых и розничных магазинах, в службах доставки и т. д. Приложение можно установить на любой терминал сбора данных, оно без проблем интегрируется с 1С, а обращение с ним не требует серьезного обучения.

ПО DataMobile позволяет автоматически сопоставлять фактический приход с данными накладных или счетов-фактур и избегать ошибок в учете новых поступлений. Документы приемки можно формировать прямо на ТСД. Работать над одним документом можно совместно с коллегами (групповая работа), что удобно, когда в магазин приходит большая поставка.

Если предприятие торгует алкогольной продукцией или товарами, подлежащими обязательной маркировке, то с помощью модуля DataMobile Маркировка оно всегда будет успевать в срок принять спиртные напитки на основании ТТН, проверить акцизные марки и корректность кодов для тех товаров, что отслеживаются через систему «Честный ЗНАК».

Приемка с DataMobile: пошаговая инструкция

Разберемся в тонкостях организации приемки с ПО DataMobile. Существует два способа:

• по заданию;
• по факту.

Приемка по заданию осуществляется, если в системе учета есть документ о приобретении товаров или услуг. В этом случае алгоритм выглядит следующим образом:

1. Из 1С на ТСД отправляется задание. Там автоматически указываются все позиции, которые должны были прийти в магазин со склада или от поставщика.
2. Оператор при помощи терминала сбора данных сканирует штрих-коды товаров из списка. Если под руку случайно попадает объект, которого нет в задании, программа тут же сообщает об ошибке.
3. Собранное задание выгружается обратно в систему учета и вносится в базу.

Если продукция поступила в магазин без сопроводительной документации, то придется оформить приемку по факту. Для этого нужно:

1. Отключить проверку задания и разрешить выгрузку неправильно собранных товаров в 1С.
2. Создать новый документ приемки на ТСД.
3. Отсканировать все поступившие в магазин товары.
4. Выгрузить документ.

При выявлении несоответствия реальной поставки с данными в сопроводительных бумагах, сотрудники составляют акт о расхождении в количестве.

Мы регулярно рассказываем о новых технологиях автоматизации бизнеса и свежих решениях рынка AutoID оборудования. Подписывайтесь на наш канал, чтобы не пропустить новые статьи и обзоры!

#приемка #ТСД #терминал сбора данных #автоматизация #приложение для ТСД #маркировка