Как добиться правильного составления ТЗ?

Маленькую фишку раскрываю закупщикам для пользы дела.

Если у вас постоянная проблема со спецификациями и ТЗ (техническое задание), то ведите учет и оценку:

1. Спецификация была принята с первого раза и соответствует всем критериям;
2. Спецификация была подана вовремя.

Можно добавить еще один критерий - последующие поставки показали точность спецификации (это когда всё поставили в соответствии с требованиями, а оказалось, что требовалось что-то другое).

И эту оценку регулярно передавайте внутреннему заказчику в виде обратной связи. У нас принято уже проводить оценку удовлетворенности внутреннего заказчика, но верно и делать обратное - давать оценку качеству определения и планирования потребности.

Для такой оценки необходимо, разумеется, сначала провести большую работу по определению критериев спецификации и ТЗ. Делается совместно с потребителями/заказчиками. Формируется шаблон и критерии оценки. Спецификация должна быть четкой, достаточной, ясной и конкурентной (не ограничивающей конкуренции среди поставщиков и дающей возможность найти более достойные аналоги).

Кроме того, отдел закупок должен четко определить сроки подачи внутренней заявки, которые зависят от времени, необходимого на поиск поставщиков, организацию тендера, заключение договора, сроков производства и поставки продукции. Обратите внимание и на раннее привлечение закупок к разработкам - договоритесь с заказчиками, чтобы информацию о будущей потребности передавали в закупки как можно раньше, чтобы специалисты по закупкам успели исследовать рынок и были готовы выполнить заявку быстро к моменту её подачи.

Пример из жизни

Сделали замер за квартал в одной компании. Получился коэффициент 0,87. Этот коэффициент показывает, что 147 заявок в этой компании были отправлены на доработку или поданы с нарушением сроков.

Что стоит за этими цифрами? Авральная работа, срочные закупки по цене, выше рыночной, задержки выполнения заказов для клиентов компании, формирование дополнительных запасов - на всякий случай, невозможность сделать нормальный анализ рыночных предложений, потери.

Обратная связь вызвала серьезный разговор и хорошую работу по процессу планирования потребности.

Бонус внимательному читателю

И еще один лайфхак - моментальная обратная связь по качеству спецификации. Метод оценки - взвешенные баллы по определенным критериям. Подают спецификацию, а вы тут же даёте обратную связь по её качеству. Очень стимулирует и структурирует последующий разговор по уточнению, а получившим "отлично" приятно. Но главное - будет постоянный фокус на правильном и своевременном формировании спецификации.

Такой подход снизит количество авралов и ошибок в два раза точно!

Внедрите уже сейчас!

Больше полезных инструментов на сайте