Мы уже публиковали несколько статей посвященных контролю исполнительской дисциплины в различных инструментах, таких как: Битрикс24 и 1С:Документооборот.
Сегодня мы вновь будем говорить о задачах, но уже задачах конкретного сотрудника, а также о тех важных принципах, которые исключительно важны для того, чтобы эффективно спланировать свою загрузку.
В рамках консалтинговых работ мы часто сталкиваемся с задачей создания «института планирования» внутри организации. И если с постановкой задач подчиненным все понятно, то с персональными задачами самого сотрудника есть определенные проблемы.
Дело в том, что контроль исполнительской дисциплины подчиненных – задача исключительно полезная прежде всего потому, что дает необходимый материал для принятия множества управленческих решений: от благодарности или выговора, до расчета финансовой мотивации и загрузки конкретного специалиста.
Все это приводит к тому, что руководители хочешь не хочешь, но привыкают ставить задачи своим сотрудникам в системе. Совсем другое дело – это фиксировать свои персональные задачи, причем это касается и руководителей, и рядовых сотрудников.
Давайте прежде всего ответим на вопрос, а для чего это все нужно.
Прежде всего, чтобы освободить голову и не держать в напряжении память, опасаясь при этом, что что-то вылетело из головы. Это, пожалуй, самый главный мотивирующий фактор.
Дальше идут очевидные выгоды от планирования, которые с легкостью можно найти в любых книгах по тайм-менеджменту: планирование своего времени, достижение декомпозированных на задачи целей и т.п.
В ходе работы с Клиентами мы выделили несколько базовых тезисов, которых стоит придерживаться при планировании своих задач:
1. Все планирование персональных задач должно вестись в одном месте или одном инструментарии.
Это значит, что, если сегодня сотруднику необходимо подготовить коммерческое предложение для компании ООО «Ромашка», а затем после работы съездить за новыми саженцами для дачи – все эти задачи должны быть в одном месте. Нет ничего хуже, когда личные задачи и рабочие ведутся в разных местах или ежедневниках – в какой-то из них вы обязательно забудете заглянуть.
2. Персональные задачи нужно вести в том инструменте, который доступен для вас 24/7.
Если вы вспомнили о новой задаче, которую еще не успели зафиксировать в метро по пути домой – у вас должна быть возможность ее сразу же добавить в список.
В противном случае она рискует быть забытой. В этом смысле, разумеется, мобильные устройства являются тем самым девайсом, который почти всегда под рукой. Если для кого-то это блокнот или ежедневник – пожалуйста, тут ограничений нет.
3. Третье правило вытекает из второго – как только задача появилась, она должна быть добавлена в список.
В ГК Ларга таким инструментом является система Битрикс24, мы уже рассказывали, что это основной управленческий и коммуникативный инструмент и управление личными или персональными задачами – не исключение.
Приглашаем вас оценить эффективность и удобство Битрикс24 для решения задач, как вашей компании, так и персональных задач сотрудников. Наши специалисты имеют обширный опыт не только настройки, но и интеграции системы в имеющуюся корпоративную культуру.