Что тут сложного? Вставить из Excel — и готово.
Это частое заблуждение, которое приводит к перегруженным слайдам. Проблема таблиц, скопированных прямо из редактора: большое количество данных, которые можно по-разному интерпретировать, и ненаглядное оформление.
В презентации люди ценят не обилие цифр и детальные расчёты, а выводы, которые на их основе можно сделать. Если вывести на слайд данные без предварительной аналитики, подписать в заголовке «Анализ конкурентов» и оставить зрителей разбираться в них самостоятельно — люди могут прийти к собственным заключениям. И не факт, что они сойдутся со смыслом, который заложил автор.
Другая проблема — стереотипное оформление таблиц: яркая заливка, жирные чёрные границы ячеек, акцент на шапке и т. д. Это превращает таблицу из наглядного инструмента в лишний повод закрыть презентацию — всё равно ведь ничего не понятно.
Тогда с чего начать?
Проанализируйте данные, которые хотите показать на слайде. Поймите, какую мысль собираетесь донести до зрителя, и пропишите её в заголовке. Так зритель с первого взгляда усвоит вывод, а цифры в таблице его подкрепят.
Возможно, вы поймёте, что таблица вообще не нужна, а идею лучше выразят диаграммы или одна цифра, крупно написанная на слайде.
А если у меня несколько выводов и все они важные?
В случае с таблицами несколько выводов, которые не получается объединить под одним заголовком, только запутают. Это значит, что идеи слишком разные.
Мы всегда советуем придерживаться принципа «1 слайд — 1 мысль». Если мыслей несколько — разбейте их на пропорциональное количество слайдов. Презентация действительно станет длиннее, но выиграет в наглядности.
Если все эти мысли в одной таблице, её можно использовать на нескольких слайдах, но менять заголовок в зависимости от вывода и переносить акцент на ту часть, которая его подкрепляет.
В таблице слишком много данных. Как их уместить?
Презентация — место для выводов, а не хранилище данных. Если таблица получилась слишком массивной, упростите её, иначе пострадает наглядность. Иногда из десятков строк и столбцов нужно оставить только несколько самых важных. Можно сократить формулировки, убрать лишние показатели, округлить числа.
Если выступаете перед руководством с отчётностью и переживаете, что могут возникнуть вопросы по данным — оставьте ссылку на оригинальную таблицу в Excel или вынесите её в слайды-приложения и скройте. Так у зрителей будет возможность убедиться правильности расчётов по формулам.
Как сделать таблицу наглядной?
1. Всегда прописывайте вывод в заголовке. Так зритель сразу поймёт, на какую информацию в таблице обратить внимание.
2. Облегчите визуализацию таблицы. Сделайте прозрачными границы ячеек — их можно отделить друг от друга абзацами. Уберите цветную заливку с шапки и строк, которые не имеют отношения к главной мысли слайда.
3. Используйте акцентный цвет, чтобы направить взгляд зрителя на часть таблицы, которая подкрепит вывод в заголовке. Выделите информацию, на которую зрителю нужно обратить внимание прежде всего: иногда это может быть отдельная строка, столбец или несколько ячеек в разных частях таблицы.
Смотрите на примере, как можно переработать таблицу, чтобы она уместно смотрелась на слайде и точно сообщала идею автора.
