Всем привет!
В предыдущей статье я писала о письмах. Это было спонтанное решение с непоследовательным и неструктурированным изложением материала в моем канале. Но на тот период кто-то из моих коллег возмутился: разве так уж важно, как оформлено письмо, главное, чтобы в нем были изложены четкая суть, факты, требования и/или предложения. Я тогда ответила, что прежде, чем получатель добереться до фактов, он увидит то, как неряшливо оформлено письмо, и ему, в лучшем случае, это может просто не понравится, и он все же его прочитает, в худшем - посчитает это неуважением к нему и его бизнесу и "задвинет" сотрудничество на дальнюю полку или поместит вас в черный список.
В общем, вопрос меня задел видимо, так вылезла вперед предыдущая статья о письмах.
Знакомство с делопроизводством обычно начинается с истории становления этой дисциплины и профессии документоведа, секретаря, делопроизводителя. Так, по крайней мере происходит, когда Вы учитесь на данной специальности, но мой канал о практике, а история в практике мало задействована (возможно в будущим для просвещения и напишу парочку статей об этом), разве только повышает статус и важность моей профессии.
А вот без теории и основных понятий нам не обойтись. Это скучно и нудно, но крайне необходимо, т.к. без теории невозможно сложить единую картину того, с чем в своей работе сталкивается документовед, делопроизводитель и частично секретарь.
Итак.
Делопроизводство - это термин , который почти устарел, чаще используют современное словосочетание "документационное обеспечение управления".
Все определения смотрите в Словаре документоведа или по ссылкам терминов.
Состоит из 2 частей (см. рис. 1 ниже): документирование и организация работы с документами.
Если простыми словами: документирование - это то, как оформлен документ, а организация работы с документом - это то, что дальше вы с ним сделаете (отправите адресату, поставите на контроль, выдадите по нему поручение и т.п).
Организацию работы с документами я бы в свою очередь еще разделила на 2 части: организацию документооборота и организацию архивного хранения. В последнее время они всё чаще реализуются с помощью систем электронного документооборота (СЭД). Например, 1С:Документооборот 8, Docsvision, Directum, ИСЭД, СЭДО, Диадок, LanDocs, СБИС и др. (лично я работала в первых 4х).
Какая СЭД лучше, не могу сказать. У каждой есть как плюсы, так и минусы. Поэтому выбирайте по тому, какие вы задачи перед ней ставите, и, конечно же, по вашему бюджету. Есть одна закономерность (по крайней мере из тех, в которых я работала), чем система гибче на внесение изменений под конкретный бизнес, тем она дороже, и тем сложнее интерфейс (проще говоря, больше кнопочек, всплывающих меню, папок, вкладок и т.п.).
Например,
1С:Документооборот 8 - одна из самая распространенных и бюджетных систем, у неё самый элементарный, интуитивно понятный интерфейс, но ее можно использовать именно в той коробке (версии, комплектации и т.п.), которую приобрели, т.е. ничего больше в неё не добавишь. И да, очень часто компании (НЕ ВСЕ), которые её продают, потом плохо помогают в ее техническом сопровождении, поэтому под неё нужно нанимать системного администратора, который сможет её настроить с нуля, а потом и сопровождать.
Docsvision - очень дорогая система, но в ней можно вертеть, что угодно (любой отчет, любой справочник, по любым параметрам; можно настройки делать даже индивидуальные: как говорил один из айтишников - "она как пазл, соберем набор папок и настроек на вашей учетке, как скажете"). Из минусов - сложнейший интерфейс (ооочень много разных кнопок, а если у вас будет много ролей (руководитель, делопроизводитель, контролер и т.п.), то оочень много разных папочек, подпапочек и т.п.). Также в этой системе неповоротливый поиск: при поиске по параметрам отсутствует контекстный поиск (возможно проектировщики системы это уже исправили, в ней я работала года 2 назад).
Лично сейчас (работаю около 4 месяцев) осваиваю Directum RX в качестве основного консультанта по работе в ней. Мне эта СЭД нравится: приятный интерфейс (средний по сложности) и просто отличная справка к системе (к разработчикам я за вопросами почти не обращалась, осваиваю всё с помощью нее), но есть ряд недочетов (которые вполне можно обойти), мало отчетности (но разработчики отлично идут на контакт, обучают и стараются быстро всё исправить). Цена немного выше, чем у 1С.
Про остальные системы не могу ничего сказать, т.к. в них на работала (в т.ч. про ИСЭД, знакомство с ним было окончено давно).
(Но всё это сугубо моё личное мнение, основанное на практике, и оно может не совпадать с мнением других специалистов в области электронного документооборота).
В документообороте выделяют 3 документопотока:
- входящий -это корреспонденция, поступающая в организацию из других организаций;
- исходящий - это корреспонденция, отправляемая из организации в другие организации;
- внутренний - это документы, рождающиеся и остающиеся внутри организации, курсируют между подразделениями.
По архивному хранению выделяют оперативное и временное хранение в структурных подразделениях, и постоянное хранение в архиве организации (или в гос.архивах, если у организации есть договор с ними).
Перейдем к видам документов.
Выделяют 3 вида общей документации:
- организационно - правовые (или организационные) документы,
- распорядительные документы,
- информационно-справочные документы.
Документоведы и делопроизводители занимается только общей документацией.
Кадровая, бухгалтерская, договорная документация и т.п. - сфера ответственности соответствующих профильных подразделений и регламентируются своими законодательными и нормативными актами.
Какие документы относятся к каждому виду представлено на рис.2.
Все определения смотрите в Словаре документоведа .
На этом - вся основная теория. Подробности - в следующих статьях.
Если статья понравилась, лайкните. Если есть вопросы, пишите в комментариях.
#документ #документовед #словарь документоведа #документационное обеспечение управления #архивное хранение #организационные документы #распорядительные документы #информационно-справочные документы #секретарское дело #секретарь