Нередко в организации возникает ситуация, при которой за товары или услуги нужно рассчитаться наличными деньгами. Необходимая сумма выдаётся работнику компании - подотчетному лицу.
Порядок выдачи денежных средств под отчёт регулируется указанием Банка России N 3210-У от 11.03.2014 г. «О порядке ведения кассовых операций юрлицами…» .
- Приказом по организации должен быть утвержден перечень подотчетных лиц и положение о командировках;
- Со всеми подотчетных и лицами следует заключить договор о полной материальной ответственности;
- Перед выдачей денег необходимо проверить, нет ли у сотрудника задолженности по подотчетным суммам;
- Денежные средства под отчёт выдаются на основании заявления произвольной формы с обязательным указанием следующих реквизитов: дата, необходимая сумма и срок на который берутся деньги;
- Подотчетное лицо обязано сдать авансовый отчёт в течение трёх дней после окончания срока, указанного в заявлении или со дня выхода на работу. Работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчёт о расходовании полученной суммы с приложенными к нему подтверждающими документами.
После того, как авансовый отчёт проверен в бухгалтерии, подписан главным бухгалтером и утвержден руководителем, перерасход должен быть выплачен сотруднику, а излишек возвращен в кассу.
Однако не все сотрудники соблюдают кассовую дисциплину. Нередко сроки сдачи авансовых отчётов нарушаются.
В письмах Минтруда (N 17-3/ В-609 от 12.12.2014 года) и Роструда (N ПГ/37606-6-1 от 24.01.2020 г.) говорится, что при нарушении срока сдачи авансового отчёта или если остаток подотчетных сумм не возвращен в кассу, работодатель имеет право после окончания месяца, следующего за месяцем, в котором работник должен был отчитаться удержать эту сумму из его зарплаты (ст. 137 ТК РФ).
Из запроса следует, что работник организации получил в под отчет денежные средства на хозяйственные нужды. Отчитаться и сдать неиспользованный остаток денежных средств он должен был не позднее 30 сентября 2014 года. Фактически сдал авансовый отчет и вернул остаток неиспользованных денежных средств 10 ноября 2014 года...
... Исходя из положений статьи 137 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс) выданные под отчет денежные средства, по которым работником своевременно не представлен авансовый отчет, признаются задолженностью работника перед организацией и данные суммы могут быть удержаны из заработной платы работника. Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
(Письмо Минтруда N 17-3/ В-609 от 12.12.2014 года)
Необходимо взять с работника письменное объяснение, почему он не сдал авансовый отчёт и не возвратил в кассу полученные деньги, а также получить согласие на удержание суммы задолженности из заработной платы. На основании объяснения и согласия на удержание должен быть издан приказ об удержании суммы задолженности из заработка работника.
В том случае, когда работодатель принимает решение не удерживать упомянутые суммы, то данные суммы рассматриваются как выплаты в пользу работников в рамках трудовых отношений и будут облагаться страховыми взносами в общеустановленном порядке.
Исходя из запроса, организация на основании статьи 137 Трудового кодекса вправе была удержать сумму денежных средств, выданных работнику организации в под отчет, не позднее 30 октября 2014 года.
Поскольку организация эти удержания не произвела, то данная сумма денежных средств облагается страховыми взносами.
Если 10 ноября 2014 года работник представил авансовый отчет с подтверждающими документами (с копиями товарных чеков на приобретение товаров, работ (услуг), счетами, накладными), то в случае, когда организация уже произвела начисление страховых взносов на упомянутую сумму выплат, она вправе произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов и сумм начисленных и уплаченных страховых взносов.
(Письмо Минтруда N 17-3/ В-609 от 12.12.2014 года)