В этой статье мы рассмотрим способ ведения учета денежных средств с закрытием кассы в конце месяца и ограничением возможности внесения изменений. То есть в течение месяца вы или ваш бухгалтер вносите данные в таблицу Excel (сумма, контрагент, вид затрат, комментарии) и в конце месяца нажатием одной кнопки "закрываете" файл и делаете невозможными изменения в нем.
В целом файл выглядит очень просто:
Как всегда по порядку:
Столбец А - дата. Изначально в ячейках столбца вписана начальная дата. В процессе использования ставьте необходимые даты поверх содержимого ячеек.
Столбцы В, С, D - приход, расход и остаток денежных средств соответственно.
Столбец Е - вид операции. Видов операций не может быть много, старайтесь писать их поменьше.
Столбец F - контрагент. Указываете наименование предприятия или физического лица с которым связана денежная операция.
Столбец G - примечание. Здесь пишете то, что считаете нужным дополнительно сообщить об операции. Чем больше будет информации об операции, тем проще вам будет в дальнейшем вспомнить, что же это было.
В столбцах I, J, K, L по строке 2 виден статус кассы. То есть закрыта она или открыта. Когда касса открыта, то указанные ячейки выделены зеленым цветом и есть соответствующая надпись (см. картинку выше), когда касса закрыта то ячейки статуса выглядят вот так:
Когда статус кассы будет выглядеть так, изменение в кассу уже вносить нельзя. Лист будет запаролен.
Если же все-таки какой-то умелец снимет пароль и внесет изменения в кассу, то в таком случае лист кассы будет выглядеть вот так:
На этой картинке видно, что после закрытия кассы, кто-то снял пароль с листа и изменил ту операцию, где стоит сумма 600 000. При закрытии сумма была другая. Вот так будут видны изменения.
Сразу хочу отметить. В Excel нет надежной защиты от взлома паролей и несанкционированных изменений. Excel - это просто электронные таблицы в которых информационная безопасность стоит даже не на десятом месте. То есть, все эти защиты, которые есть в этом файле можно обойти. НО! Если, все ж таки эти изменения будут сделаны (а для этого знания Excel должны быть далеко не начальные), это будет говорить исключительно о злом умысле. Ни о какой случайности в такой ситуации речь идти не может. Случайно это сделать невозможно!
Как закрывать файл?
Файл закрывается на листе "Service".
Как видите: на листе находится только одна кнопка для закрытия и все. Эту кнопку можно было бы разместить на листе "Kassa", но тогда возрастает риск случайного закрытия кассы, а это процесс необратимый.
ОБРАЩАЮ ВАШЕ ВНИМАНИЕ: ПОСЛЕ НАЖАТИЯ КНОПКИ "ЗАКРЫТЬ КАССУ" ОТМЕНИТЬ КОМАНДУ НЕВОЗМОЖНО!
То есть этот файл является одноразовым, его нельзя использовать повторно.
Для чего можно использовать этот файл?
Если у вас есть необходимость периодически закрывать имеющуюся кассу без возможности корректирования, то этот файл вам подходит. Если вам нужно периодически (неделя, месяц, квартал) закрывать кассу, то мы можем сотрудничать на постоянной основе. К определенной дате (которую вы укажете) мы будем высылать вам шаблон готовый к использованию.
Кроме того!
Его можно использовать в том виде как показано в выше, а можно привязать к любому файлу на нашем сайте. То есть можно делать полный отчет (с необходимыми формами отчетности) и закрывать его. В общем вариантов применения много. Пишите и вместе подумаем как решить вашу проблему.
Если же вам нужен просто описанный выше файл - переходите по этой ссылке в наш магазин.
Приглашаю вас на свой сайт, где вы сможете не только прочитать эту статью полностью, но и найдете много полезной информации по управленческому учету без воды, а также различные электронные таблицы, для удобства вашей работы.