Топливные карты – это самый современный инструмент оплаты ГСМ для бизнеса. Одно из его преимуществ – простота и прозрачность использования. Разберемся, как происходит оплата по топливной карте на примере «Единой».
Когда клиент «Единой» получает пластиковые топливные карты, для него открывается онлайн-доступ к личному кабинету. В нем руководитель может зарегистрировать водителей, которые получат карты. Водители тоже имеют доступ к личному кабинету для проверки расходов и лимитов. Все готово! Осталось только пополнить счет компании. Сделать это можно переводом с расчетного счета в банке на лицевой счет, либо с помощью эквайринга – быстрого пополнения по банковской карте. Когда все действия выполнены, деньги зачислены, лимиты установлены, водители могут получить карты и отправиться в путь.
Принципиальная разница банковских и топливных карт состоит в том, что при оплате первым способом деньги списываются со счета в банке по факту запроса транзакции, а для расчета вторым способом топливо отчасти закупается заранее. То есть все транзакции происходят в ограниченном пространстве, не смешиваясь с другими банковскими операциями. Таким образом расходы не топливо представлены не в виде множества чеков с каждой заправки, а в виде одного большого платежа.
Приехав на АЗС, водитель подходит к кассе, называет нужное количество топлива и предъявляет «Единую». Карта используется так же, как и банковская: кассир проводит ее через терминал, для подтверждения оплаты запрашивается пин-код, который знает только водитель. Таким образом, расплатиться его картой не сможет кто-то другой. Как только транзакция проходит, деньги списываются со счета, водитель получает чек, а все данные о транзакции сразу фиксируются в системе. Посмотреть их можно в любой момент в личном кабинете. Это еще одно преимущество топливной карты: не обязательно спрашивать с водителя все чеки за заправку, потому что данные о транзакциях никуда не исчезнут и будут наглядно представлены онлайн. Это особенно актуально для компаний с большим расходом ГСМ (более 35000 литров в месяц) и крупным автопарком, когда невозможно уследить за действиями каждого водителя. После окончания рейса карты не нужно изымать у сотрудников: достаточно заранее привязать их к тому или иному водителю (а также к автомобилю), и он сможет использовать свою карту на постоянной основе.
Когда месяц подходит к концу и наступает время отчитаться о расходах на ГСМ, бухгалтерия клиента получает от специалистов «Единой» необходимый отчет. В нем видны все расходы по картам. По его результатам можно корректировать лимиты количество выделенных средств.
В результате мы получаем прозрачную систему, компактно интегрированную в расходы бизнеса и поддающуюся полному контролю.