Для начала - какие бывают поглотители?
Я для себя делю поглотители времени (неконструктивные, но затягивающие дела) на четыре основные блока по двум критериям:
- Персональные или корпоративные.
Персональные обусловлены личными особенностями человека (например, перфекционизм, излишняя импульсивность, неумение говорить "нет", обидчивость и пр.).
Корпоративные обусловлены взаимодействием людей в структуре (например, болтовня, затяжные процессы, бюрократия и пр.).
- Очевидные или невероятные.
Очевидные мы отмечаем сами как поглотители (например, курение, бесконечный чай/кофе, различные виды прокрастинации, залипание в соцсетях и пр.).
Невероятные подделываются под серьёзные дела (например, чтение, обучение, совещания и пр.), но на деле тратят гораздо больше времени, чем на них было запланировано.
Чуть подробнее про классификацию в этой статье.
Как же уменьшить временные потери от этих поглотителей на работе?
Начнём с отдельных личностей.
1️⃣ Персональные очевидные.
Сюда относятся как раз соцсети, личные звонки, долгая "раскачка", долгое "остывание" после какой-то сложности/разговора и пр.
- Выносить за рамки рабочего дня.
Например, я знаю компанию, в которой сотрудникам разрешили играть в компьютерные игры в офисе после окончания рабочего дня. И некоторые из них оставались после рабочего времени часа на 2-3 именно для этого. - Запрещать.
Просто запреты работают не очень хорошо, поэтому в идеале вредные привычки заменять на более полезные действия или бонусировать отказ от вредной привычки. Например, давать яблоко вместо сигареты или в принципе назначить премию за отказ от курения. - Регламентировать по времени.
Если речь идёт про поглотители, близкие к отдыху (типа чая) - запрещать их конечно нельзя. А вот ограничить количество/время - вполне. - Минимизировать влияние на других.
Например, личные разговоры по телефону порой работают как цепная реакция - один позвонил домой, сразу вспомнил об этом второй, третий и пр. Поэтому всякие интересные штуки типа небольшой будки для личных разговоров, что позволяет не отвлекать коллег - тоже работают хорошо.
А ещё не забывать руководителю работать с сотрудниками лично! Мониторить лояльность, поддерживать эмоционально, что в целом помогает человеку больше сосредотачиваться на работе.
2️⃣ Персональные невероятные.
Сюда относятся излишнее чтение, серфинг (первоначально с нужными целями!) в соцсетях, переобучение (когда ещё результаты прошлого не внедрены, а человек вписался в пять новых), стремление всё переделывать до идеала, неумение отказывать или, напротив, нежелание взаимодействовать, что очень затягивает выполнение задач и пр.
- Подбирать похожих людей.
Имеются в виду люди с похожими, отвечающими ценностям компании, личными особенностями. Им будет легче общаться и работать вместе. - Регламентировать.
Создавать правила/нормировать. Нормочасы обучения, чтения, время на создание документа и пр. - Системно развивать.
Учить корректному отказу, лаконичному высказыванию мыслей и пр.
А ещё - помнить, что любая особенность, даже если кажется "минусовой", несёт в себе потенциал. Перфекционисты - отлично дорабатывают детали, люди, которым сложно говорить "нет" - отличные помогаторы, импульсивные люди - хорошо заражают эмоционально и могут стать проводниками идей и пр.
Теперь про компанию.
3️⃣ Корпоративные очевидные.
Сюда относятся бюрократия, излишние перемещения, болтовня, долгий поиск ресурсов из-за их плохого расположения и пр.
Поэтому основная рекомендация - конечно же оптимизировать деятельность))))
Например:
- Анализировать функционал сотрудников и убирать дублирования/пересечения.
- Налаживать автоматизированный документооборот.
- Внедрять бережливое производство/бережливый офис (здесь много всего - и порядок, и визуализация, и удобное расположение).
4️⃣ Корпоративные невероятные.
Сюда относятся затяжные совещания, мотивационные беседы (которые переходят в болтовню), долгие мозговые штурмы и прочие "полезные" вещи, которые излишне затягиваются.
- Создавать общие правила.
А ещё очень важно - договариваться об их соблюдении. Например, мне очень нравится корпоративное правило с символическим названием "Кирпич")))
У каждого сотрудника есть картинка с дорожным знаком "кирпич", и, если ему нужно сделать важное дело, чтобы его не отвлекали, - он размещает этот кирпич на столе. В это время к нему нельзя подходить, что-либо спрашивать и пр. А чтобы не простаивали срочные дела - кирпич нельзя выставлять больше, чем на 20-30 (по договорённости) минут. - Вводить регламенты.
Например, чётко ограничивать время проведения совещания и другие процессы. Можно даже часы песочные ставить)) Или будильник. - Обучать.
Тогда типовые процессы будут занимать меньше времени, и стимула уходить в затягивание тоже будет меньше. - Запускать ФРД.
Фотография рабочего дня (хронометраж) вообще штука полезная. А если запускать её хотя бы раз в полгода, то можно увидеть, на какие процессы уходит слишком много времени и (см.выше) - регламентировать именно их, и/или провести обучение и/или договориться о правилах. - Внедрять кайдзен.
Ещё классная штука - внедрять систему непрерывных улучшений на рабочих местах. Главное, чтобы она сама не превратилась в поглотитель (улучшения ради улучшений 😂).
Длинновато получилось)) Зато надеюсь полезно.
А у вас какие поглотители? Как с ними справляетесь?
