Как мы обычно планируем? Берём листочки, стикеры, блокноты, карандаши или открываем заметки в телефоне. Начинаем, как правило, бодро. С понедельника, с начала месяца или года. Но потом что-то идёт не так: не хватает времени или пропадает желание заниматься конкретными задачами. И в итоге разочаровываемся и понимаем: планирование – не для нас. Но на самом деле научиться планировать – просто. Нужно понять, что задачи бывают всего трёх типов и разложить на эти типы все свои задачи.
Задачи бывают жёсткими, гибкими и бюджетируемыми. Всё! Когда придёт понимание, к какому типу относится задача, начнёт получаться и планирование. И тогда вы от него кайфанете. Планирование станет частью вашей жизни и уже не будет зависеть от понедельников, Нового года или подходящих лунных суток.
Разберёмся с жёсткими задачами. Их особенность в том, что они привязаны к определённому времени. И выполнить их можно только в это время. Это встречи, собеседования, ужины с подругами, деловые встречи, занятия для ребёнка. Жёсткие задачи никогда не надо держать в голове. Лучше всего записывать их в телефоне и настраивать напоминания.
Понаблюдайте, сколько у вас в день бывает жёстких задач и сколько из них вы ставите себе сами. С жёсткими задачами важно не переборщить, не планируйте их много, когда каждый час расписан по минутам. Мозг будет сопротивляться. И в итоге вы придёте к мысли, что планирование не для вас.
У гибких задач нет привязки ко времени, но, как правило, это те самые задачи, из которых состоят наши списки по 150 пунктов: купить продуктов, позвонить клиенту, сделать домашку с ребёнком, напомнить что-то сотруднику. Это важные задачи, хоть они и не имеют чёткого времени исполнения. Но к гибким задачам нужно подобрать свою методику – списки с ними не работают.
Предлагаю посмотреть: сколько у вас гибких задач, и как вы в них ориентируйтесь. Они на бумаге записаны, это список в телефоне или вы их все держите в голове?
Если хотите научиться планировать – не держите свои планы в голове. Это может показаться странным, но это единственный способ.
Третий вид задач, которые мы почему-то не выделяем отдельно, – бюджетируемые. Это объёмные задачи, которые требуют усилий и ресурсов: временных или денежных. Как правило, они имеют дедлайн. Это не жёсткие задачи, которые к конкретному времени привязаны, а целевые. Если вам удобнее, можете так их и называть. Это те задачи, где надо сесть и подумать, где надо распределить усилия. Их часто нельзя сделать за один раз, потому что эти задачи бывают пошаговыми. И будет ошибкой смотреть на них так же, как на все остальные.
Допустим, у вас в календаре записана встреча, потом стоит задача сходить в магазин и ещё одна: купить шкаф в гардеробную. И этот шкаф – и есть бюджетируемая задача, потому что его надо поискать, потратить на это время, посмотреть, что с деньгами. Это точно задача не на 10 минут! А мы её вписываем в список обычных дел. Бюджетируемые задачи в первую очередь требуют временного ресурса, но мы на них смотрим так же, как на все остальные. И это ещё одна причина того, почему наши попытки научиться планировать и внедрять себе это как привычку – разваливаются.
Посмотрите, проанализируйте, сколько у вас есть текущих бюджетируемых задач, сколько подходов к ним вы уже сделали и сколько раз отложили на завтра. Учитесь чётко разделять задачи на жёсткие, гибкие и бюджетируемые. Понаблюдайте и проанализируйте пару-тройку дней: сколько у вас в каждом дне жёстких задач, сколько гибких и сколько бюджетируемых. Сделайте выводы. Возможно, что-то станет для вас открытием.
Это очень коротко, но важно для того, чтобы начать включаться в тему планирования. Желаю вам интереснейших наблюдений!
В следующей статье разберёмся с темой: «Как принимать решение, если страшно».
Если статья показалась вам полезной и интересной, ставьте лайк или делитесь ей в соцсетях. Подписывайтесь на канал, впереди много полезных материалов.