Приветствуем, Читатель!
Вводная
Некоторые компании очень сильно любят отчетность. И требуется на ежедневной основе предоставлять данные. Что именно требуется от Отдела контроля качества? Разберемся.
Формат отчетности
Google-таблица
Один из самых востребованных инструментов, который имеет очевидные преимущества: обновление в режиме онлайн, разграничение прав доступа, доступ с любого устройства.
Здесь самое главное: не усложнить сам инструмент. Руководству нужны итоги, а не перечень параметров. Предусмотрите, чтобы сверху были уже выводы, а ниже (если кому-то захочется) будет детализация.
Отчёт по электронной почте
Еще один уже проверенный способ: информационная рассылка по установленным лицам.
Но здесь требования жестче: письмо должно быть структурным, не представлять из себя лонгрид, качественное вложение с детализацией.
Также нужно уделять внимание оформлению: выделять жирным только важную информацию, выделять абзацы и так далее.
Сообщение в группе в любом установленном мессенджере
Мессенджеры стали активным участником в операционной жизни многих компаний. Может быть создана группа по контролю качества, в которую будет падать сводка информации.
Здесь требования простые: кратко, лаконично и по делу.
Сообщение на корпоративном портале
Во многих компаниях уже есть своя система коммуникации, по типу живой ленты или разбивки внутри по группам.
Соответственно: сообщение может публиковаться в установленное время заинтересованным лицам.
Тут главное: заранее прописать "начинку", чтобы каждый раз сообщение было идентичным, можно было легко отследить динамику.
Что должно быть "внутри"?
Итоги оценок
Естественно, что нужно указать данные из заполненных чек-листов. Наша рекомендация: указывать именно общий итог по сотрудникам, а отдельно отмечать общие тенденции. Мотивация простая: руководству нужно понимать общую картину, что и как происходит. Детали нужны уже тем, кто непосредственно с этим работает.
Исключение могут составлять сотрудники, у которых очень низкие результаты: по ним можно сделать более серьезную раскадровку результатов.
Динамика
Отдельным пунктом идет отслеживание качества работы сотрудников: нужно в обязательном порядке показывать руководству, что персонал развивается и показывает уже другие результаты.
В противном случае: это будет просто обычные цифры и не будет понятно, есть ли какие-то результаты. А Вам нужно показывать, что работа активно ведется.
Принятые меры
После того, как Вы показываете определенные итоги, руководству показать, что именно было предпринято на основе полученных данных.
Речь идет про обучение, разработанные документы, памятки, внесение изменений в регламент и многое другое.
Здесь же указываются планы ОКК по сотрудникам: общее обучение, точечное, на что планируется сделать акцент и так далее.
Чем это будет полезно?
✅ Информация для руководства: владельцы бизнеса и топ-менеджеры будут качественно информированы, будут отчетливо видеть работу различных отделов, понимать, чего ждать в дальнейшем и какие действия конкретно от них нужны
✅ Тонус сотрудников: когда информация публично размещается, то сотрудники будут думать совершенно по другому, теперь им скрываться просто некуда и нужно внимательно относиться к своей работе
✅ Отслеживание динамики: как только информация поступает на регулярной основе, можно отчетливо увидеть, какие сотрудники действительно стараются работать лучше, а какие с пренебрежением относятся к установленным стандартам
Итог
Можно ежедневно сдавать информацию, главное не превращать это в пафосное мероприятие.