Различные облачные технологии - уже норма для большинства отечественных компаний. Вместе с возможностями приходит легкий хаос. Чтобы избежать курьезных ситуаций в работе, мы дадим проверенные рекомендации по хранению необходимой регламентной и справочной документации.
Единая папка/папки
Ни в коем случае нельзя допускать такого, чтобы было несколько папок "Отдела продаж". Как это бывает: "Отдел продаж ВАЖНОЕ", "Отдел продаж сотрудники". И вот как разобраться в том, что в них происходит, особенно новому сотруднику?
Ещё интересный кейс. Супервайзеры любят создать свою персональную папку, куда начинают собирать документы, аналитику и так далее. И как руководству проверить актуальность доступной сотрудникам информации? Ой, сколько раз приходилось искать какой-то файл, а он был в таких местах...
Соблюдение структуры
Это логичное продолжение пункта выше. Как только определяется место хранения, нужно информацию расположить по полочкам.
Не должно быть такого, что в папке с графиками сотрудников располагается отчетность. Или чек-листы внезапно!
Совместно с сотрудниками продумайте облачное пространство, где какие файлы будут располагаться. Обязательно предусмотрите персональные папки для сотрудников: кто-то создает для себя памятки из справочных документов и регламентов; кто-то внимательно относится к выплате заработной плате, сам все считает и хранит историю.
Ответственный за правки
Уверены, что многие уже поняли, о чем мы хотим сказать.
Вспоминайте, как часто бывало: провели совещание, приняли решения, которые корректируют текущие бизнес-процессы. И всё! Все довольны, успешно разошлись.
И вот какой-то сотрудник что-то натворил. Его резко хотят наказать, но узнают, что он не в курсе новых правил. Регламент до сих пор никто не поправил. А могло пройти и полгода.
Именно поэтому призываем компании к тому, чтобы не просто принимать управленческие решения, но еще и повышать вероятность их исполнения, через распределение задач по ответственным. Особенно - внесение правок в нужные документы.
Запрет на внешние ссылки
Это нужно для того, чтобы никто ничего не поломал. Едва ли на облачном диске Вы будете хранить критически важную информацию по компании.
Бывают истории, что сотрудник не хочется стараться, берет и отправляет Клиенту ссылку на всю папку. Например: на всю папку "Портфолио". Можно случайно что-то удалить... А если постараться (если ссылка неправильно была сделана), то и получить информацию интереснее...
Обучайте сотрудников базовым принципам работы по предоставлению информации.
Итог
Берегите и правильно организуйте своё информационное пространство в компании. Облачные технологии позволяют быть гибкими, мобильными. Вот только должно быть удобно использовать все эти возможности.