Когда наш отдел рекрутеров в STAR staff начал разрастаться, мы столкнулись с проблемой среднесрочного планирования рекрутеров.
Когда вас два-три-четыре человека, все нормально, можно следить за всем, что происходит, координировать планы, делить ответственность. Но стоит количеству людей перевалить за 5-7 человек, начинается «туман войны» — картина происходящего резко становится размытой (простите за каламбур). Хорошо, если удается следить за тем, какое количества резюме уходит клиентам. А что в планах на неделю, какое настроение, какая загрузка и какие есть сложности, уже не улавливливается.
Когда наше рекрутинговое агентство оказалось на этой стадии, у нас было две точки регулярного взаимодействия:
1) Ежедневные планы: сегодня работаю по таким-то вакансиям, выхлоп планирую такой)
2) Ежемесячная встреча: какое настроение, как с деньгами и прочее.
Для решения этой проблемы путем долгих проб и ошибок мы выработали систему еженедельных встреч-спринтов. Раз в неделю рекрутер ставил в календарь встречу мне или Маше Дозоровой, на которой мы регулярно проговаривали следующие вопросы:
1. По кандидатам:
- Разбираем всех кандидатов за неделю;
- Проверяем, что все прособеседованы;
- Напоминаем как правильно холдить кандидатов. Если нужно, учим это делать;
- Нужна ли помощь с поиском кандидатов?
- Кто сейчас где актуальный на собеседованиях?
- Где есть финалисты? Нужна ли помощь с дожимом?
2. По вакансиям:
- Обсуждаем актуальную информацию по каждому заказчику;
- Обсуждаем трудности с поиском, автопоиски, количество кандидатов;
- Сверяемся по Ожидаемым Запланированным Результатам (в конкретных цифрах) - % достижения;
3. Общее:
- Проверяем планирование, что не забывает закладывать время на обеды/перерывы (очень важно, что рекрутер не зарабатывается и подпитывает свою энергию), на почту/скайп (выделенное время, чтобы никто не остался неотвеченным), зачистку (отписывание встреч, фидбеки, внесение в планы).
- Смотрим и обсуждаем статистику. Сколько не дотягивам, сколько надо сделать сегодня/за неделю. Воронка в среднем - соотношение с нормой, соотношение друг с другом показателей. Выдвигаем гипотезы почему разрывы в воронке и находим варианты исправления ситуации.
Развернуть по действиям и времени на текущий момент (понять в чем проблема).
4. Проверяем важное:
- Как рекрутер строит планы по вакансии?
- Что планирует закрыть до конца месяца?
- Что у него в этом месяце по деньгам? При необходимости считаем деньги вместе по вакансиям;
- Что делать, чтобы заработать в этом месяце?
- Куда дальше двигаемся? Спринт на неделю.
Эти встречи с такой структурой повысили нашу эффективность в целом на 30% и снизили количество ошибок/недоработок.
Были и баги, конечно. Например, поначалу встречи съедали по полтора часа нашего совместного времени. Но постепенно мы нашли золотую середину, привыкли, ввели предварительную подготовку и сократили встречи до 20 минут.
Конечно все это работает в общей хорошо отлаженной системе - ежедневного, еженедельного и ежемесячного взаимодействия. Теперь у нас это крутая отточенная система - САДы, САМы, ДАО, митапы, СМы. Но о всех этих страшных аббревиатурах я расскажу либо в следующих постах, либо присоединяйтесь 26-27 сентября к конференции HR API, где у меня будет выступление на тему "Рекрутмент в КА как система. Или то, о чём обычно не говорят. Как мы перекроили процессы, выстрадали метрики и создали команду рекрутеров с горящими глазами".