Мы часто это не осознаем, но на самом деле устные переговоры — это только один из вариантов среди множества имеющихся в распоряжении руководителя различных способов коммуникации и подходов к проведению собраний. Существует множество альтернатив, которые могут прекрасно работать в зависимости от поставленной задачи. Один из таких подходов — совещание в тишине. Этот метод может показаться странным, но последние исследования подтверждают преимущества проведения тихих встреч как способа наиболее эффективно задействовать мнения и наработки сотрудников.
Как организовать тихое совещание
Встречи без устных обсуждений особенно продуктивны для обсуждения пунктов повестки дня, требующих от участников мозгового штурма или генерации новых идей. Чтобы не нарушать порядок, руководитель должен настоять на строжайшей тишине во время собрания. Участники будут формулировать идеи независимо друг от друга. В отличие от большинства совещаний, на которых всегда очевидно, от кого исходят отдельно взятые предложения, формат молчаливых собраний предусматривает определенный уровень анонимности: указывать имена или любую информацию о том, кто что написал, необязательно.
Когда ответы собраны, у лидеров есть несколько вариантов дальнейших действий. Можно начать с разделения ответов на кластеры, включающие в себя идеи схожей направленности. Как правило, количество идей, включенных в один кластер, может варьировать от 1 до 20. Распределять идеи по группам можно или непосредственно в ходе встречи, или — что более эффективно — перед следующим собранием. Позже лидеры представляют получившиеся кластеры группе, чтобы определить, стоит ли их обсуждать — и в каком порядке.
Второй подход — это использование голосования для отсеивания всех «непопулярных» кластеров, не нашедших поддержки у участников. Список кластеров можно представить группе в разных формах: вывесить их на стене, на доске объявлений, в документе Google с общим доступом, в приложении и т. д. Каждый участник собрания может проголосовать за понравившиеся кластеры.
Третий подход еще более радикальный. Все идеи или кластеры размещены на плакатах на стенах или на столах (или, как вариант, в приложении). Участники встречи свободно передвигаются от плаката к плакату, добавляя комментарии или развивая чужие идеи. По сути, все обсуждение происходит в письменной форме, комментарии складываются в поток текста. Процесс подходит к концу, когда существенные дополнения исчерпаны (обычно через 15—20 минут). В целом, этот метод затягивает участников в процесс: он необычный, интерактивный, интересный, инклюзивный, а также позволяет эффективно использовать время.
Наконец, все методы, не предусматривающие устных обсуждений, могут использоваться — даже асинхронно — перед собраниями в обычном режиме. Руководитель может начать собирать информацию за несколько дней до встречи и представить результаты уже на самом собрании.
Проводя собрания, мы должны эффективно и с пользой задействовать критические, уникальные и важные идеи наших сотрудников. В конечном счете, мы распоряжаемся чужим временем. Поэтому ищите возможность получить обратную связь от участников встреч, чтобы учиться, приспосабливаться и расти дальше. Хотя тихие собрания, конечно, не могут полностью заменить разговор, отказаться от устных обсуждений зачастую может быть очень полезно. Молчание иногда действительно золото, если речь идет о проведении успешного совещания.
Материал подготовлен специально для читателей сервиса «Яндекс.Дзен» на основе статьи Стивена Рогельберга и Лианы Кремер в HBR Россия «Тихие совещания: зачем проводить встречи без устных обсуждений». Другие материалы о построении коммуникаций вы всегда можете найти в разделе «Карьера» на сайте hbr-russia.ru.